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精品国家行政机关各类公文格式和写作范例44国家行政机关各类公文格式和写作范例北斗星计算机培训中心2005年4月12日目录国家行政机关公文格式1前言11范围12引用标准excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载13定义14公文用纸主要技术指标25公文用纸幅面及版面尺寸26公文中图文的颜色27排版规格与印制装订要求28公文中各要素标识规则29页码410公文中表格关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载411公文的特定格式4《国家行政机关公文格式》条文释义51范围52引用标准53定义54公文用纸主要技术指标65公文用纸幅面及版面尺寸66公文中图文的颜色77排版规格与印制装订要求78公文中各要素标识规则89页码1310公文中表格14LL公文的特定格式1412式样15各类公文格式和写作范例16令16一令的写作格式16二令的写作范例16指示17一指示的写作格式17二指示的写作范例17公告职业卫生公告栏下载公告怎么写公司公告范文安全风险承诺公告制度公告栏模版18一公告的写作格式18二公告的写作范例18决议19一决议的写作格式19二决议的写作范例19议案20-1-一议案的写作格式20二议案的写作范例20函21一函的写作格式21二函的写作范例21决定23一决定的写作格式23二决定的写作范例23通告25一通告的写作格式25二通告的写作范例25规定26一规定的写作格式26二规定的写作范例26意见28一意见的写作格式28二意见的写作范例28一通报的写作格式29二通报的写作范例29通知30一通知的写作格式30二通知的写作范例30会议纪要33一会议纪要的写作格式33二会议纪要写作范例33办法35一办法的写作格式35二办法的写作范例35章程36一章程的写作格式36二章程的写作范例36条例39一条例的写作格式39二条例的写作范例39细则40一细则的写作格式40二细则的写作范例40一请示关于招聘人员的请示关于预备党员转正的请示关于变更法人的请示增加职数的请示复产请示文档的写作格式43二请示的写作范例43批复45一批复的写作格式45二批复的写作范例46会议记录48一会议记录的写作格式48-2-二会议记录的写作范例48报告软件系统测试报告下载sgs报告如何下载功能测试报告模板下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载49一报告的写作格式49二报告的写作范例49-3-国家行政机关公文格式GBT9704-1999代替GB9704-1988Layoutkeyforofficialdocumentofadministration前言本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GBT97041988进行修订本标准相对GBT97041988作如下修订1将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》2删去原标准中的引言部分3删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释4对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整将国际标准A4型纸作为用纸纸型删去国内16开型纸张的相应说明5对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整6不设各标识域而按公文眉首主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明7增加了公文用纸的主要技术指标8增加了印刷和装订要求9增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号10增加了主要公文式样本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致本标准为第一次修订本标准由国务院办公厅提出本标准起草单位中国标准研究中心国务院办公厅秘书局本标准主要起草人孟辛卯房庆李志祥刘碧松范一乔张荣静李颖1范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求印刷要求公文中各要素排列顺序和标识规

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则本标准适用于国家各级行政机关制发的公文其他机关公文可参照执行使用少数民族文字印制的公文其格式可参照本标准按有关规定执行2引用标准下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文本标准出版时所示版本均为有效所有标准都会被修订使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性GB1481977印刷书写和绘图纸幅面尺寸3定义本标准采用下列定义31字Word标识公文中横向距离的长度单位一个字指一个汉字所占空间-1-32行line标识公文中纵向距离的长度单位本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60gm280gm2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为8590横向耐折度15次不透明度85pH值为75955公文用纸幅面及版面尺寸51公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸其成品幅面尺寸为210mm×297mm尺寸的允许偏差见GBT14852公文页边与版心尺寸公文用纸天头上白边为37mm1mm公文用纸订口左白边为28mm1mm版心尺寸为156mm×225mm不含页码6公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色7排版规格与印制装订要求71排版规格正文用3号仿宋字一般每面排22行每行排28个字72制版要求版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过1mm73印刷要求双面印刷页码套正两面误差不得超过2mm黑色油墨应达到色谱所标BL100红色没墨应达到色谱所标Y80M80印品着墨实均匀字面不花不白无断划74装订要求公文应左侧装订不掉页包本公文的封面与书芯不脱落后背平整不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处允许误差4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm无坏钉漏钉重钉钉脚平伏牢固后背不可散页明订裁切成品尺寸误差1mm四角成90无毛茬或缺损8公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首主体版记三部分置于公文首页红色反线宽度同版心即156mm以上的各要素统称眉首置于红色反线不含以下至主题词不含之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记81眉首811公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号如需标识公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行812秘密等级和保密期限如需标识秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用隔开813紧急程度如需标识紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1行如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行紧急程度顶格标识-2-在版心右上角第2行814发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加文件组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm对于上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm发文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定但最大不能等于或大于22mm×15mm联合行文时应使主办机关名称在前文件二字置于发文机关名称右侧

