B说法:公文是用来处理公务的文书,所以它总是根据现实需要,针対实际问而制发,有着明确的写作目的。公文格式的规范性,是公文本质特性的发展,是公文写作和办理的需要。公文都是由某一个特定机关制发的,并且大部分都是写给特定对象阅读的,作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性。
一、公文作用
(一)明法传令,指挥工作
公文不同程度地规定了有关机关、团体和单位的办事准则和行为规范。
(二)联系公务,沟通信息
机关、团体、单位联系公务、沟通信息有多种渠道,但公文是其中最重要、主要的渠道。
(三)宣传教育,引导舆论(宣传教育,统一思想)
机关、团体、单位常常利用下行公文、会议报告、专题讲话等公文,宣传形势,宣讲政策,提出任务,以动员群众,提高认识,统一思想,推动工作。
公文不仅要传达决策意图、布置任务,还要解释原因、说明情况,让人们知道为什么要这样做,从思想上弄清问题,提高认识。充分发挥公文的宣传教育作用,可以使广大干部、群众明确目标,统一思想,以积极的态度对待工作,提高工作的自觉性。
(四)记录记载,以为凭据
公文常是领导意图、决策的载体,因而它往往是执行公务、安排工作、解决问题、办文办事的依据。公文又总是公务活动的真实记录和单位工作的历史见证。
二、公文特点
(一)明确的工具性
工具性是公文的基本特点,也是公文的基本性质、本质属性。
凡是应用文都具有工具性公文写作主要特点,因为它们都是应用实践活动的需要而产生,对实践活动的进行发挥实际效用的文本,其用途仅限于公务活动。
(二)直接的实用性
A说法:公文是根据公文活动的实际需要,为解决实际问题、为达到某一具体目的而撰写的,是直接用来处理公务的。因此,它的内容总是有特定的指向,总是直接针对某一具体、现实的公务活动的,并对处理这一事务有直接的实用价值。
B说法:公文是用来处理公务的文书,所以它总是根据现实需要,针対实际问而制发,有着明确的写作目的。
(三)客观的真实性(可靠性)
求真务实是公文的生命,实事求是是公文写作的基本出发点,是公文处理工作的基本原则。
公文涉及的事实以及所引用的材料和数据,必须真实可靠,不得有任何虚假和错漏。
(四)法规政策性(政治性、公务性)
公文是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具,对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用,是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。
(五)特定的程式性(规范性)
为了更方便、有效地办理事务,公文形成了自身特有的办理程序和写作格式。
公文格式的规范性,是公文本质特性的发展,是公文写作和办理的需要。
有利于加强对公文的科学管理,提高公文写作质量和公文处理效率,更有效的发挥公文的作用。
(六)法定性、权威性
公文的作者(作者指发文机关)是法定的,读者是特定的;
公文的法定权威性是公文区别于其他信息记录的显著标志。
(七)时代性、及时性/时效性、时限性
公文所针对的问题公文写作主要特点,总是存在于特定的时间范围之内,一旦时过境迁,公文的实用价值也会随之丧失。所以,公文的写作、传递和办理,都要求迅速及时。
公文的时效性主要体现在时代性、及时性、时限性。
时代性:与现实紧密结合,为推动现实工作服务,适应时代发展的要求。
及时性或时效性:公文有很强的实用性和时间性,要求及时制发,及时办理,迅速产生效用,实现其发文宗旨和目的,不容许拖沓延误。公文的时效性是其区别于档案的重要标志。
时限性:公文一经正式发布,即产生法定效用,但这种效用只在一定时期内存在。
(八)定向性
公文都是由某一个特定机关制发的,并且大部分都是写给特定对象阅读的,作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性。
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