文秘写作水平如何提高范文

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公文作为你传达重要信息的文书,其写作一定要规范得体,下面是学习啦小编精心挑选的文秘写作水平如何提高范文,供大学习和参阅。

文秘写作水平如何提高

弹指一挥间,算起来我在办公室文秘岗位上已有几年,经我办理的收发文也算不少了,对公文写作有一些心得体会,愿与大家分享。

要把握好公务的严肃性。公文和其他写作手法有很大不同,不论是格式、措辞,还是内容都有严格的规范性。写作公文首先要写好题文,定好种目,否则就会闹笑话。记得有一次我在写一个关于上报情况、不需要批复的公文时,文种错误的选择了情况报告,虽然报告和情况报告只差了两个字,可一个只是汇报工作进展情况,另一个是需要领导批复的。这次的行文被上级打回来后,让我才明白,文种和标题都有它不可含糊的严肃性,必须严格把握。其次写作内容要充实完整。言而无文,行之不远。不管哪个文种公文都有它的目的性,写的材料必须紧紧围绕着中心主线来写。“通知”就要把需要周知的条款写清,报告就要把需要上级知晓的工作情况写明。第三是公文的文风要简洁明了、用词准确。不管是上行文还是下行文,不外乎是上传下达,让人知晓,处理工作和问题。看到公文的人都想通过简短的文字获得较多的信息量,这就要求我们写公文时,文字能精简时尽量精简,一句话能说明了的决不写两句,而且不夸大不言虚,要尽量少用偏僻拗口的字词,用平实易懂的文字能让读到的人一目了然。

要善于运用模糊语言。模糊语言和公文的严肃性规范性并不矛盾。有时候为了正确反映公文思想内容的需要,有意识地运用模糊性的语言,可以提高语言表述的概括性,能起到事半功倍的效果。比如说:“最近”、“适当时候”、“大多数”、“经常”这些词都是模糊性词语,没有具体、特定的时间和频次,可在有时候,这些虚词却能用极少的字数说明一些具体的情况,有写作单位的情感表述在其中,而且还给自己的表述留有回旋的余地。

要勤学多思多练。有人说写公文有固定的格式,按照格式套就行,其实不然,写成和写好一篇公文的差距很大。好的公文言简意赅,顺畅无歧义,这都需要我们平时注意积累,勤学勤练。刚开始接触工区的业务时,我也不懂养护管理上的术语,但我相信“勤能补拙,熟能生巧”,有不懂的我就及时请教专业技术人员,还花费了大量的业余时间自学了公路养护管理技术知识。平时我还注意搜集各部门的工作动态,勤问勤看勤动笔。不断充电学习锻炼,让我对单位业务迅速熟悉,写起材料来也比较顺畅,写一些业务有关的公文也能得心应手。

以上几点是我在公文写作上的一点心得,希望对大家有所帮助。

文秘写作水平如何提高指导

公文写作是机关干部的基本功,它不单纯是文字工作公文写作理论功底,实际上是理论造诣、思想水平、认知能力、文字功底等综合素质的集中反映。公文写作能力的高低直接决定着工作的质效,关系到个人的成长进步。如何提高公文写作能力,我们结合实践谈几点看法。

一、提高政治素养,打牢理论根底

无论地方还是军队的机关工作人员,在日常工作中经常涉及大量的理论问题和政策问题,理论性、政策性、法规性要求高,在实际的写作中只就事论事,就文论文,没有一定的理论水平和政策水平,不可能写出高质量的公文。因此,在平时就必须认真学习与之有关的马克思主义理论以及党的路线方针政策和军队政治工作理论。这些理论是我们始终保持与党中央高度一致的源泉,是我们观察、认识和分析工作问题的指南,只有理论素质提高了,才能头脑更敏锐、思维更活跃、眼光更长远,写出来的东西才能有正确的立场、观点和深刻的思想内容,才有很强的逻辑性和理论说服力。当然,理论的作用是间接的。比如,一份调查报告可能没有直接谈理论的问题,但它的观点是对调查材料进行理论透视和思维的结果。理论的作用是潜移默化的,不能指望学理论立竿见影,打牢理论基础必须作长期艰苦的努力。