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上下居中排布如联合行文机关过多必须保证公文着页显示正文815发文字号发文字号由发文机关代字年份和序号组成发文机关标识下空2行用3号仿宋体字居中排布年份序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号〔〕括入序号不编虚位即1不编为001不加第字发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线816签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字签发人用3号仿宋体字签发人后标全角冒号冒号后用3号楷体字标识签发人姓名如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第1行其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm82主体821公文标题红色反线下空2行用2号小标宋体字可分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当822主送机关标题下空1行左侧顶格用3号仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送823公文正文主送机关名称下一行每自然段左空2字回行顶格数字年份不能回行824附件公文如有附件在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识附件后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如附件1×××××附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第1行顶格标识附件有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件或带序号825成文时间用汉字将年月日标全零写为成文时间的标识位置见826826公文生效标识8261单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文时间成文时间右空4字加盖印章应上距正文2mm4mm端正居中下压成文时间印章用红色当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文时间上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文时间上8262联合行文印章-3-当联合行文需加盖两个印章时应将成文时间拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文时间印章用红色只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐两印章之间不相交或相切相距不超过3mm当联合行文需加盖3个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称排在发文时间和正文之间主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文时间8263特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决827附注公文如有附注用3号仿宋体字居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行83版记831主题词主题词用3号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用3号小标宋体字词目之间空1字832抄送公文如有抄送在主题词下一行左空1字用3号仿宋体字标识抄送后标全角冒号回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关833印发机关和印发时间位

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于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占1行位置用3号仿宋体字印发机关左空1字印发时间右空1字印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识834版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线宽度同版心835版记的位置版记应置于公文最的一页版记的最后一个要素置于最后一行9页码用4号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条4号一字线一字线距离版心下边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码10公文中表格公文如需附表对横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧单页码置于表的左下角双页码置于表的左上角单页码表头在订口一边双页码表头在切口一边公文如需附A3纸型表格且当最后一页为A3纸型表格时封三封四可放分送不放页码就为空白将A3纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页封四上11公文的特定格式111信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm推荐用小标宋体字字号由发文机关酌定发文机关全称下4mm处为一条武文线上粗下细距下页边20mm处为一条文武线上细下粗两条线长均为170mm每行居中排28个字发文机关名称及双线均印红色两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明112命令格式-4-命令标识由发文机关名称加命令或令组成用红色小标宋体字字号由发文机关酌定命令标识上边缘距版心上边缘20mm下边缘空2行居中标识标识令号令号下空2行标识正文正文下一行右空4字标识签发人签名章签名章左空2字标识签发人职务联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间分送机关标识方法同抄送机关其他要素从本标准相关要素说明113会议纪要格式会议纪要标识由×××××会议纪要组成其标识位置同814用红色小标宋体字字号由发文机关酌定会议纪要不加盖印章其他要素从本标准相关要素说明国家质量技术监督局19991227批准发布20000101实施《国家行政机关公文格式》条文释义1范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求印制要求公文中各要素排列顺序和标识规则本标准适用于国家各级行政机关制发的公文其他机关公文可参照执行使用少数民族文字印制的公文其格式可参照本标准按有关规定执行本章规定了标准的内容范围适用范围和特定范围1内容范围内容范围只涵盖国家行政机关公文以下简称公文格式中的纸张要求印制要求公文各要素的排列顺序和标识规则并不是公文格式的全部范围对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习2适用范围本标准适用于国家各级行政机关的公文其他机关企事业单位的公文可参照执行所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行3特定范围《办法》规定少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字由于少数民族文字的字体字型和书写习惯与汉字不同执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定2引用标准GBT1481997印刷书写和绘图纸幅面尺寸在本标准中引用的国家标准GBT1481997《印刷书写和绘图纸幅面尺寸》主要规定了印刷书写和绘图纸的幅面尺寸在一般的公文用纸中主要是采用印刷纸和书写纸由于该标准是根据国际标准ISO218等同采用过来的因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致在A系列纸型中公文用纸的纸

