什么是公文

公文是在公务活动中形成和使用的文书材料,离开公务活动就不存在公务文书。换言之,公文格式就是把人类在社会生产活动中的思想。每一件公文的制发都是有其具体目的的。在现实管理活动中,公文的行文目的与要求一般是根据现实的需要而确定的。各机关应依据公文的行文目的及表现主题的需要来选用文种。公文写作:公文的作用及格式04-10公文写作:公文的特征及格式04-10公文写作:公文基础知识及写作04-10

公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式,经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料(包括电报,下同),是传达贯彻党和国家政策、方针,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。以下是小编收集整理了公文方面的资料,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

公文的概念

公文是在公务活动中形成和使用的文书材料,离开公务活动就不存在公务文书。法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据;公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于私人文书的本质所在。

公文有广义和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的,具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。

狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。通用公文指《公文处理办法》中规定的十二类十三种公文,专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文。

公文的类别

依不同标准,不同角度,公文有多种分类方式。

(1)通用公文与专用公文。

根据形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按公文形成和使用范围)划分,通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件,如请示、报告、函等,专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件,如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。

(2)对外公开文件、限国骨公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。

这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件,内容不涉及国家秘密,可以直接对国内外公开发布;限国内公开文件,内容虽不涉及国家秘密,但其内容不宜或不必向国外公布;内部使用文件,内容不涉及国家秘密,但不宜对社会公开,只有在本系统或本机关内部使用;秘密文件,内容含有一般国家秘密,泄露会使国家安全、利益遭受损害;机密文件,是指内容含有最重要的国家秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害;绝密文件,是指内容含有最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。

(3)上行文、平行文、下行文。

是公文制发机关根据行文方向而划分的。上行文,指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文;平行文,是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文;下行文,向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。

(4)规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。

是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的,用以规定行为规范的法规、规章等;领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章,指导、布置工作,阐明领导指导原则的文件;公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件;陈述呈请性文件指用于汇报工作,陈述情况,提出建议,请求指示或请求批准的文件;商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件;证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。

(5)平件、急件、特急件。

是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求,按常规处理的文件;急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件;特急件是指内容非常重要并特别紧急,需立即优先迅速传递处理的文件。

(6)收文、发文。

机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件;发文是指本机关制作发往外部的文件,本机关制成只供内部使用的也称发文。

公文的功能

公文是能够逾越时间与空间的限制,有效传递公务活动所需信息的重要工具,这一功能主要表现在下述方面:

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(l)公文用于传达贯彻党和国家方针政策和各项指令。

在公务活动中发挥领导和指导的作用,是加强集中领导,维护政令统一,保证工作步伐整齐一致的有效形式。

(2)公文是下级机关请示、报告工作,反映情况,沟通自下而上纵向联系的基本手段。

通过公文,使下情上达,为领导机关制定决策提供依据,同时,有利于对发生的问题予以及时处理。

(3)公文用于发布行政法规与规章,在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依,有规可循,从而逐步实现法制化、规范化。

(4)公文是沟通机关之间横向联系的纽带。

它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文,机关之间能够相互交流信息、商洽事务,在工作中取得协调与配合。

(5)公文具有较强的政策性、理论性,在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用,是教育干部和群众的好教材。

(6)公文是社会活动的真实纪录。

它印证了公文作者的合法身份;记录了各项管理活动的性质、状态;因此,具有重要的凭证作用。

公文格式写作指导

公文格式,简言之就是公文的表现形式。它是人类在漫长的社会历史发展过程中,通过实践,从语言到文字,不断的总结完善,提高发展,在约定俗成的基础上进行规范化、标准化,逐步形成和产生的书面语言文字表述形式。

换言之,公文格式就是把人类在社会生产活动中的思想。感情和行为,用文字从结构、内容到文字编写要求,通过一定介质一一书面形式表达出来。公文格式一般由公文标题、主要内容、结尾三部分内容组成。

公文格式既然是一种文章的表现形式,它是人类借助进行社会活动的工具。由于人们的生产劳动和社会活动涉及到社会的方方面面,所以公文的种类很多,而且每类公文又都有自己独特的表现方法、表述规律也就是表述形式,这些表述形式既相互联系又相互制约。