二、抓住关键环节,快速寻求突破

在掌握一定政策理论,具有一定理论素养的基础上,要抓住公文写作提高的关键环节,这样能够达到事半功倍的效果。一是学习军用公文拟制的有关规定。公文分类、作用、一般内容、拟制要求以及公文格式,是最基本的写作之道,要认真学习并熟记。二是读一点写作理论方面的专著。这些书会告诉我们怎样确定主题、建立结构、使用材料,以及对比、照应、起承、转合等文章写作的基本问题。三是学一点语法和修辞。目的是把文章写得通顺、优美、富有文采。四是学一点逻辑学。逻辑与写作的关系非常密切。有一些公文之所以犯偷换概念、改换论题、自相矛盾等错误,就是由于没有掌握起码的逻辑规则。五是精读文件。阅读文件时发现有写得好的,不要看一遍就过去,要仔细研究它的结构、观点、材料以及论证方法和表述方法,研究它好在什么地方,如果让自己写会怎样写,还有没有别的写法,等等。仔细揣摩、体会、研究,定会悟出些道理。还有一种方法,就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。把领导修改过的稿子收集起来,仔细对照,边对照边思考为什么这样改,一定会受益匪浅。

三、熟悉全局工作,培养广阔视野

机关工作分工很细,对分工的工作了如指掌是应该的,但不能仅限于此,还要熟悉全局。只有懂得全局,学会着眼全局看问题,才能更好地把握局部,才能正确地估量本系统、本部门的工作在全局中的位置和分量。不懂全局就往往见木不见林,把自己分管的工作强调到不适当的程度,给下面提出一些不适当的要求。强调了解全局,这是因为,机关工作是相互联系的一个整体,哪一项工作也不能孤立地进行;还有一个原因,就是有些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成,如果对全局性工作很生疏,就会感到不适应。因此,在精通专业的同时,必须多了解全局。比如,年度工作要点、基本工作思路、一些重要会议精神、上级和本级制发的重要文件、首长的讲话和指示、重要典型情况等都应了解。能多参加一些重大实践活动、多接触基层固然好,没有这些条件,通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况,并非只有到现场才能了解这些。比如,某个单位开展一项工作后,找来一些材料看看,也可以了解大体情况。通过阅读文件,既能掌握政策,又能了解情况,对于机关干部来说,是一种多快好省的学习方法,应该充分利用。

四、勤于锤炼思维,提高写作悟性

从字面上理解,悟,就是领会、思考。有的人领导叫干啥就干啥,叫怎么干就怎么干,自己很少动脑筋,什么都不想,主动性比较本文由毕业论文网收集整理差,文字水平也就难有很大提高。要提高文字水平,单靠别人教是远远不够的,要有悟性。文字水平提高得快不快,很重要的是看你悟性强不强。有一些只可意会不可言传的东西,要靠自己去领会、思考。如果看了学了不去思考,就难以在脑子里留下东西,最终是学而无获、学而无用、收效甚微。有了悟性,看东西就能融会贯通,干工作就能得心应手,游刃有余。有时我们眼睛忙,脑子闲,看过的东西如过眼烟云,没有印象;有时思考和处理问题,往往就事说事,一叶障目,不见泰山。那么怎样提高悟性呢?需要强化三种意识:一要强化政治意识。搞材料,本身就有很强的政治性,如果政治意识不强、政治敏锐性不强,写出的材料立意就不会高,就没有分量。二要强化超前意识,就是我们常说的远见卓识。凡事预则立,不预则废。尤其是在当今时代,没有超前意识,就不能预测事物的发展趋势、把握发展方向、提出正确对策。三要强化多向思维意识,窥一斑而知全豹,由表及里,举一反三。

