复盘|天下文章一大“抄”?为什么有人抄出了违纪?

“天下文章一大抄,就看会抄不会抄。近几年因这方面违纪的案例层出不穷,要牢记,越忙的时候,越要花时间逐字逐句读稿子、校稿子、统稿子,避免“抄”上不该抄的。这时,就需要“抄”文稿的“神”了。建议各位读友在平时精读文章时,要有时地进行“练功”,揣摩段落语句分别是“是什么、为什么、怎么办”的哪一块,在表述上有何特色?“怎么办”的公文核心逻辑,对于培养文稿起草的悟性极有裨益。

愚拙说

把之前零零散散写的几篇文章“摞”在一起,希望对读友们拟写材料有所借鉴和启发。

01 关于“抄”材料的六条法则

“天下文章一大抄,就看会抄不会抄。”这句话,在体制内写材料同样适用。

其实,体制内写材料,有点像写社科类的学术论文,既要全面梳理研读有关文献,做好文献综述,又要结合自身思考,搭建框架,有机抄录。写得质量高低,既取决于思维、视野、见识,又取决于“抄”的广度、深度、高度。

体制内有些文稿,其实完成可以毫不犹豫、大胆地“抄”,有时甚至“套改”,即:在既有成熟范例或模板上改改最新数据、添上最新进展和思考后,即可短时间应对遭遇战。

但近年来,因“文抄公”而违纪的案例,也时常见诸报端。那么,究竟如何才能“抄”得合理呢?其实,只要遵守以下六条“抄”的法则,既能避免文稿撞衫,又能以文辅政鼎新。

a.形神兼顾“抄”

关于文稿的“形”,要重点“抄”体例之形。

机关文稿多种多样,难免会遇到不常写、不常看的文种或者业务领域,在时间比较紧张的情况下,不妨多搜集几篇比较权威、典型的文稿,以便照猫画虎“抄”其形。

如果想抄具体表述,一定要逐字逐句推敲论证,免得抄上别的区域名称、单位名称,抄出个违纪,贻笑于大方。近几年因这方面违纪的案例层出不穷,要牢记,越忙的时候,越要花时间逐字逐句读稿子、校稿子、统稿子,避免“抄”上不该抄的。

“抄”形抄多了,文稿容易散、碎、偏,乍看文字表述惊艳,细品逻辑凌乱、思绪混乱、内容粗糙、斧凿气十足。这时,就需要“抄”文稿的“神”了。

何为文稿的“神”呢?主要就是“是什么、为什么、怎么办”的公文逻辑。

所有的机关公文,都离不开“是什么、为什么、怎么办”这一逻辑。要结合文稿的惯例特点及实际需要,把上情下情内情外情前期后情贯通于“是什么、为什么、怎么办”中。

这在讲话稿中体现得最为充分。讲话稿的全篇文章、每个部分甚至每一段基本都是一个“是什么、为什么、怎么办”的逻辑链。当然了,如果是耳熟能详的概念、观点,通常会省掉“是什么”。关于“为什么”呢,若是好的事项,就呈现在讲意义、讲必要性、讲紧迫性、讲重要性等方面;若是坏的事项,就呈现在讲危害、讲紧迫性等方面。而“怎么办”,主要讲对策。建议各位读友在平时精读文章时,要有时地进行“练功”,揣摩段落语句分别是“是什么、为什么、怎么办”的哪一块,在表述上有何特色?有哪些地方值得揣摩学习、丰富到自身写作技法库中。坚持如此“练功”后,对于文稿的驾驭能力就会在不知不觉中提升很多。

b.上下结合“抄”

在“抄”文稿时,既要抄“上情”,又要抄“下情”,做到“上情”和“下情”的有机结合,规定动作和自选动作的统筹安排。

在拟向上级的汇报材料时,要全面梳理上级的有关指示要求,以备“抄”在点子上。可以把其“抄”在冒段,作为工作开展的总体靶向目标和遵循;可以将其掰成一组词句,“抄”在每段的小标题里,作为工作开展的主要做法措施。要把有特色、有亮点、有创新的自选措施提炼出来,放在文稿突出位置,必要的时候加黑。

在拟活动部署材料时,由于时间紧、任务重,既要“抄”上面的主要精神,比如重要意义、主要目标、安排举措、时间步骤等等,当然了,要作好必要的归纳和提炼;又要“抄”下面的实际情况,读起来、听起来,具有本单位的特色,像是本单位开展的工作。

c.新旧对照“抄”