现在社会中,每一个国家都是使用公文这种工具来实施管理,公文则以其特有的文章功能,帮助行政机关实现对行政管理的领导和指导。

我国的国家行政机关公文,正是利用公文的文章功能,来充当行政工作的工具,领导和指导政府的工作的。

公务员考试申论公文写作指导倡议书

倡议书作为一种宣传动员类的公文,在历年公务员考试过程中多次测查。考察过程中,对情境性要求较高,倡议书要求具有现场感,具备号召力,能够号召广大民众参与其中。把握倡议书的写法,不论是在应对考试时,还是在日后的.实际工作中,都具有很大作用。

一、题型释义

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倡议书指的是由某一组织或社团拟定、就某事向社会提出建议或提议社会成员共同去做某事的书面文章。它作为日常应用写作中的一种常用文体,在现实社会中有着较广泛的使用。在公职类考试中,倡议书是为倡议、发起某项活动而写的号召性的公开提议性的专用书信。

二、书写格式

倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。

1、标题:居中书写

(1)单独写文种“倡议书”三个字居中。

(2)关于+主题+文种。(例:关于节约用水的倡议书)

(3)单独写主题(例:节约用水人人有责)

2、称呼(即倡议对象):根据所处的题目情景,确定合适的称呼,要注意符合题干要求。

3、正文:倡议书的主体部分。包括倡议目的以及倡议内容。

(1)倡议目的:倡议书的发出贵在引起广泛的响应,只有交待清楚倡议活动的原因,以及当时的各种背景事实,并申明发布倡议的目的,人们才会理解和信服,才会自觉的行动。倡议目的主要介绍倡议书发布后所要达到的效果,在答题过程中,在题干和材料中会有倡议目的的相关表述。

(2)倡议内容:倡议的内容一定要具体化。开展怎样的活动,都做哪些事情,具体要求是什么公文写作要用什么单位,它的价值和意义都有哪些均需写。倡议的具体内容一般是分条列项的,这样写往往清晰明确,一目了然。

4、结尾

结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。

5、落款

落款即在右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名,署上发倡议的日期。在作答时根据题目要求,一般情况下用XX年XX月XX日代替即可。

三、注意事项

1、书写倡议书时注意倡议对象,根据倡议对象确定倡议书的用语,如果倡议对象为广大民众,书写时语言需要通俗易懂;如果倡议对象是政府官员,则应该规范用语。

2、落款的书写注意不要透漏个人真实信息,涉及具体部门及人名、日期时一般用“xx年xx月xx日、xx部门”代替。

提醒大家,倡议书在不论在公职类考试中还是在日常工作中出现的频率都比较高,掌握倡议书的写法对日后工作有一定积极意义。

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公文写作指导

(1)明确行文目的与要求

每一件公文的制发都是有其具体目的的。为了确保公文的目的能够得到实现,公文撰稿人在写作之前对这些目的应该具有真正、深入的了解,以免无的放矢,文不对题。对此,撰稿人还要明确有关写作的具体要求。因为,在公文写作中,文章主题的确立、材料的取舍,以及表达方式的确定和文种的选择都是以行文目的及行文要求为依据的。

公文的行文目的是指公文制发者希望通过发布公文而实现的结果或某种状态。行文要求则是指为实现这一结果或状态而由制作者向受文者提出的有关公文的执行、答复等事项的具体规定或愿望。行文目的是公文的核心,文件的内容都是为实现这一目的服务的。同时,公文的表达方式及文种的的选择也要服从于实现行文目的需要。离开了行文目的,公文的内容、表达方式及文种的确定和选择就失去了依据和意义,文件自身也就因此而丧失了存在的价值。

在现实管理活动中,公文的行文目的与要求一般是根据现实的需要而确定的。制作者依据机关领导的授意而行事。授意必须清晰具体、确定无疑。要明确交待文件的收受对象、目的要求和主要内容。撰稿人要对机关领导的授意进行认真、细心地体会,并据此组织材料和写作。

(2)确立主题

公文的主题是指公文在汇报工作、说明事物、阐明政策中所表述的基本观点或主张,也就是公文的中心思想。从根本上来说,每一件行政公文的目的都是为反映某个问题,或依据一定的主张解决某个问题的。因而,公文的目的能否实现,在一定程度上取决于主题是否鲜明、正确。主题没有得到鲜明正确表现的文件是没有任何实效的。它们不仅无法为受文者提供某些有益的认识,有时甚至还会适得其反,即增加了受文者对某一问题认识的不确定性,从而使他们迷惑不解、手足无措。