五、力争简洁凝练,增强精品意识

公文写作是一件很严肃、很重要的事情,特别是语言既要简洁和通俗,又要保持精准和精炼,精准和精炼是智慧的灵魂,陈述、列举、阐明道理,都要简单明了,有话则长,无话则短,在实际的工作中要提高写作能力,做到写公文用语精准、内容精炼应该做到两个自觉:一要自觉加压。水平是逼出来的、压出来的。人还是有一点压力好,这种压力反映到工作中,就是一种责任感。有了这种压力,就会自觉地去学习、去思考;有了压力,不会的东西就会去学,不懂的就会去问;有了压力,搞材料就会精益求精。二要自觉树立高标准意识。搞文字材料首先要使自己满意,自己不满意的东西绝不要交给领导,要拿出浑身的劲,一遍不行,就两遍、三遍,直到自己感到满意。那种“写不写是态度问题,好不好是水平问题”的说法,说穿了就是责任感不强。

六、克服懒散思想,发扬吃苦精神

搞写作,确实是件苦差事。从工作时间上讲无白无黑,什么时间来了任务什么时间干;从工作量上讲无尽无休,今天的任务还未完成,明天还有任务等着你;从工作标准上讲无极无顶,有些内容几乎每次会议都讲,但每次都不是前一次会议的重复,总要有新招,有新意;从写作内容上讲无边无际,从首长讲话到会议材料、政研文章,不是一个或几个领域,而是全方位、多题材。从中不难看出,要想有高人一筹的文字水平,就得吃别人吃不了的苦,付出常人不愿付出的努力。要做到这一步绝非易事,首先要克服“怕”和“懒”的思想。有的人怕写材料,宁可干点其他活,跑跑腿,也不愿搞材料;有的人不愿写材料,能推就推,能拖就拖;有的刚加了几次班就叫苦连天,怨声载道,这些都是“怕”和“懒”的思想在作祟。要想使文字水平有提高,一要有吃苦的思想准备。能吃苦,才能有成功,才能体会甜。苦瓜很苦,但就是有人爱吃,因为能清热去火,对身体有好处;写文章很苦,但通过艰苦磨练,得到了锻炼,提高了分析解决问题和理性思维的能力。二要耐得住寂寞。别人可以玩,你不能玩;别人可以少想、不想,你什么都得琢磨。要切实有一点“人憔悴、终不悔”的精神。三要敢吃苦,能吃苦,勤吃苦。要敢写,常言道:万事开头难,开头就不难。要多写,不但交给的任务要积极完成,还要主动承担一些任务。要勤写,材料一天不写手生,几天不写脑生;一天不练自己明白,几天不写别人知道。有人说“光看不写眼高手低,光写不看进步很慢”就是这个道理。

综上所述,机关人员只要掌握必要的基础知识、精深的专业知识和宽广的辅助知识,将理论联系到实际当中,勤学苦练,就能切实提高公文写作的质量和行文效率。

文秘写作水平如何提高范文

公文,即公务文书,是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时形成的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。它是传达和贯彻党和国家的方针政策、公布法律法令、部署和指导工作、请示和答复问题、组织活动、联系公务、商洽业务、记载和沟通情况的重要工具。

在公文处理工作中,文稿起草是第一个工作环节,也是最重要的一个环节,比较起其他环节来说,往往需要更多的思考,花费较多的精力和时间,尤其是一些重要文件的起草,可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。文字表达水平也就成了业务能力的主要体现。提高公文写作水平,要从提高起草者的逻辑思维、经验水平和综合素质下手,没有什么“秘诀”可言,必须得下苦功夫,多学习、多思考、多练习,甘当“苦行僧”,愿做有心人。其实,公文写作有其基本规律可循,只要把握这些规律,勤学多练、厚积善悟,就能熟能生巧,达到“下笔如有神”的境界。本文拟结合我个人从事发文工作中遇到的一些问题和同事们的一些经验,就提高公文写作能力问题谈一些粗浅看法。

目前,党政机关法定文种15种。分别是:决议、决定、命令(令)、通知、意见、通报、通告、公告、公报、请示、报告、批复、函、议案、纪要。其中,决议、决定、命令(令)、通知、通报、批复,是党政机关使用的法定下行文文种。而请示、报告,是党政机关使用的法定上行文文种。意见,则是党政机关使用的法定下行文和上行文文种。其他的如函,是不相隶属的机关之间使用的法定文种。纪要即会议纪要,是党政机关、企业事业单位和社会团体普遍使用的法定文种。