在“抄”文稿时,原则上,尽量“抄”新不“抄”旧。

关于同一项工作进展的总结类、汇报类材料,一般情况下,尽量“抄”最新的材料。但有的时候,由于种种原因,新材料并不一定兜得全,不一定全面汲取了之前系列材料的精华。

这就需要,我们在“抄”时,要新旧比对“抄”,根据文稿起草的具体要求,把所有新旧材料都读一读,把精华部分都汲取到位,做到大而成、新且全。

d.“抄”多不“抄”少

如果只抄了一两篇,那叫“抄袭”,是很容易出问题的!文章的广度、深度肯定有所欠缺,内容上也不够接地气。

因此,“抄”材料时,要尽量多搜集些材料,全面梳理上情、下情、内情、外情、前情、后情有关材料,根据需要,有机“抄”到文稿中,以提升文稿的广度。

e.“抄”外拓思维,“抄”内遵惯性

遇到紧急性材料,可以搜集并“抄”外面的范例,既可开拓思维,又能短时间强化对工作的认知。且同级兄弟部门、外域同系统部门的文稿,也更具有可借鉴性。

对于同一类别工作,单位里通常有惯性措施打法。在“抄”材料时,要做好调度梳理,遵其业务历史惯性。

f.“学”“抄”相融合

愚拙常说,要把功夫下在平时。无论平时,还是战时,都要做好“学”“抄”相融合。

平时,在研习学悟有关资料时,要多问问自己:这些资料,以后可“抄”于哪一类文稿;以后具体可如何“抄”;为了以后“抄”时能够迅速检索到,应该怎么保存等等。

战时和战后,要不断思考:为了以后能“抄”得快、“抄”得好,平时应重点“学”点什么,具体应怎样“学”,应怎样利用好学习成果。

最后,说是“抄”,实际上广泛占有资料、深度研究业务,掰开揉碎抄,结合实际写,求真务实干!如此“抄”,才是正道!

02 关于“摞”材料的三个公式及技巧

通过剖析数千篇体制内常用事务性文稿的行文结构,愚拙最大的感触是:无论宏观上的一本书,中观上的一篇文章,还是微观上的一个段落,基本都可以用“为什么”、“是什么”、“怎么办”三个词语进行拆解。这也对应事务性文稿“提出问题”“研究问题”“解决问题”的思维逻辑。

需要说明的是,文章是活的,也是多样的。“为什么”“是什么” “怎么办”的呈现方式和组装方式是极为复杂的,拆解起来需要一番精力。从某种程度上讲,对文章的拆解水平,也决定了其归堆水平。前面在第5章第3节《实战复盘:如何固化发现的好思维、好语句?》一文里,曾拆解过一篇范文,建议读友们也多有意识地进行拆解,养成行动自觉,提升公文悟性。

无论是宏观总体架构层面、中观某一部分层面,还是微观具体段落层面,在拟写中,可能会根据不同需要,强化“为什么”“是什么” “怎么办”其中的一项,其他可能篇幅较少甚至没有。比如,有的讲对策的段落重在讲“怎么办”,其他篇幅较少,只在开头有一句“为什么”的论述。再比如,有的讲道理的段落重在讲“为什么”,其他篇幅较少,可能只在末尾留了一句“怎么办”的论述。

这对我们写文章的启示是:要根据不同的情况,不同的需要,选择当时最为恰当的一种方式,进行归堆和提炼。比如,受众都非常熟悉的一些工作,在拟写中,就尽可能减少一些“为什么”的论述,重点在“是什么”(当前的进展)和“怎么办”(下步思路打算)上下功夫。比如,刚开始部署的一些工作,就要把“为什么”、“是什么”、“怎么办”都尽可能说到位,以给大家提供遵循。

下面,就重点从“为什么”、“是什么”、“怎么办”三个方面,谈如何归堆的技巧。

a.“为什么”部分归堆公式及技巧

首先搞清楚“为什么”在常见事务性文稿中的分布规律。

从文章的宏观框架上看,主要分布在讲话稿、评论稿、理论文章的开头部分,这在前面章节也多次提到过公文写作名言,主要是讲道理公文写作名言,讲重要性、必要性、紧迫性等等。另通知等公文,也经常从“为什么”开端,主要是讲行文依据、讲必要性等等。

