公文管理实施细则

为了加强公司公文管理工作,提高公文写作水平,使之规范化、制度化、科学化,特制定本细则。总经理工作部文书职责:负责公文管理工作,确保公文正常运转,得到及时、准确、安全处理,并负责本细则发布后的培训、指导。各部门相关人员应按照本细则规定执行,并接受培训、指导。公司总经理工作部文书通过对各部门执行程序合规性检查,评价本细则执行的有效性。

公文管理实施细则编号 :GHZZ- – 03- – 03/XD目录 1 目的„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 2 适用范围„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 3 引用标准及关联子系统„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 4 专用术语定义„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 5 执行程序„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2 6 职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5 7 检查与评价„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5 8 反馈„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5 附录„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„51 目的 为了加强公司公文管理工作,提高公文写作水平,使之规范化、制度化、科学化,特制定本细则。 2 适用范围 本标准适用于 XX 徐州发电有限公司公文管理工作。

3 引用标准及关联子系统 3.1 XX 电力管控体系《公文处理管理办法》(GHZZ-03-03) 3.2 XX 电力管控体系《公文写作管理办法》(GHZZ-03-04) 4 专用术语定义 4.1 公文:是传达、贯彻党和国家的方针、政策及上级主管部门有关精神,请示、报告、指导、答复和商洽工作公文写作管控方案,加强各方面联系,以及处理日常业务的重要工具,是具有法定效力和规范体式的文书。 4.2 公文处理:是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 4.2.1 发文办理:是指以本单位名义制发公文的过程。一般包括拟稿、审核、会签、编号、复核、核签、签发、文印、用印、登记、分发等程序。 4.2.2 收文办理:是指对收到公文的办理过程,一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档、销毁等程序。 4.2.3 传真:是对外快捷、安全传递信息的一种公文。 4.2.4签报:是公司各部门向公司领导反映情况、请示和汇报工作的一种公文。 4.3 公文种类 4.3.1 请示:向上级(指国家政府部门、上级单位,下同)请求指示、批准,用“请示”; 4.3.2 报告: 向上级汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问,用“报告”; 4.3.3 决定: 对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位或个人,变更或撤销下级单位不适当的决定事项,用“决定”。

4.3.4 批复:答复下级单位请示事项,用“批复”。 4.3.5 通报:传达重要精神或情况,表彰先进,批评错误,用“通报”。 4.3.6 通知:转发上级和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项,发布规章制度、布置工作,干部任免和机构设置调整,用“通知”。 4.3.7 函:平行单位或不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项,用“函”。 4.3.8 会议纪要:记载、传达会议情况和议定的事项,要求与会或有关单位共同遵守、执行,用“会议纪要”。一般有两种方式:一是以会议纪要名称为文头的可不盖章印发;二是会议纪要为附件的以通知印发。 4.3.9 意见:对重要问题提出见解和处理办法,用“意见”。 5 执行程序总经理工作部是公司公文管理的归口管理机构,主管本单位的公文处理工作并指导各职能部门处理工作。 5.1 发文办理 5.1.1 发文办理程序(见附录 1) 5.1.1.1 公文拟稿应符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况属实、观点明确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

5.1.1.2 公文审核:部门负责人负责审核,审核的重点是:是否确需行文。行文方式是否妥当。是否需要协商、会签其他部门。公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合《XX电力公司公文写作管理办法》的规定。 5.1.1.3 公文会签:发文涉及到其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请公司主管领导协调或裁定。 5.1.1.4 公文编号、复核:总经理工作部对主办部门提交的发文进行编号、复核后,由主办单位送呈公司领导签发。 5.1.1.5 公文签发(核签):公司发文应根据分工和授权由总经理或副总经理签发。事关重大的文件应先经副总经理核签后,由总经理签发。各级领导签发公文,必须签名,不得划圈。已经签发的文稿,如需对文稿进行实质性修改时,须重新请原签发人审定。 5.1.1.6 纸质公文的制发:发文由主办部门负责文印和校对。印制文件要整洁、清晰、符合公文格式要求。应严格控制文印份数,不得随意增加。校对工作是对公文做最后的把关,应确保公文准确无误。

