浅谈公文写作规范化及其现实意义

公文制办过程中出现的诸多不规范问题,主要因素在于公文写作主体公文规范化重要性认识不够,对有关专业知识学习研究不够。本文从公文写作规范化的内涵、公文写作过程中常见的问题、公文写作规范化及其重要意义三个方面的讨论了公文写作的规范性要求,以便引起公文写作主体在写作公文时足够重视,提高公文的品味与质量,促进公文工作规范化。

学 术 平 台职信的格式为:标题、称呼、正文、落款和附件;实习报告格式为:封面、正文、评语,其中封面包括标题和撰写者信息;正文包括引言、实习内容、实习结果和实习体会。申请书的格式:写申请书的目的是通过向上级或有关主管部门提出自己明确而具体的某种要求并申明理由,以期得到批准。申请书的一般格式是:标题、正文、此致、敬礼、申请人、日期。标题包括事由和文件名称学习公文写作的意义,如“入党申请书”。正文包括申请原因。尺有所长,寸有所短,时间关系不能一一论述,但从事公文写作的人必须牢牢掌握公文格式,按公文的规范格式从事写作,才能不断进步和提升自己。作者简介:滕宁(1972~)女,现工作于盘锦市国税局办公室学习公文写作的意义,职务为办公室副主任。课题编号:W2015001国务院办公厅2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》是推动党的机关公文处理工作科学化、制度化、规范化的重要文件。这一文件的出台和实施,对于保证党的各级领导机关公文运作的顺利畅通,进一步增强党的各级文件的指导性和权威性,有效地传达贯彻党的路线、方针、政策,实现党的领导,具有重要意义。可见,公文规范化是使机关公文工作更好为领导工作服务的重要保证。一、公文写作规范化的内涵公文是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复间题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

公文在长期使用过程中,形成了特有的惯用格式和要求,有的是国家规定的,有的是约定俗成的。公文规范化主要有两个基本内涵,一是指公文办理程序的规范化,二是指公文格式的规范化。这二者之间,前者是后者的保证条件,后者是前者的体现,没有前者的规范化,后一个规范化很难实现。所谓办文程序规范化是要在《国家行政机关公文处理办法》的具体规定下,依据对文不对人和协商解决的原则,逐步建立完善的办文制度。促使办文单位克服主观随意性,养成依法遵章办文的自觉性,从各个方面堵塞办文不规范问题。所谓公文格式的规范化主要是指选好文种并严格按照公文格式谋篇布局。 《国家行政机关公文处理办法》第九章规定,行政公文有命令(令)、议案、决定、指示、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等12类13种。此外,还有党政机关、企事业单位、社会团体经常使用的计划、总结、调查报告、简报、经济合同等各类公务文书。由于机关、单位、团体办理公务的信息,都是以公文的形式直接行文表现的,并且贯穿于整个写作过程中,所以,在众多种类中选准文种,是公文格式规范化的首要任务.选择适当的文种规范地“对号入座”。该用哪种公文就用哪一文种行文,绝对不能用错,从而准确地反映与传达机关、单位治理社会和管理国家的公务信息。

《国家行政机关公文处理办法》第十条规定:公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。这16个项目,分别安排于相应的部分,各就各位,相得益彰。公文格式的各个项目围绕主体的正文,各司其职,从不同的方面、角度,反映与传达发文机关处理公务的意图,确保公文在制作、传递、运行过程中能够得到及时、正确的处理,发挥各自应有的作用。所以,撰写公文时要考虑好其格式有关项目的安置。《国家行政机关公文格式》中,对公文的印刷用纸、编排格式等都有着详细而明确的要求。公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,幅而尺度为:210mm X 297mm。公文用纸天头(上自边)为37mm士lmm,(左自边)为28 mm士lmm,版心尺寸为156 mm X225mm。对公文的眉首、字体与版记部分的各要素以及排版与印刷装定也作了明确的要求,体现出公文印制的规范要求。二、公文写作中的常见不规范问题从现实情况来看,公文写作及制发过程中不规范问题仍然存在,具体表现在以下几个方面:一是行文不从客观需要出发,而是出于应付,内容空泛套话连篇;二是越级行文,有些下级机关越过主管部门,直接向党委、政府要求行文;三是联合行文过滥,单家可发的文件,不顾实践要求联合行文;四是文种使用不当,不按《办法》规定,从主观意愿出发,随意使用文件种类;五是格式不规范,不按《办法》规定格式行文;六是主题词标注不规范,有的不标主题词;七是签发不合规程,拟稿人未经审稿直接交签发人,有的部门联合行文,不履行会签手续。

八是标题制作累赘、臃肿;九是数字使用不当,常将正文用以表示时问的数字写成汉字等等。公文制办过程中出现的诸多不规范问题,主要因素在于公文写作主体公文规范化重要性认识不够,对有关专业知识学习研究不够。三、公文写作的规范的现实意义“ 盖文章经国之大业,不朽之盛事”(曹王·《典论》)。公文是中华民族光辉灿烂文化的一个组成部分,历史悠久、源远流长。公文自产生之日起,历代至今,它的生产与发展经历了不同的历史阶段,但各阶段均有其成就和特色,但一直都十分强调其格式规范化,因此任何公文写作主体都应严格按照国家相关要求,写出规范的公文,提高公文的质量与品位,提高管理改率,促进机关单位的文书写作向规范化方向发展。随着改革开放的深化和市场经济的持续发展,无论是行政管理,还是知识产权、科学技术、企业文化、经营决策,还是公共关系、广告策划、社会交往和日常生活等都离不开公文写作。因此我们应当充分认识到公文写作规范化的重要意义,并发挥其处理公务的凭证与依据作用,认真贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》精神,严格按照公文格式规范写作,循规蹈矩,多写多练,写出合乎体式要求的公文。令人欣喜的是,近几年来人们逐渐加深了对公文写作的进一步了解,公文写作得到了人们广泛的重视和研究。

现在各类全日制普通高校、成人高校,中等专业学校和政府机关干部培训都纷纷开设相关课程。这无疑为公文写作规范化发展强劲的促进作用。作者简介:潘成菊(1975~)女,四川泸州人,中共党员,硕士学位。任教于盘锦职业技术学院,中文副教授,研究领域为中国现代文学。课题编号:W2015001。浅谈公文写作规范化及其现实意义潘成菊[摘要] 本文从公文写作规范化的内涵、公文写作过程中常见的问题、公文写作规范化及其重要意义三个方面的讨论了公文写作的规范性要求,以便引起公文写作主体在写作公文时足够重视,提高公文的品味与质量,促进公文工作规范化。[关键词] 公文写作;规范化意义盘锦职业技术学院 124010037

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