公文写作质量管理体系文件控制程序.doc

公文写作质量管理体系文件控制程序文件控制程序编号:-2005-11.目的对和组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用均为有效版本。适用于和质量管理体系有关的文件控制。管理性文件包括质量手册、程序文件、质量计划、管理制度、合格供方名单及外来管理性文件和相应的表格;b.目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。

公文写作质量管理体系文件控制程序文件控制程序编号:-2005-11.目的对和组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用均为有效版本。2.范围 适用于和质量管理体系有关的文件控制。3.职责总经理负责批准发布质量手册。管理者代表负责审核质量手册。各部门负责相关文件的编制、使用。生技部负责组织对现有体系文件的定期评审。4.程序文件的分类文件分为技术性文件和管理性文件俩大类。a.管理性文件包括质量手册、程序文件、质量计划、管理制度、合格供方名单及外来管理性文件和相应的表格;b.技术性文件包括设计文件、工艺文件、检验规程、作业指导书、产品标准等和外来技术文件。文件的编号质量手册的编号:SF – QM – □文件编制的年代号质量手册代号企业代号程序文件的编号:SF – QP □ – □文件编制的年代号程序文件标准对应章节号程序文件的代号企业代号质量计划、管理制度、作业指导书等第三层次文件的编号:SF – ZD □ – □文件序号质量手册中文件章节号作业指导书代号企业代号记录:SF – QR □- □文件序号质量手册中文件章节号记录代号企业代号 设计、工艺文件规程的编号按原文件编号或技术文件管理部门自行编制。

各部门分发代号总经理 01管理者代表 02 生技部 03 供销部 04质检部 05车间 06仓库 07文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的。a.质量手册由生技部组织编写,管理者代表审核,上报总经理批准发布,由生技部文件资料管理员负责登记、发放;b.各部门的文件由各部门组织编写,由部长审核,上报管理者代表批准发布。由文件资料管理员负责登记、发放;c.确保文件使用的各场所都应得到相应的有效版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”俩大类,所有受控文件在文件封面上盖有“受控”章,分发后的文件注明分发号。文件的更改a.质量手册由生技部更改,填写《文件更改申请单》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由生技部负责收回原文件和新文件发放工作,且应保留文件更改内容的记录。b.其它文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其它部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;c.所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。

文件的领用a.文件领用应填写《文件发放范围》,经管理者代表审批方可进行发放和领用;b.因破损而重新领用的新文件,分发号不变,且收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,且注明已丢失的文件的编号和分发号,发放部门作好相应的发放签收记录。文件的保存、作废和销毁文件的保存a.已存档的文件都必须分类存放,保证干燥通风、安全;b.各部门保管的在用文件,也要妥善保管,生技部每季度组织检查一次;c.所有文件公文写作管控方案,生技部应及时将受控文件填写到《受控文件清单》中;d.任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰,易于识别和检索。文件的作废和销毁a.所有失效或作废文件由相关部门文件资料员及时从所有发放或使用场所撤出,加盖“作废”印章,确保防止作废文件非预期使用;b.为某种原因需保留的作废件,应盖有“作废保留”印章;c.对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请表》,经管理者代表批准后,由生技部或授权部门销毁。文件的借阅、复制借阅、复制和质量体系相关的文件,应得到相关部门负责人批准后向文件资料管理员借阅、复制,且填写借阅、复制记录。外来文件的控制收到外来文件的部门,应识别其适用性,且填写《外来受控文件清单》中公文写作管控方案,如产品标准、原材料标准、外来技术文件等。