5.1.1.7 公文用印:出系统公文以纸质文件发送,需要用印。按照用印规则在文件的成文日期上加盖公司公章,用印数与文件份数相符。 5.1.1.8 公文分发:总经理工作部根据文件份数和主送单位等标识进行分发。 5.2 电子公文的制发 5.2.1 电子公文的办理流程同纸质公文。 5.2.2 向XX电力公司发文要求使用电子公文格式,在指定的电子公文网上发送。 5.2.3 电子公文上加放电子公章时,要确保电子公章的安全性。 5.3 收文办理 5.3.1 收文办理程序(见附录 2) 5.3.1.1 电子文件处理:文书从 XX 邮件中接收公文后,在当日应内完成登记目录、录入、并发送至总经理工作部经理拟办。总经理工作部经理依据领导分工进行处理。主管领导根据部门职责情况批示后,流转至文书处,文书根据领导的批示意见将文件进行分发,并电话提示承办部门经理及时办理。如遇到紧急文件文书可根据部门职责分工先行将文件发送至部门经理阅办公文写作管控方案,并督促主管领导及时批阅。文件传阅结束后,文书对文件进行归档。 5.3.1.2 纸质文件处理:江苏省电力公司、南京监管办公室、徐州市政府等单位寄送的红头文件及传真等纸质文件,经总经理工作部经理审核后需做收文处理的,由文书进行扫描后按电子文件流程进行。

5.3.1.3 保密文件处理:可使用纸质公文处理单(见附录 3 )进行传阅。传阅流程如下:文书进行文件内容登记,并将文件附后,总经理工作部经理提出拟办意见,文书依据拟办意见请主管领导批示。主管领导批示后文书依据批示意见进行传阅。传阅结束后文书将文件封存归档。 5.3.1.4 会议资料归档:公司领导和各职能部门的人员参加上级机关召开会议期间收到的重要公文(包括正式文件和重要材料),会后应及时交到总经理工作部归档。 5.3.2 公文承办:承办工作主要由有关领导和职能部门及单位负责。承办人要认真研究交办公文的内容和批办意见,并抓紧时间处理,其中一般公文,主办单位传阅处理不得超过 5 天,会办单位不得超过 2 天,紧急公文,主办、会办单位传阅处理时间必须在文件内容要求的期限内完成。传阅处理完毕后,承办人要在 oa 流转系统中及时签署“已阅或请×××办理”等意见,部门经理可将文件传至员工层。 5.3.3 公文催办:重要公文和有时间要求的公文,总经理工作部一定要催办,催办工作由文书人员负责,一般采取电话催办及实地催办方式。被催办的单位应及时给以答复,部门领导也要亲自过问,确实有困难完不成的,应说明情况,并请有关领导裁定。

5.4 签报办理: 5.4.1 签报办理程序 (见附录4) 5.4.2 拟写签报要一事一报,文字简洁;请示问题的签报,请示事项要明确;如涉及其他部门职能,应送有关部门会签后。交由总经理工作部送呈主管领导阅批,主管领导阅批后转有关部门办理。 5.4.3 签报应统一编号,编号规则为:XX 徐电+部门代字 +签+〔年份〕+流水号。部门代字(见附录5) 5.4.4 签报格式(见附录 6)。 内部签报的主送称呼统一为:公司领导。 5.4.5 签报由各部门留存。 5.5 传真 5.5.1 传真根据岗位职责和授权范围进行签发。 5.5.2 传真流程(见附录 7) 5.5.3 传真格式(见附录 8) 5.6 公文管理 5.6.1 登记管理:总经理工作部等一些收发量较大的部门(单位)要建立公文(文件)传阅(借阅)登记簿,保证各种公文能得到及时、正确的处理。 5.6.2 文印管理:正式文件由后勤保障部文印室负责打印。 5.6.3 发送管理:公文发送主要包括下发、上报和抄送三种形式。无论是何种形式,都要认真进行登记。公文寄送,原则上由总经理工作部文书统一负责。 5.6.4 阅读管理:所有 OA 用户每天上、下午上班时必须及时登录 OA 系统查看文件,并始终使 OA系统处于“在线”状态,确保信息和联络畅通。

