谈谈公文的特定格式及应用中常见的问题

谈谈公文的特定格式及应用中常见问题《格式》中将公文的格式划分为标准格式和特定格式。但在公文处理实际工作中,这些特定格式的公文被广泛使用,其作用和效力与标准格式的公文相同,只是表现形式有所不同而已。由于很多实际工作者对3种特定格式的公文区辨不清,经常会出现一些不合规范的问题,因此很有必要对其进行辨析。

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谈谈公文的特定格式及应用中常见问题

《党政机关公文格式》(GB/T9704–2012)(以下简称格式)颁行于2012年6月29日,至今已近10年之久。这是党政机关和企事业单位在公文处理实践中必须统一遵循的国家标准法式。《格式》中将公文的格式划分为标准格式和特定格式。所谓“特定格式”是相对于公文的标准格式而言的,是公文标准格式的补充,具体包括信函格式、命令(令)格式、纪要格式三种,其公文组成要素的标注规则有别于公文的标准格式的要求。但在公文处理实际工作中,这些特定格式的公文被广泛使用,其作用和效力与标准格式的公文相同,只是表现形式有所不同而已。由于很多实际工作者对3种特定格式的公文区辨不清,经常会出现一些不合规范的问题,因此很有必要对其进行辨析。

一、3种特定格式的区别

(一)对应的文种不同。3种特定的公文格式,其所对应使用的文种名称是有所区别的,具体表现为采用命令(令)格式的公文,其所使用的文种只能是“命令”或者“令”;采用纪要格式拟制的公文,其所涉及的文种则只能是“纪要”,故而这两种特定格式与其所使用的文种之间具有严格的一一绑定的关系,是严格

对应的;而采用信函格式的公文,其所涉及的文种就相对宽泛,因为它不仅仅限于“函”, 是针对非普发性公文所采用的一种格式,它是一种特定的公文格式,并不是一个文种,与我们通常所说的“函”文种有着很大的区别。相对于公文的标准格式而言,信函格式相对简单,易于操作,由发文机关按照规定在行文时选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种,多见于通知、批复、意见、函等文种的拟制。

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(二)效能功用不同。长期以来,公文的信函格式被各级党政机关普遍使用,通常用于答复、解释或说明某一具体事项,发挥了重要作用,使用频率非常高。但在具体实践中,命令(令)格式则体现出了国家政令的权威性和统一性,根据《党政机关公文处理工作条例》的规定,命令(令)适用于公布法规和规章,宣布施行重大强制性措施,批准授予和晋升衔级,嘉奖有关单位和人员。这些命令性事项,显然是其它文种所不具备的。纪要格式则是专门记载会议议定事项的一种固定格式。根据《党政机关公文处理工作条例》规定,纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。在实际工作中,各级党政机关例行会议、专题会议等讨论议定的事项和会议主要情况可通过纪要的形式印发,作为指导机关开展工作的依据。这样,就使得纪要格式仅具有单独的记载功能,不像信函格式尤其是命令(令)格式那样的权威性和效力。

(三)发文机关标志不同。上述这3种格式的公文,其外在的结构表现形式有相同之处,但也有较为明显的差异。采用信函格式的公文,发文机关标志推荐使用红色小标宋体字,大小自定。使用发文机关全称或者规范化简称,联合行文时,使用主办机关标志。发文机关名称之后不加“文件”二字。采用命令(令)格式的发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成,一般不使用发文机关规范化简称。这点显然与信函格式的公文发文机关标志具有明显差异。联合发布的命令(令),发文机关名称顺序分行编排,两端对齐,“命令” 或“令”字置于所有联署发文机关名称右侧,上下居中编排。纪要格式是以固定版头印发会议纪要的特定格式,纪要标志由“XXXXX纪要”组成,不加“文件”二字,居中排布。

(四)距离版心上边缘的尺寸规格不同。信函格式的公文,发文机关标志上边缘至上页边为30mm,居中排布。与通用公文格式相比,发文机关标志往上移了42 mm。采用命令(令)格式的公文,发文机关标志上边缘至版心上边缘为20 mm,推荐

使用红色小标宋体字,字号大小由发文机关自定。采用纪要格式的公文,上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字,字号大小自定。

(五)发文字号标识位置不同。信函格式的公文,发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8;采用命令(令)格式的公文,其发文字号称为令号。令号是命令(令)的编号,作用等同于发文字号,发文机关标志下空二行居中编排令号,一般采用“第× ×号”的形式,不编虚位。采用纪要格式印制的公文,其发文字号称为编号,作用等同于发文字号,可居中编排在发文机关标志下空二行位置,可以采用“第× ×号”的形式,不编虚位。

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(六)标题和分隔线要求不同。信函格式的公文,标题应当采用发文机关名称、事由、文种3个要素齐全,发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布;命令(令)一般无标题,令号和正文之间无红色分隔线;采用纪要格式的公文,其标题应当写为“关于研究××问题的的纪要”或者“会议名称+纪要”。

(七)版记标示不同。与一般公文格式相比,信函格式公文版记中不加印发机关和印发日期,只有抄送机关,抄送机关上下不加分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。采用命令(令)格式的公文,由于其正文很短,一般没有版记;采用纪要格式的公文,其版记需要标注“分送”。此外,像信函格式的公文首页不显示页码,命令(令)格式的公文之需要加盖领导人的签名章,纪要文种不需加盖印章等等,也都具有明显的区别和拟制要求。

