公文标题写作技巧及其“常见病”

在现代公文写作中,标题往往直接或间接揭示主题和内容。在公文标题写作过程中,“常见病”主要有:拟定公文标题时,对公文内容把握不准,甚至不对,曲解、误解了公文内容,或者是由于用语不当造成了这种错误。公文的标题写得过长,繁琐、冗长,会直接影响公文的效率。公文讲究时效性,在公文标题拟定时就要特别重视时间的正确应用,否则就会出现问题。公文的标题常常用到介词“关于”、“对”、“对于”等。

标题是文章的名字,也是文章的门面。在现代公文写作中,标题往往直接或间接揭示主题和内容。标题是公文的“眼睛”、“门户”,透过它可以使读者把握公文的总的思想,了解公文的主要内容。因此,标题写作要严肃认真,力争准确、简明、结构完整。

公文标题的构成要素比较固定,一般说来,一个完整的公文标题是由三个要素组成:作者、事由和文种。例如,《国家旅游局关于加强旅游业管理若干问题的请示》,其中“国家旅游局”为制发文件机关,即“作者”;“关于加强旅游业管理若干问题”为事由;“请示”为公文名称,即为文种。

一、“作者”写作技巧

所谓“作者”指的是制文机关或个人,也就是发文名义。一般写在标题的开头,就写全称或者通用的简称,切不可滥用缩略语。如“中国共产党北京市委员会党校”,也可用其通用的简称“中共北京市委党校”。但如果用“北京党校”就是不规范的标法。公文制作如果是三、四个单位的,应该一一标出,不得遗漏。如:《中共哈尔滨市南岗、道里、动力区党校关于招收学员的报告》等。如果公文制作机关较多,不便一一标出时,不能用“各机关”、“各有关部门”等笼统的标法,要根据实际情况加以概括:制文机关是同一地区或同一系统的,对全部机关就可以总概括。如:《××局所属各厂关于企业改革的报告》;如果同一地区或同一系统的全部机关中还缺一两个机关的,应该予以注明。如:《××局所属各厂(缺××厂、××厂)关于企业改革的报告》;有时同一地区或同一系统的相当一部分机关,常常是5个以下的可以全部标出,5个以上的可以列举主要机关名称并标出数量。如:《××局所属第一纺织机械厂等六厂关于企业改革的报告》;公文作者如果是个人,还要标出所属机关的名称及其个人职务。如:“中共××省委书记×××”;有些公文的制发属于某个机关的特定职能的,或者有些以地区等特征形成的公文,也可以不用标明作者。如:《××省2018年财政收支预算》等。

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二、“事由”写作技巧

所谓事由,就是对公文行文内容加以集中和概括的部分。这一部分一般标在标题的中间,是公文标题的核心部分。事由的集中和概括,往往不是理论性的集中和概括,而是公务性的集中和概括,即要说明要办一件什么实质性的事情。所以要求拟写要确切、客观。这就需要我们认真地推敲、斟酌。通常说来,对于单一问题,可以直接标出。如:《××局关于干部任免问题的决定》;对于多个问题的,就尽量分别标出。如:《××局关于干部任免、聘用、推荐的决定、通知》;对问题多,且属于同类性质的,可以加以概括。如:“学生毕业论文选题”、“学生毕业论文指导”、“学生毕业论文答辩”等,就可以概括为“学生毕业论文工作”;当问题多得不能一一标出时,可以标明主要问题,其他的用“等”代替。《××大学关于教师教学、毕业论文指导等工作量计算的规定、通知》。对于会议公文的标法,如是会议名称即能反映其内容的会议,标明会议名称就标明了内容。如:《××大学关于召开职工代表大会的通知》;对于讨论综合性问题的办公会,通常不标会议内容。如:《××大学校长办公会会议纪要》等;综合性的工作计划、总结、情况报告等,内容涉及的问题较多,具体内容可以不用标明。如:《××公司2018年工作计划》;机关名称已体现公文内容的,就省略事由。如:《××市综合治理办公室关于综合治理工作的报告》,就应改为《××市综合治理办公室工作报告》;公安、检察、法院等单位的案件材料,必须确切地标出问题。如:《关于处理王××挪用公款的情况报告》,就不能写成《关于处理王××案件的情况报告》;有些问题,内容过多,文字表述过长,可以用通用的规范化简缩,如“四个现代化”、“一个中心,两个基本点”等,切忌随意生造。