如因出差或出差时间较长,须指定授权的公文代办人代办。部门经理可依据工作需要将文件流转至部门主管。保密文件需总经理工作部文书送至公司领导及办理人员处进行批示和传阅,其它文件均在 oa 公文流转系统中进行阅读。 5.6.5 存放管理:公文的存放地点应安全、保密,便于调用。严禁将公文混夹在报刊里或随意带出总经理工作部,更不得私自保存。文秘或公文管理人员要定期对所管公文进行清点核对,尤其是在节假日放假之前,以防止公文丢失。 5.7 行文规则 5.7.1 行文应当确有必要,注重实效。各部门应根据各自的隶属关系和职权范围行文。凡跨越本部门的事项必须由主管部门行文,行文按照一文一事原则。 5.7.2 一般情况下不能越级行文,应逐级上报、逐级下达。紧急事项或需要各级周知办理的,方可同时抄给从属单位。 5.7.3 向上级请示,不得同时主送两个机关,不要同时抄送下级或同级机关。 5.7.4 请示公文,应当一文一事,报告不得夹带请示事项。除上级领导直接交办的事项外,不要直送领导个人。向下属部门转发公文如无补充内容,不必抄报原发文机关,如有补充,必要时只抄报补充部分;转发多单位转发来的公文,如各转发单位没有补充内容,应只转发原始发文单位的公文。

5.7.5 主送和抄送单位应明确划分,抄送单位要严格控制,可抄可不抄的一律不抄。 5.7.6 平行单位可以联合发文,上级和下级单位不能联合发文。 5.8 公文归档 5.8.1 公文办理完毕后,应当根据 《中华人民共和国档案法》和《XX 公司电力企业档案工作手册》中有关规定,及时进行整理、归档。 5.8.2 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(归档),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用,并确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。 5.8.3 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经总经理工作部负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。 6 6 职责 6.1 总经理工作部经理职责:负责监督各部门对本细则的执行情况,并解决各部门在执行本细则过程中遇到的问题。 6.2 总经理工作部文书职责:负责公文管理工作,确保公文正常运转,得到及时、准确、安全处理,并负责本细则发布后的培训、指导。 6.3 各部门经理职责:负责检查本部门公文承办情况,做到件件有结果。承办的公文应及时办理,不得延误、推诿。

一般公文处理时间不超过7天;重要公文不超过14天;紧急公文要按时限要求处理。部门行文要少而精,阅文要认真细致。 6.4 各部门相关人员应按照本细则规定执行,并接受培训、指导。 7 7 检查与评价 7.1 公司总经理工作部负责对本细则执行情况进行每年一次的检查。 7.2 公司总经理工作部文书通过对各部门执行程序合规性检查,评价本细则执行的有效性。 7.3 检查评价结果由总经理工作部填写检查评价表(见附录 9),经公司领导审批后发至各部门。 8 反馈 各相应部门在接到检查评价表后,必须在规定时间内完成存在问题的整改计划,填写反馈表(见附录 10),并反馈至总经理工作部。 附录: 附录 1: XX 徐州发电有限公司发文程序 附录 2: XX 徐州发电有限公司公司收文程序 附录 3: XX 徐州发电有限公司收文处理单 附录4: XX徐州发电有限公司签报办理程序 附录5: XX徐州发电有限公司签报格式 附录6: XX徐州发电有限公司部门代字 附录7: XX徐州发电有限公司传真流程图 附录8: XX徐州发电有限公司传真格式 附录9: XX徐州发电有限公司公文管理实施细则执行情况检查评价表 附录10: XX徐州发电有限公司公文管理实施细则执行情况检查评价反馈表 附录1 1: XX 徐州发电有限公司发文程序拟稿 主办部门 审核 主办部门经理 签发 主管领导 编号、核稿 总经理工作部 会签 会签部门 可选环节 文印、校对 主办部门 用印、分发 总经理工作部 附录 2: XX 徐州发电有限公司收文程序收文登记 总经理工作部 拟办 总经理工作部经理 批示 有关领导 中转 总经理工作部 办理 主办部门 附录 3 : X XX 徐州发电有限公司 收文处理单 来文 单位 收文编号 来文 字号 收文日期 文 件 标 题拟 办 意 见领 导 批 示传 阅 签 字办 理 结 果附录 4:X XX 徐州发电有限公司 签报办理程序起草 主办部门 审核 主办部门经 理 登记、拟办 总经理工作部 会签 会签部门 可选环节 办理 有关部…

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