重点以讲话稿为例,讲解第一大部分暨“为什么”部分撮要归堆的方法。

通常,这部分写法,可以是一大段阐释,也可以提炼二级小标题,甚至也可以提炼三级小标题。在实际写作中,要根据实际情况,特别是自身占有材料的情况和思考的深度。如果有成熟思考、旺盛精力和足够优质素材支撑,可以尝试下三级提纲,处理好了,或许在深度上和层次上能够出彩。一般情况,二级小标题就足够了。因为从自身写稿角度讲,可节省精力、体力。从受众听稿角度讲,不会陷于逻辑层次的掰档困扰中。

无论是写几级,写法是一样的。我们管中窥豹,就末级提纲的归堆规律作以总结。

一般而言,可以用一个公式进行概括:“共性道理+单位实际+鼓动号召”。

我们在研究如何把之前摞好的素材进行归堆时,不妨再按这三个层面进行归堆。

第一个层面,即“共性道理”层面,把诸如领导论述、名言名句、理论规律、典型经验、现实问题等具有普遍属性的共性道理单独抽出来,以备酝酿、选用。

从哪抽呢?主要是从搭架子前建立的文件夹抽。实际上,文件夹是否建的好,可被抽文章是否搜的妙,除了即时的调度、搜索外,应更多依赖于平时的主动阅读和搜集,也就是磨刀子章节中讲到的高质量的泛读和精读。只有平时读的深,储备的足,加工的细,到有任务时,才能在最短的时间内酝酿出足够的火花。比如,愚拙的常用词句集锦,在关键时刻就能起到意想不到的效果。

打个比方,如果在一个段落里,要论述创新的重要性,要围绕创新讲道理,可以第一时间从词句集锦中查到关于创新的语句。

关于“领导论述”,我们可以查到总书记的重要论述,可以直接摞在前面,“习近平同志指出,‘哲学社会科学创新可大可小,揭示一条规律是创新,提出一种学说是创新,阐明一个道理是创新,创造一种解决问题的办法也是创新。’”

关于“理论规律”,我们可以查到之前从人民日报一篇评论文章中摘的一段话,“创新具有丰富内涵和多样形式,只要能突破陈规、有所推进,无论大小都可以称得上是创新。只要积极进取,敢想敢做,就能进行不同程度、不同类型的创新。”

总之,只要之前储备工作做得足够精细,尤其是瞄准写作实战需要分类储备素材,到了写材料时就会相对得心应手,至少不被素材所烦恼。并且在储备工作中,能够有效锻炼“为什么” “是什么” “怎么办”的公文核心逻辑,对于培养文稿起草的悟性极有裨益。

第二个层面,即“实际分析”层面,结合单位实际情况,把论述单位既有做法、当前形势的语句单独抽出来,以备酝酿、选用。

第三个层面,即“鼓动号召”层面,结合单位实际情况,把鼓动性号召、原则性对策、总体性对策的语句单独抽出来,以备酝酿,选用。

在筛选归堆的过程中,要聚焦于能否支撑住、支撑好当前小标题,把那些合适、恰当并且出彩的留下,把那些可能不太合适的先放到文章下面或者单独开个文档,以作他用。如果感觉某句支撑其他小标题非常巧妙,就先归堆到那个小标题的明显位置。

在筛选归堆的过程中,可能会发现有些素材存在交叉、重复,我们要及时进行套改,进行合并同类项。要聚焦如何支撑小标题,进行比对、取舍、提炼、聚敛,在信息量上做加法,在文字上做减法,整合有新意的观点、有亮点的表述,尽量用最短的文字较完美支撑住小标题,尽量用最短的文字传递更多、更足的有效信息量。

b.“是什么”部分归堆公式及技巧

同样,首先搞清楚“是什么”在常见事务性文稿中的分布规律。

从体例上看;总结稿、汇报稿等综合文稿,其文章主体基本可看做“是什么”,主要讲阶段性进展和存在问题,通常仅仅在口头短短用几句话交代“为什么”和在末尾交待下步“怎么干”;讲话稿等综合文稿,在讲完道理之后、讲组织保障等要求之前的内容,基本可看做“是什么”,换一种更直白的说法,就是要“干什么”,交代干的目标原则、重点内容、时间步骤等等;通知、意见等公文,基本和讲话稿等综合文稿相近。

“是什么”部分,通常采用扁平化写法,如果要归纳一个公式,那就是“总述+一是+二是+……+n是”。

从宏观的一篇文章中看,这个“总述”在不同文稿中略有不同:在总结稿、汇报稿中,一般是帽段,交待总体的遵循、思考、做法;在讲话稿中,一般是“是什么”部分标题之后的导语,一般也是交待总体的思考和做法;在通知、意见等公文中,基本是总体目标、原则方法等部分。