事由的用词,一般都用介词“关于”“对”“对于”和表述主要内容的词语组成介词结构,作公文名称的定语,以使事物更加具体、突出、鲜明。只要是属于概括特定的事由,就应用“关于”这个介词,以表示涉及到的人、事物、范围。如:《××关于加强课程建设的决定》等。在运用“关于”这个介词时,还要注意动词的搭配公文写作常用,否则,介词“关于”就无着落,事由也表述不清。如:《关于×××同志离休的请示》,就应该在“关于”后加上动词“同意”,以表明呈报单位的意见。“对”和“对于”在使用时也要认真区别,一般说来能用“对于”的地方均可用“对”;反过来,能用“对”的地方未必能用得“对于”。

三、“文种”写作技巧

公文的文种,就是公文的名称。一般处于标题的最后。由于文种也能够反映出公文的性质和价值,因此,也是公文标题的重要组成部分。公文名称单一,往往直接标明;公文名称不多的,可以按重要程度一一标明;如果一份公文名称较多,可选用两三个很重要的文种,其余的用“等”字省略。公文名称的性质基本类同或相似的,可标出代表性的名称。

总之,公文的标题是由三部分组成的,由于它在公文中起到“眼睛”、“标识”、“索引”等作用,就成为公文写作的一项重要工作。但是,在实际应用中,我们也可以根据行文的需要和具体情况,可以省略公文的“作者”,如机关中在公文专用纸上已印有制文机关的名称版头,就可以省略公文的“作者”。由国家最高权力机关或国家最高行政机关制发的公文,可以省略公文的“事由”。如:《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。有时,公文的事由不是很重要,或者知照性的公文、极简单的公文在行文时,我们甚至可以同时省略公文的“作者”和“事由”。如:《通知》、《布告》等。

由于公文种类繁多,应用广泛,加之作者的事务性地制作,常常出现诸多不尽人意的地方,甚至于出现了种种错误。在公文标题写作过程中,“常见病”主要有:

1、 套用标题。公文标题虽然定型化、惯用化,但是不能一级一级地套用。否则,势必是“……通知的通知的通知”、“……决定的决定的决定”。

2、 词不达意。拟定公文标题时,对公文内容把握不准,甚至不对,曲解、误解了公文内容,或者是由于用语不当造成了这种错误。如:《××局党委对××同志所犯错误的处理决定》,写成了《××局党委对××同志错误的处理决定》。

3、 滥用简化。简化、省略过于随意,造成了含义不明,甚至表意错误。如:《中共××市委宣传部关于开展五四三活动的通知》,这里将“五讲四美三热爱”省缩为“五四三活动”让人理解起来容易产生错误。

4、 结构混乱。语句结构具有一定的语法性、逻辑性,一旦用混乱,就要影响语义的表达。如:《2018年度××大学工作计划》,应该改为《××大学2018年度工作计划》。

5、语句残缺。缺少句子成份,也严重影响着公文的内容表述。如:《××局关于技术引进问题的报告》,就应改为《××局与××研究所关于技术引进问题的报告》。

6、事由不一。公文讲究一文一事,如果一文多事,就太杂了。如:《××局关于体制改革的报告以及改革后加强生产管理工作的通知》,就是两个事由。

7、文种漏误。一般说来,公文可以无标题,也可以省略“作者”和“事由”,但是不能省略文种而只标明事由。如:《××局关于职工的奖金问题》,就缺少了文种“决定”;公文标题中的一个事由不能同时有两个文种。如:《关于××局申请厂房二期工程款项的批复的通知》,就有“批复”和“通知”两个文种;有时文种还会误用,如“请示”误用为“报告”;“决定”误用为“通知”等。

8、标题冗长。公文的标题写得过长,繁琐、冗长,会直接影响公文的效率。如:《××大学关于干部轮训、干部培训、岗位培训、青年干部团校学习的计划》,就应改为《××大学关于干部培训的计划》。

9、时效不当。公文讲究时效性,在公文标题拟定时就要特别重视时间的正确应用,否则就会出现问题。如年度要标全数,季度、月份不要随意遗漏;不能使用“前年”、“明年”等不定时间代词来表达时间。如:《××市龙沙区旧区改造三年发展规划》就缺少时间的限定,就不如《××市龙沙区人民政府关于1999—2001年旧区改造三年发展规划》确切。

10、介词误用。公文的标题常常用到介词“关于”、“对”、“对于”等。在应用时,要仔细研究公文写作常用,不可误用。如:《××局关于对××科的请示的批复》,其中介词就是重复运用,应当去掉“关于”;同样,在使用“对”和“对于”两个介词时,也要认真区别:“对”的含义、使用范围比“对于”广,凡使用“对于”的都可使用“对”,而“对”不能用“对于”来代替。如:《××局对于××科的请示的批复》,这里的“对于”应改为“对”等。

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