公文函的基本写作方法 (专业撰写公函)

二是格式灵敏,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他大凡函,比较灵敏自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。四、函的结构、内容和写法公函的标题大凡有两种形式。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

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函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广博。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问详尽事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

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二、函的特点

(一)沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。

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(二)灵敏性。

表现在两个方面:一是行文关系灵敏。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的分外行文关系的限制。二是格式灵敏,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他大凡函,比较灵敏自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。

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(三)单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点公文写作的格式,一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从例外角度分类:

(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

(三)从内容和用途上分。还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。

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四、函的结构、内容和写法

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由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵敏机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题

公函的标题大凡有两种形式。一是由发文机关名称、事由和文种构成。还可由事由和文种构成。

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2、主送机关

即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。

(二)正文其结构大凡由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头主要说明发函的缘由。大凡要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,大凡首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。

2、主体这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简短多礼的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清晰。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。

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(三)结尾大凡用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用例外的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款

大凡包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

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五、撰写函件应注意的问题

函的写作,首先要注意行文简短明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平易有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

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