公文一般存在的问题:

(一)公文文种错误

1.生造文种。在正式文种之外,随心所欲,生造公文文种。常见的有:“请示报告”、“情况”、“汇报”、“申请”等。

2.误用文种。把属于机关其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种使用的情况。常见的有:把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是,如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布,则是规范用法。如“现代投资股份有限公司长沙分公司关于印发《XXX办法》的通知”。

3.混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种,而造成临近文种相互混用,导致行文关系不清,行文目的不明,行文性质混淆。常见的有:“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将请示误用为报告,如“关于请求增加XX经费的报告”。将“请示”、“报告”合用为“请示报告”,将“呈批件”误用为“请示”,将函误用为请示或报告。

(二)公文标题错误

1.缺少发文机关。如:《关于增加一名保洁人员的请示》应写为《XXX收费站关于增加一名保洁人员的请示》。

2.文字累赘。如:《XX收费站关于请求解决XX的请示》,应为《XX收费站关于解决XX的请示》,后面有请示,前面用请求就是多余的。

3.滥用标点符号。公文标题中除引用文件名或特定词语时可加书名号和引号外,一般不使用标点符号。如《长沙分公司关于长永高速、长潭高速XX的请示》应改为《长沙分公司关于长永高速长潭高速XX的请示》。

(三)公文内容错误

1.标点符号错误。如“现XX车况较差存在:方向机抖动、车胎磨损严重,车辆行驶中动力突然加减速等严重的安全隐患,……”应改为“现XX车车况较差,存在方向机抖动、车胎磨损严重、车辆行驶中突然加减速等严重的安全隐患。……”

2.语句错误。如“近日,我站在对站部范围内例行安检过程中,发现……”应改为“近日,我站在对站部范围内XX设施例行安检过程中发现……”

3.错别字。如“参加请会议的有站领导、各班班长及最美收费员名单如下:”应改为“参加该会议的有:站领导、各班班长及最美收费员(名单如下)。”

4.用词错误。如“虽每天打扫但无法保证时效性、地域性,卫生清洁工作难以面面俱到。”时效性,是指信息的新旧程度、行情最新动态和进展。地域性,是指任何一项知识产权,只有依一定地域内的法律才得以产生并在该地域内受到法律保护。这两个词语用在此处并不合适,应改为“虽每天打扫,但无法保证效率和质量,卫生清洁工作难以面面俱到。”

(四)公文格式错误

1.某些公文,结尾“妥否,请批示”、“特此通知”后使用的是“!”,应改为“妥否,请批示。”“特此通知。”

2.附件名称后加标点符号、附件与正文间不空行或顶格书写,如“附件:1.XXX工程预算清单。”根据《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)规定,如有附件,应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称,附件名称后不加标点符号。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

3.成文日期使用的是中文数字,或只写年月不写日,成文日期上无发文机关署名,如“二〇一三年六月”。根据规定,成文日期应用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,单一机关行文时公文写作理论功底,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

4.公文中结构层次序数使用错误,如“(一)、”“1、”等。公文内的结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

二、公文错误出现的原因分析

经过初步分析,我认为目前公文出现此类错误有以下几点原因:

(一)拟稿人在思想上对公文起草认识不够

公文中的大部分问题,在公文起草、修改时只要稍加注意,便可消弥于无形。但是由于拟稿人在公文起草时认识不够,随意组织文字,认为自己只要大致的把意思表达清楚,其余交给综合办和看文领导即可。甚至有些草拟的公文语意不详,主旨模糊不清,让审稿人员摸不着头脑,只能与拟稿人一起当面修改。有时审稿人员指出错误后,同样的错误、失误在公文中还会一而再再而三的出现。

公文写作是一件严谨细致的工作,有其特定的格式和用语,并不像日记或者微博那般随意。若不能提高认识,放任自流,则会导致公文格式不规范、语句不通畅,破坏了公文的严肃性,使阅文者认为分公司做事马虎,不可委以重任。