二、实际使用中容易出现的几个常见问题

(一)将函与信函格式混为一谈

这个问题在实践中表现得比较突出。毋庸置疑,“函”是《党政机关公文处理工作条例》中明文规定的公文种类,属于正式公文文种;而信函格式却是公文的一种特定格式,其所包括的文种决不仅限于函,还可以是通知、意见、批复等等,具有极为广泛的使用性,所以在实践中信函格式备受青睐,使用频率很高。这样看来,就很明确函是一个具体文种,而信函格式则是公文的一种特定

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表现形式。至于便函与函及信函格式,就更风马牛不相及。在此,就涉及一个问题,究竟在什么情况下使用标准格式,又在什么情况下采用信函格式?有人认为,当公文所涉及的内容重大或者比较重要时应采用标准格式,而一般性的问题和事项则采用信函格式。需要明确的是,这种观点是不正确的。究竟是采用标准格式还是信函格式,主要目的是为了体现对受文单位的尊重,而与公文内容的重要程度无关。对此,应当予以重视。

(二)上行文采用信函格式

这也是实践中人们普遍心存疑惑的问题。函是唯一的平行文,在不相隶属的机关单位之间往来使用,其频率之高应当仅次于通知。但在实践中给人们提出了一个问题,那就是上行文的请示、报告以及意见(上行)可不可以采用信函格式呢?答案是否定的。最主要的原因是根据公文法规的规定,所有上报的公文(原来仅限于请示)必须标注签发人姓名。也就是说,如果上报的公文采用信函格式的话,那么领导人签发姓名放在什么位置呢?由此可见,上行文决然不可以采用信函格式。

(三)将“命令”和“令”割裂开来

由于《党政机关公文处理工作条例》中在列述公文种类时,将“命令(令)”没有专门分开,而是采用后加括号的形式,因而在公文写作研究和实践中,有人认为这是两个文种,有人认为是一个。例如有人提出“中华人民共和国主席令”不能写作“中华人民共和国主席命令”,不是恰好说明了命令与令是两个不同的文种吗,所以命令与令,应该各有其功能和行文方式。命令和令,是两个不同的文种,不能简单地以为令是命令的简称。那么到底应当怎样使用?笔者认为, 命令和令产生的时间很早,期间经历了反反复复,由合到分,又由分到合的历史发展过程。国务院秘书厅1957年公布的《关于公文文种和体式的几点意见》以及1987年2月18日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》都将其分开,标明两个文种是不同的。但从大量的公文处理实践中发现这两个文种无论从性质上看,还是从使用功能上看并没有实质性的区别,所以从1993年的公文法规开始至今,一直又是合并状态,以括号显示,这就表明命令和(令)是一个概念的不同称谓,并不是两个不同的文种。二者的适用范围是完全相同的。在具体实践中的把握公文写作中条款项,应当是看究竟是用“命令”还是

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用“令”哪个更顺当的问题。通常来讲,“命令”所涉及的内容多指物,而“令”所涉及的多指人。所以,不能说“命令和“令””是两个不同的文种。在格式上,嘉奖令、惩戒令、任免令、特赦令等多采用特定格式,而行政令,动员令诸如《向全国进军的命令》《关于统一使用法定计量单位的命令》等等,则应采用标准格式。

(四)纪要格式的使用较为随意

由于纪要格式有别于公文的标准格式,而且目前各级党政机关的纪要格式五花八门,很难规定统一的样式。值得注意的是,纪要格式也只适用于纪要文种,纪要格式与纪要文种也是严格绑定的。

但在具体实践中,纪要是以会议的名义制发的,所以其标题的最基本写法是“会议名称+文种”。在写作中,如会议名称是“…………会议”,为避免重复,文种只标“纪要”两字即可,如《全国档案工作会议纪要》《 XXX省林业工作会议纪要》;如会议名称是“………会”,如座谈会、研讨会、现场会、交流会等,文种一般应标写齐全,如《广西壮族自治区人民政府百色地区撤地设市现场办公会会议纪要》《漳河水库环境监管座谈会会议纪要》《全市地方煤矿十月份安全生产例会纪要》《第二届中国精算师年会纪要》。

某些用于发表或交流情况的座谈会、研讨会等会议的纪要,其标题还可写成正副标题的形式。其正标题概况会议的基本精神,副标题由会议名称与“纪要”两字组成。例如《今年的党风要有一个根本性的好转(正标题)

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——中纪委╳╳年╳次会议纪要(副标题)》。

实践中,有的单位把纪要格式的标题写为《研究╳╳╳工作》的形式,是不够规范的。根据规定,纪要正文结束之后,还要标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐,段末加句号。同一单位不同人员之间、不同单位之间的分隔符号可根据实际情况确定。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。行文实践中,不少

单位未能遵循此种规定格式公文写作中条款项,以为纪要格式可以随意标识,实质上是一种错误的理解。

统摄上述,可以看出,公文的特定格式问题必然有其特定之处,与标准格式的公文具有明显的差异。弄清它们之间的差异,并在拟文实践中认真做到区辨清晰,正确使用,对于更好地使之做到规范化,充分发挥其特定作用,意义十分重大,切不可等闲视之。

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