生技部组织各部门对在用文件进行定期评审,必要时予以修改,每年不少于一次。文件承载的媒体能够是纸张,也能够制成软件。5.相关文件《记录控制程序》-20056.记录《文件发放、回收记录》 -01《文件借阅、复制记录》 -02《受控文件清单》-03《归档登记表》-04《文件更改申请》-05《文件销毁申请》-06《文件发放范围》-07《顾客来图来样移交清单》 -08认证标志控制程序SF--2005-21. 目的针对认证产品的标志加以管理和控制,确保认证标志在使用过程中的正确使用。2.主题内容本程序对认证产品标志的管理、控制和正确使用作出规定。3.适用范围本程序适用于公司所有认证产品。4. 职责质量负责人负责认证标志的归口管理,确保认证标志的正确使用。5. 标志的管理5. 1认证标志的购买5. 2保管本公司的认证标志由质检部专人保管。5. 3标志的使用5. 3. 1需张贴认证标志的产品,由质检部门负责人根据本公司的生产合同和生产通知单的具体数量向管代(质量负责人)报批,标志管理员根据《认证标志领用登记表》的具体数量进行收放。5. 3. 2所有认证标志张贴的位置必须明显,便于检查。母线槽产品贴在铭牌的右上角。

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确保不合格品和获证产品变更后未经认证机构确认不加贴强制性认证标志。6. 支持文件《认证标志领用登记表》-09记录控制程序编号:-20051.目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。2.范围适用于为证明产品符合要求和质量体系有效运行的记录。3.职责生技部负责监督、管理各部门的记录。各部门负责收集、整理、保管本部门的记录。3. 生技部负责保管超过一年之上的记录。4.程序各部门负责收集、整理、保存本部门的记录。记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》执行。记录填写记录填写要及时、真实,内容完整,字迹清晰,不得随意涂改,如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,且将该项用单杠划去,各相关负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原始数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。记录的保存、保护各部门应把自己的记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风干燥的地方,所有的记录保持清洁,字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录,对于保存一年之上的记录交生技部的文件资料管理员保存。生技部编制《记录清单》,将本公司所有的记录格式汇总,内容包括名称、编号、保存期,使用部门等内容,交管理者代表审批,原始样本由生技部保存。

生技部每半年检查一次各部门的记录使用和管理情况。记录的发放、借阅和复制a. 生技部负责填写《文件发放、回收记录》;b.各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复制者要经相应部门负责人批准,且填写《文件借阅、复制记录》。记录的销毁处理记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由文件资料管理员填写《文件销毁申请》,交生技部审核,报管理者代表批准,由授权人销毁。记录格式各部门的记录格式由各部门负责编制,由部门负责人审批,报生技部备案。记录格式设计更改,执行《文件控制程序》中 条规定。5.相关文件《文件控制程序》-20056.记录《记录清单》-01《文件发放、回收记录》 -01《文件借阅、复制记录》 -02《文件销毁申请》-06管理评审控制程序-20051.目的按计划的时间间隔评审质量管理体系,确保其持续的适宜性、充分性和有效性。2.范围适用于对本公司质量管理体系的评审。3.职责总经理主持管理评审活动。管理者代表负责向总经理方案质量管理体系运行情况,提出改进建议,编写相应的管理评审方案。管理者代表负责评审计划的制定、收集且提供管理评审所需的资料,负责对评审后的纠正,预防措施进行跟踪和验证。

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各相关部门负责准备、提供和本部门工作有关的评审所需资料,且负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施。4.程序管理评审计划每年至少进行一次管理评审,可结合内审后的结果进行,也可根据需要安排。管理者代表于每次管理评审前一个月编制《管理评审计划通知单》,报总经理审核、批准。计划主要内容包括:a.评审时间;b.评审目的;c.评审范围及评审重点;d.参加评审部门(人员);e.评审依据;f.评审内容。当出现下列情况之一时可增加管理评审频次。a.本公司组织机构、产品范围、资源配置发生变化时;b.发生重大质量事故或用户关于质量有严重投诉或投诉连续发生时;c.当法律法规、标准及其他要求有变化时;d.市场需求发生重大变化时;e.即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时;f.质量审核时发现严重不合格时。管理评审输入管理评审输入应包括和以下方面有关的当前的业绩和改进的机会:a.审核结果,包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核,产品质量审核等的结果;b.顾客的反馈,包括满意程度的测量结果及和顾客沟通的结果等;c.过程的业绩和产品的符合性,包括过程、产品测量和监控的结果;d.改进、预防和纠正措施的状况,包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果;e.以往管理评审跟踪措施的实施有效性;f.可能影响质量管理体系的各种变化,包括内外环境的变化,如法律法规的变化,新技术、新工艺、新设备的开发等;g.质量管理体系运行状况,包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性。