现实生活中,有一部分公文的主题是根据机关领导的授意而确立的,还有一些公文的主题则是必须经过全面深入的调查研究才能确立。在确立主题的过程中,撰稿人最主要的任务是使主题具有高度的针对性,符合实际工作的需要,不仅有助于解决问题,同时还应便于受文者理解和执行。

(3)选择文种

文种,也就是公文名称。它是文件的一个不可缺少的组成部分。主要用以概括公文的性质、用途和作者的职权范围以及行文目的。公文文种不仅决定着文件的内容、结构及语言表述,同时也关系到公文的权威性和有效性。在撰写公文之前,作者必须正确地选择文种。

选择文种的依据主要以下四点:

其一,遵循国家关于公文处理法规的有关文种的规定。我国法规规定的公文种类包括命令、决定、指示、公告、通知等,公文制作者应根据实际需要从中选取,而不能生造或错用。

其二,依据作者与主要受文者之间的工作关系选择相应的文种。在选用文种时,如果不遵循机关之间的工作关系,在一定程度上会妨碍公文效用的发挥,严重的甚至会构成制作者的违法失职行为。

根据作者与主要受文者之的工作关系选择文种,要求撰稿人首先对这些关系有清楚的认识,以此来指导自己的行为。一般来说,当机关之间的关系不平等时,即是指导与被指导,领导与被领导的关系时,上级机关一般采用指导性、公布性的下行文种,如规定、决议、命令等,下级机关则使用陈述、申请性的上行文,往往采用商洽性文种,如函。呈请性或指令性的文种则不宜使用。

其三,依据制发机关的职权范围选用恰当的文种。

在现实管理活动中,有一些公文文种对使用者有明确的限制条件。只有具备这些条件的机关才可以采取这些文种。如命令,它是一种领导性文件,下级机关向上级机关行文或平行机关之间相互行文是不能够使用的。同时,也决非一切处于领导地位的机关或组织都可使用。任何机关都必须严格按照自身的职权范围行文,否则,所制发的公文一律无效。

其四,依据行为目的选择文种

各机关应依据公文的行文目的及表现主题的需要来选用文种。所选议程应该有助于实现行为目的和行为要求,有助于使公文主题得到正确、鲜明表现。在上行文中,报告和请示在性质上比较相近,但在表现主题、表明行文目的和要求等方面的作用却是不同的。报告可用于汇报工作、反映情况和提出建议,却不能表现有关请示事项的工作汇报或情况反映。文种选择不当,将会影响行文目的及行为要求的实现。

(4)调查研究、收集材料

材料对于公文写作来说是必不可少的,它既要确立公文主题的基础,同时又是表现主题的重要手段或工具。没有材料的支持,公文的主题就无法有效地表达出来,并为受文者很好地理解和接受。

在明确了行文目的与要求、选定公文文种之后,撰写者便应该通过深入调查研究来收集和占有材料。收集材料是占有材料的基础和前提,在收集过程中,材料的数量越大越好,要全面收集各种类型的材料。只有材料丰富、翔实,撰写人才有可能准确的把握事物的来龙去脉及其发展规律和条件。从而使文章具有较强的针对性及直接应用性。占有材料则是在广泛收集材料的基础上,经过认真分析或筛选而获得、吸收有用材料。

材料的来源除了现成的档案资料外,主要的是撰写人通过广泛、深入的调查研究所获得的第一手材料。在调查研究过程中,作者应该注意防止或消除各种主观因素的干扰。调查可采用会议、访问、问卷等方式来进行。对于调查所获得的资料,要进行认真的分析和整理,从中筛选出符合主题要求的材料,以求实现观点与材料的统一。切忌盲目地堆砌材料,以免降低文章的说服力和有效性。

(5)选择恰当的表达方式

说明、叙述、议论是公文常用的三种表达方式。在写作之前,撰稿人需要根据公文的性质、行为目的与要求以及受文对象的实际状况等因素,确定一种或几种符合主题表现要求的表达方式。

撰拟文稿

必要的准备工作完成以后,撰拟文稿的工作便可以进行了。它包括安排结构、拟写提纲、书定文稿三个步骤。

(1)安排结构

公文的结构即公文的组织构造,它是指公文的数据构成。在公文写作中,安排结构的涵议是指具体确定公文的数据构成,同时对数据的表达次序、相互间的衔接酴以及正文开头结尾的方式等进行筹划。