(二)经验不够,不善于总结

有些同事写起公文来笔如千斤重,思维混混沌沌的,不知如何开始。还有些同事虽拟了不少公文,但写出来的公文依旧逻辑不缜密,用语不简洁。其实,公文写作是有许多规律可以把握的。这些规律藏在已发的公文里、修改好的公文里,如果不善于总结、不提炼经验,就会“十文如一文”固步自封、毫无进步。

(三)缺乏系统的培训

分公司从事公文写作的同事除了少数几个外,大部分非中文系毕业,对文字的敏感性不强,对公文专用词的了解不多,对公文结构的研究不够。例如复函,复函的开头须引述来文函的标题,如“X年X月贵单位关于XX来函收悉,经研究,现回复如下:”但在本人工作中,就看见有的复函并未引用来函标题,直接就进入主题,这就是对公文结构不熟悉造成的。

三、如何提高公文写作水平

针对以上原因,本人认为,可以通过以下途径提高拟稿人的公文写作水平:

(一)提高认识,增强责任心,做好公文写作的推敲和提炼工作

拟稿人员必须要认识到公文是传达政令的重要工具,是实施决策和指导工作的重要载体。公文质量的高低是衡量机关工作水平的一个重要标志。可以说公文质量一定意义上就代表了所在机关的形象。如果机关所出公文文理不通、错字连篇、不知所云,机关形象就会大打折扣。公文的质量不能仅仅依靠综合办公室,更不能把问题交给领导,这是我们每一个经手人的事情,如何在拟稿时夯实基础,在修改时锦上添花,在印制时查漏补缺,这是大家要时刻考虑的事情。正如曹丕云所说:“盖文章,经国之大业,不朽之盛事”。

(二)勤写多练、善于思考和积累,把握好公文的写作规律

公文写作要肯动脑筋,不断探索和把握相关规定、工作规律及诀窍,不断地总结经验教训,要把这些运用到实际工作中。其实,写得多了大家就可以发现,公文写作的许多规律是可以把握的。如,为部署一项工作而行的公文,大致要解决这么三个问题:重要性和紧迫性——操作性——组织领导。公文第一部分就是要说明我们为什么要部署这项工作,理由从三个方面去找:形势和背景,现在存在的问题,不这样做的话会有什么严重后果。操作性是公文第二部分要解决的问题,主要说明组织上对这项工作有什么具体部署和要求,让公文接收单位或者台下参加会议的人怎样去做。第三部分强调要加强组织领导,确保这项工作落到实处。再如,工作计划和工作总结的区别。计划要列出几个具体方面,要很干净,具有可行性和可操作性,不要写太满,不要写太具体,为实际工作留下余地。工作总结和工作汇报,则要求照顾到方方面面,特别是工作的成绩不要全揽到某个人的身上。在写作当中要详细一些,点面结合,对一些“出彩”的事情甚至可以泼墨描述,以加深印象。

(三)尽可能的开展或参加专业培训

公文有其特定的格式、专用的词语、固定的结构,这些必须通过系统的学习才能进一步加强和提高,参加培训的人员也不应仅限于各单位、各部门主要负责公文写作的“特派员”,而应该尽可能的让更多的人参与。6月21日,综合办公室举办了一次相关业务的培训,期间与参加培训的人员就公文管理、公文写作、档案管理、政务信息写作以及固定资产的部分实操知识进行了探讨和交流。近日,在本人工作中发现,某些在培训时已经分析、讲解纠正过的错误依然在犯。原因在于拟稿人并非参与培训的“特派员”,在那些问题上仍不够清楚。在实际工作中,各部门大部分员工都有可能成为拟稿人,如果不参与培训,写起公文来可能还是如雾里看花。

文字能力的提高,需要有一个长期积累的过程。一两天的培训很难在参加者心里建成一个系统的有明确认识的体系。若可以在记忆的周期内对公文写作进行不间断的学习,相信大家公文写作的水平会越来越高的。

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