从微观的一个段落中看,这个“总述”就是小标题之后的导语句。这在总结、汇报、报告等体例中相对常见,用一两行简要交代总的理念、思考、做法。别看这一两行字数简短,但通常是点睛之笔,需要较强的提炼能力。建议在归堆时,把领导的一些权威提法或一些大局性工作术语提炼出来,以备酝酿、套改,若能较好支撑和解释小标题,并能统领下面的具体做法为佳。

关于“一是” “二是” “三是”,就是将业务内容按一定逻辑进行扁平化归堆排列。在业务归堆时,要坚决克服将调度上来素材简单摞摞就报的习惯,要从历史沿革、大局工作上进行审视、结合、归堆。

如果是常规性工作,具体归堆方式和排序,可参照以往材料,不妨再对近三年相关写法进行研究。在基本采取以往归堆方法的同时,要将继承和创新有机结合,研究把当下领导最关注、当下服务保障大局最直接的工作摞到前面,在归堆提炼时将关键词体现在小标题上。如果是新部署的工作,在归堆时,要在吃透上级归堆方式及理由的基础上,将上级归堆和自身实际相结合,进一步研究出既能兜全上级内容、遵照上级考量,又能融入自身特色、符合自身实际的归堆方法。

在归堆时,要在深入研究业务的基础上,理顺相关数据之间逻辑关系,掰清不同工作间辈分关系。属于从属关系的,要适当做好删减压缩。属于并列关系的,要研究做好合并同类项,用顿号合并内容、压缩篇幅。

c.“怎么办”部分归堆公式及技巧

“怎么办”部分,主要是对策部分。在总结、汇报、报告等综合文稿中,主要是下步打算、安排、措施。

这部分和“是什么”部分归堆方式接近,也通常采用扁平化写法,操作公式也是“总述+一是+二是+……+n是”。

一些归堆技巧也同“是什么”部分相近。但需要强调的,相对于“是什么”成果归纳部分,“怎么办”对策部分通常更加注重领导的施政意图。在归堆提炼时,把领导高度重视、反复强调、创新提出的工作放在显眼处,最好是将其中关键词提炼到小标题中,和传统的归堆套路有机融合。

和“是什么”部分一样,合理归堆的前提是要吃透业务工作,深刻把握不同业务间的辈分关系、逻辑关系。

当愚拙从业务处室到综合处室后,遇到的第一个有分量的任务就是编制全省工作要点和目标责任制。这份任务,基本通篇就是“怎么办”的材料。

对于一个初来乍到的小白,将各方面汇聚的上下内外四情材料摞在一起容易,依靠平时主动研究全厅大局工作归拢的差不多也不难,但要归的精准、并的合理并不是一件容易事,特别是当面临一些专业术语时脑子会发懵。

这里就重点分享对陌生领域内容归堆的一些体会。简单说,就俩字——“恶补”。要充分利用网络和手里资料,对每个陌生概念的历史沿革、具体内涵、发展现状、存在问题等彻底搞透。现在回想起来,那时起草要点和目标责任制时,时常熬夜恶补,甚至连轴转。但兴庆的是,几乎在最短的时间内熟悉掌握了相关业务工作,甚至成了某些业务方面的半个专家。这样在归堆时,更会得心应手,更会随心所欲,更会游刃有余,并且可以打破业务桎梏,根据领导需要、大局需要、当前需求,进行扁平化归堆、提炼了。

03 “摞””抄”之后:基本定型后再去写和顺

抛出前期的搜集情况、布局谋篇、摞堆套改,真正意义上的“写”,除了起初的列提纲外,就是基本定型后的写和顺了。

具体“写”什么呢?写开头、写结尾、写各级小标题后的导语。最好的结果是写出上情、下情、内情、外情的最佳结合,写出上级规定动作和自选动作的最佳结合,写出跳出一域保障服务大局和域内奋勇争先的最佳结合。

具体“顺”什么呢?顺事与事、点与点、段与段之间的呼应。在撮要归堆环节留下的缝隙,均要在此环节一一弥补。最好的结果是顺的“天衣无缝”、浑然一体。

如果一篇文章是团队作战,到此环节,应由一人收尾了,也就是常说的统稿。统稿常用的步骤也无外乎删、换、写、顺。前面讲到了删和换,这里重点讲写和顺。

a.画龙点睛:写好导语句

俗话说,看书先看皮,看文先看题。看书看完皮后,我们首先会读读序、前言、目录。同样看文看完题后,我们首先会读读题后的导语段并快速瞅瞅如下的大致结构内容。

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