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评审准备预定评审前十天,管理者代表以书面形式向总经理汇报现阶段质量管理体系运行情况且提交本次评审计划通知单。管理者代表负责根据评审输入的要求,组织评审资料的收集,准备必要的文件,评审资料由总经理确认。管理者代表向参加评审的人员发放《管理评审计划通知单》。管理评审会议a.总经理主持评审会议,各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价,对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施,确定责任人和整改时间;b.总经理对所涉及的评审内容作出结论(包括进一步调查、验证等)。管理评审输出管理评审的输出应包括以下方面有关的措施:a.质量管理体系及其过程的改进,包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价;b.和顾客要求有关的产品的改进,对现有产品符合要求的评价,包括是否需要进行产品、过程审核等和评审内容相关的要求;c.资源需求、改进的建议等。会议结束后,由管理者代表根据管理评审输出要求进行总结,编写《管理评审方案》,经总经理审核、批准,且发至相应部门且监控执行。本次管理评审输出能够作为下次管理评审的输入。改进、纠正、预防措施的实施和验证。管理者代表根据《纠正措施控制程序》、《预防措施控制程序》的规定,对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。

如果评审结果引起文件更改、应执行《文件控制程序》。管理评审有关记录保存期 3年。5.相关文件《内部审核程序》SF -2005《纠正措施控制程序》 SF -2005《预防措施控制程序》 SF -2005《文件控制程序》SF -2005《记录控制程序》 SF -20056.记录《管理评审计划通知单》 SF -01《管理评审会议记录》 SF -02《管理评审方案》SF -03《纠正和预防措施处理单》SF –-02人力资源控制程序-20051.目的使所有从事质量管理体系有关的人员能胜任本职工作。2.适用范围适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员,包括临时雇用的人员,必要时仍包括供方的人员。3.职责生技部负责本公司《年度培训计划》的制定、监督、实施和新职工上岗基础教育,且对培训效果进行评估。管理者代表负责批准本公司年度培训计划,批准各部门负责人的任职要求。4.程序在每年的一月份各职能部门根据工作需要,提出培训申请,生技部根据各部门的培训申请,评价人员的能力,确定从事影响产品质量工作所必要的能力,编制培训计划,且报管理者代表批准。培训计划的内容包括:a.培训内容;b.培训人员;c.培训时间 ;d.培训方法。

培训教师可外请或内聘有一定资格,熟练掌握所授材料内容,且有实践经验的人担任。培训要求每年都要对全体员工进行本企业管理知识的培训,培训教材是本企业质量手册和程序文件。新工人的培训,除进行质量管理知识培训外,仍应进行厂规、厂纪、安全知识、岗位技能的培训。生产设备的操作人员应接受操作技能的培训,且经考核合格后,持本公司颁发的操作证,才能上岗操作。特殊工种的操作人员如:电工、电焊工等仍应通过上级主管部门组织的培训考核,持有相关资格证书才能够从事岗位工作。验证人员如:检验员、计量员、内审员也应经过专业培训,且经考核合格后,持证上岗工作。技术人员应每年进行“再教育”避免知识老化。主要管理人员应掌握、建立、实施和保持质量管理的基本知识,且能有效运用。应对所有培训人员的培训效果进行考核,且建立培训档案,培训档案的内容包括:培训内容、课时、培训时间、培训效果评价。培训记录生技部保管。保存期为长期。5.相关文件《记录的控制程序》 SF –-20056.记录《年度培训计划》SF -01《员工培训记录》SF -02《员工培训档案》SF -03《人力资源评价表》SF -04设施和工作环境控制程序

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