其一,确定公文数据构成

为维护公文的权威性和有效性,公文的数据项目必须完整有效。各项数据的确立应以使公文发生效用的各种要求为依据,绝对不能把一切与有效实现行文目的无关的数据也强扯进来,数据的确立应该坚持少而精的原则,并且构成一个统一、完整的体系。

为保证公文的质量,各项数据所表达的信息必须完整正确,使受文者能够准确把握作者的意图,同时消作思想认识上的不确定性。其次,数据项目的选择也还应参照公文的具体情况而进行,不可生搬硬套。

其二,确定正文的表述次序

正文数据项目的次序安排一般需要撰稿人根据实际情况进行灵活处理。例题的表述次序,可以使公文层次精晰、条理分明,同时也为受文者阅读和理解公文提供方便。在现实生活中,有些公文依据事物发展的时间顺序排列次序,其特点是以文件所反映的客观事物发展的时间顺序为数据排列的主要线索。有些公文则按事物总体的各部分的性质及相互关系进行排列,也有的以事物构成要素的逻辑次序为线索。但是,不论采用何种方式公文写作要用什么单位,都必须考虑到不同文种的特点,并根据该文种反映信息的角度及方式进行排列。

其三,安排好层次、段落间的衔接与转换

公文的层次及段落物衔接与转换应该做到前后连贯,形成一个严密完整的有机整体。这一问题如何处理得当,不仅能够使公文结构更加周密严谨,文风顺畅通达,而且也有利于受文者阅读和理解。

具体衔接和转换方式的选择,应该视具体情况而定,尽量选取有效而又简洁的形式。同时,恰当地运用各种关联词,使之有效而又简洁的形式。同时,恰当地运用各种关联词,使之很好地发挥出承上启下的作用,从而进一步维护和突出公文的整体性。

其四,写好开头与结尾

公文的开头和结尾也是整篇内容的一个重要组成部分。它们的表述是否恰当或有力,在一定程度上也会对公文的质量产生影响。

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公文的开头大都采取开门见山式,直接、平实是其显著特点。就其具体的表现形式来说,主要包括以下几种:以简要文字交待制发公文的目的和根据;简明揭示全文主题;概述有关制发公文的背景;阐明基本观点,以提问的形式表达出公文的结论;表明批准、批转、转发执行的态度;表示贺意、敬意、谢意等。

公文的结尾,又称结语,其功能主要在于维护公文的完整性,加深受文者对正文的理解。具有简练的特点。其形式也多种多样,主要有:使用专用词语,总结全文;对主题进行简要概括或强调,以加深读者的理解;再次强调行文目的或行为要求,发出号召,提出要求和希望;说明生效、施行时间或处罚措施等有关事项。

(2)拟写提纲

提纲即指公文的写作计划。在动笔之前,撰写人对全文的结构安排应有通盘考虑,据此对材料及各层次、段落的衔接与转换作出恰当的安排。

公文的提纲一般包括下述内容:公文标题;公文的开头;公文正文的表述层次与各层次中的论点、论据与安数安排;各个层次、段落间的衔接、转换、呼应;公文的结尾及其它数据项目。

(3)书写文稿

公文提纲拟定之后,就可以据此写作文稿。文稿应在各式规范的发文稿纸上形成,在写作时,公文中的人名、地名、数字、引文必须准确;引用公文需先引标题;后引发文字号,日期应写具体的年月日。此外,字迹要清晰规范,公文的结构层次也按统一规定书写。

(4)审核修改

对于初创文稿的审核和修改也是非常重要的。审核修改的步骤是:首先由撰写者自己仔细推敲修改,对于重要的文稿则需提交组织讨论或请示领导。领导核稿是最后一道关口。

公文审核修改的内容主要是:文稿内容是否符合国家的法律、法规、政策;文字表述的准确性:文稿中所提工作原则、措施的可行性;书写字迹及文稿格式的规范性等内容。

(5)签发定稿

签发是指机关或组织的领导人在对文稿作出终审核准之后,批准正式定稿并予以签署。这是公文生效的必经程序。它实际上是对文稿的一次全面核查。只有这项工作完成以后,公文才可发挥执行效用

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