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型为A4型即幅面尺寸为210mm×297mm并规定各裁边的误差为土3mm因此GBT9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GBT1481997《印刷书写和绘图纸幅面尺寸》3定义本标准采用下列定义31字Word标识公文中横向距离的长度单位一个字指一个汉字所占空间32行line标识公文中纵向距离的长度单位本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行公文标题以2号字高度加2号字高度78倍的距离为一基准行在本标准中为确定公文中各项要素的位置就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定为此对于公文的横向描述形式就是字纵向描述就是行在这两项定义中字指的就是汉字的横向距离一行的概念除2号标题外指的是3号字高度加其78倍的距离-5-因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60gm一80gm2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85一90横向耐折度15次不透明度85pH值为7595由于公文的特殊地位一方面要考虑其外观严肃庄重另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定公文用纸的质量为60gM280gm2的胶版印刷纸或复印纸是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60gm2的胶版印刷纸一般公文用纸可以采用70gm2的胶版印刷纸对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80gm2的胶版印刷纸或复印纸这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法各使用单位可根据自己的情况具体掌握只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标进行分析总结得来的纸张白度如果过低看上去纸张较黑如同报纸一般很不庄重纸张白度过高反光度加大看上去晃眼特别是在晚间纸张白度过高对视力影响很大时间长了很不舒服横向耐折度15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆必须保证一定的柔韧性因为很多公文需要在较多的层次传阅流转如果公文用纸过脆没看几次纸张就发生断裂使公文不能完整地保存将直接影响公文效力的发挥不透明度85是为了保证公文不使用透明度过高的纸张如果公文用纸的透明度过高在正反两面所印的文字就会出现相互洇透看上去文字很花很乱导致印制质量不高影响公文的阅示传看这也是公文用纸的一项重要指标pH值为7595是根据国家档案局制定的行业标准DAT11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的这项行业标准规定存档时间在200年以上的一般耐久纸其用纸的pH值应为7595出于公文将作为档案长期保存和使用的需要因此有必要对此项指标加以规定5公文用纸幅面及版面尺寸51公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸其成品幅面尺寸为210mm×297mm尺寸的允许偏差见GBT14852公文页边与版心足寸公文用纸天头上白边为37mmlmm公文用纸订口左白边为28mm1mm版心尺寸为156mm×225mm不含页码本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型而将公文用纸的幅面尺寸改为国

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际标准纸型A4型作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑1采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势国际标准化组织ISO早在1975年就制定了书写纸书写用纸即日常的办公用纸的规格标准即ISO2621975其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型2l0mm×297mm这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用即可容纳较多的信息又大小适中让使用者感觉比较舒适目前常用的复印机打印机计算机传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的鉴于A4型纸是国际标准的纸型因此得到各国和各国际组织的广泛应用其公文用纸大多是采用A4型纸国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸在修订该标准的过程中修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查在所收集到的公文范例中无一不是采用A4型纸作为公文用纸2我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件我国在1987年和1988年分别等效ISO6716和ISO216制定了我国国家标准GBT788和GBT148但考虑到我国的实际情况在这两项标准中还规定了我国自己的标准16开型随着国际标准A4型的普及各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋为此GBT148-6-和GBT788已作了修订明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸这也为我国公文用纸采用国际标准A4型使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础3淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析长期以来我国在公文用纸方面一直沿用16开型这种纸型标准实际是日本早期用的标准现今日本已不再使用该种纸型用这种纸型印制的公文承载有效信息量小不利于与各国政府或国际组织进行公文交往16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格还有用B5型纸与l6开型纸混用的纸型规格的不一导致有的政府文件的前后页大小不一公文质量受到影响也不严肃而国际标准A4型规格比较严格无论在哪里买到的A4型纸其误差不会超过lmm可保证文件用纸纸型的统一因此淘汰l6开型公文用纸纸型采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的将公文用纸由l6开型改为国际标准A4型是我国公文用纸的一场革命性转变从目前了解到的情况看我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备并将逐步淘汰旧式生产设备而且目前使用中的复印机打印机轻印刷机绝大部分都是以A4型作为基本纸型很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新可以印制A4型公文目前淘汰16开型纸采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型6公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色公文在一般情况下除了发文机关标识眉首的反线和发文机关印章为红色外其余部分均为黑色为避免在本标准后面各章条的叙述重复在此作总体规定7排版规格与印制装订要求71排版规格正文用3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字一般每面排22行

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