公文写作:公文标题常见的四大错误

通过对公文标题中常见的四大错误进行剖析,使学习者充分认识标题的重要意义,掌握公文标题的拟写规范,正确拟写标题。但在现实拟制的过程中,受诸多因素的影响,公文标题的写作却未循此法,常会出现错误,公文标题常见的有四大错误。但在实际拟写的过程中,标题中的文种确实有错误现象,常表现在以下三个方面:文种并用现象在公文写作中也经常能遇到,它是指两种法定公文文种在标题中同时出现,比较常见的有:

读书看皮,读文看题,标题是公文的“眼睛”和“窗口”,标题的好坏决定一篇文章的成败,所以是不容小视的。通过对公文标题中常见的四大错误进行剖析,使学习者充分认识标题的重要意义,掌握公文标题的拟写规范,正确拟写标题。

俗话说得好“看文先看题”,标题是公文的”眼睛““窗口”,结构完整、拟写规范的公文标题,不仅能准确简要地概括出公文的内容,还便于运用计算机进行公文管理,有利于提高工作效率和质量,可见标题的重要性。

公文标题最突出的特色就是它的要素化,一般由发文机关、发文事由和文种三个要素组成,每个要素都有其独特的意义。但在现实拟制的过程中,受诸多因素的影响,公文标题的写作却未循此法,常会出现错误,公文标题常见的有四大错误。

一、文种上的错误

依据《全国税务机关公文处理办法》的有关规定:对于文种的选用要准确无误,应根据行文目的和要求、文种的使用范围、行文关系来确定,不能混淆使用。但在实际拟写的过程中,标题中的文种确实有错误现象,常表现在以下三个方面:

(一)文种错用

文种错用是由于作者对文种的概念、使用原则把握不准,出现了错用现象。

“请示”与“报告”不分,如“XX市国家税务局关于增拨办税大厅基建经费的报告” , “请示”和“报告”虽然都是上行文,但二者使用的目的不同,增拨办税大厅基建经费需要向上级机关请求指示,所以应该使用“请示”而不是“报告”,所以标题应改为‘`X X市国家税务局关于增拨办税大厅基建经费的请示”。

“通告”与“公告”不分,如“XX市国家税务局关于开展2015年减免税统计调查工作的公告”,这是在一定范围内公布应当遵守或周知的事务性事项,而不是向国内外宣布重要事项和法定事项,所以要把“公告”改为“通告”,即‘`X X市国家税务局关于开展2015年减免税统计调查工作的通告”。

像这样的文种错用现象还有许多,比如:‘请示”与“函”,‘通报”与“通告”、上行“意见”与“请示”等常有互相错用的现象。

(二)文种并用

文种并用现象在公文写作中也经常能遇到,它是指两种法定公文文种在标题中同时出现,比较常见的有:

“请示”与“报告”并用,如“xx乡政府关于成立文化艺术中心的请示报告”,“请示”与“报告”是两个单独的法定文种,本标题中是XX乡政府就“成立文化艺术中心”一事向上级请求批示批准,属于“请示”的范畴,所以应将“报告”删去,正确写法为“XX乡政府关于成立文化艺术中心的请示”。

“批复”与“函”并用,如“XX市财政局XX市地方税务局关于对商品房预售合同中有关签定商品房交房时问与出售合同内容界定问题的批复函”,“批复”与“函”是两个单独的法定文种,本标题是一份XX市财政局、XX市地方税务局给XX区税务局的复函,但却错误地合二为一,造成“批复”与“函”并用的现象,应把“批复”删除,正确的写法为“XX市财政局XX市地方税务局关于对商品房预售合同中有关签定商品房交房时问与出售合同内容界定问题的函”。

(三)文种自造

拟写公文标题时,一定要准确地在税务系统的法定文种中选用,不能白造文种。如: “X X税务所关于2016年税收工作情况的汇报’,“汇报”不属于法定公文文种,显失规范。根据本标题中的发文事由,应选用“报告”文种,即”x x税务所关于2016年税收工作情况的报告”。

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“x x区国家税务局关于设立税务师事务所工作程序的申请’,“申请”也不属于法定公文文种。根据本案例中的发文事由,应选用“请示”文种,即“x x区国家税务局关于设立税务师事务所工作程序的的请示”。

还有用“实施方案”“办法””汇报”“”制度”等非法定文种代替公文文种。工作中我们要严格按照党和国家公文法规中所规定的文种使用,决不能乱起“名称”自造文种,以确保公文的规范性和严肃性。

二、结构上的错误

(一)缺少发文机关

标题的三要素一般是不应该随意增减,但在实际写作中一些人仍然违背要求,随意删减,如“关于深化巡视整改和全面自查自纠工作情况的报告”,标题中缺少发文机关,让人不能透过标题一目了然,正确的写法应该是‘`X X区国家税务局关于深化巡视整改和全面自查自纠工作情况的报告”。

但标题的发文机关还存在特殊性问题公文写作时的错误,一是“命令”文种,二是“纪要”文种。按照《全国税务机关公文处理办法》,“命令”这一文种,只有总局才有资格使用,它的标题可由发令机关(或领导人职务名称)+文种构成,标题下是令号,如“国家税务总局令”;“纪要”的标题,由“会议名称+文种”,如《XX市国家税务局政府采购领导小组会议纪要》。

(二)随意省略事由

“事由”即公文的主要内容,有的公文标题随意省略发文事由,如“X X市物管局决定” “X X市国家税局函”等,都是省略了事由部分,是不可以的,正确的写法应该是“XX市物管局关于对XX市XX物业管理有限公司通报批评的决定” “X X市国家税务局关于询问贯彻全市税务工作会议情况的函”等。

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(三)任意省略文种

公文标题中表示公文文种的名词,无论在什么情况下都不能省略。如有一份公文,标题为“xx市国家税务局关于增加职工福利待遇问题”,文种不清楚,随意省略,显得不伦不类。正确的做法是,应当在“问题”之后添加公文文种,仅就文种而言,应该使用“请示”,即“x x市国家税务局关于增加职工福利待遇问题的请示”;又如“xx市水利局关于召开全市水土保持工作会议的有关事宜”,本标题缺少文种,正确写法应该是‘`x x市水利局关于召开全市水土保持工作会议的有关事宜的通知”。

(四)顺序前后颠倒

公文标题的撰写顺序应是发文机关、发文事由和文种,不能随意调整三者顺序,如“关于xx省国家税务局启用新印章的通知”,这种顺序不合规范”X X省国家税务局”是发文机关,应作为标题的第一部办“关于”二字应放在事由“启用新印章”之前,正确的写法如下:”X X省国家税务局关于启用新印章的通知”。

三、事由错误

(一)文题不符

“文题不符”就是指公文标题的事由部分出现错误,对正文部分所述内容的概括有失 准确,使标题与正文出现“分离”的状况,如xx市政工程总公司给xx市建设委员会的一份事故报告一“xx市政工程总公司关于xx高速公路塌方事故的报告”,从标题看是一条高速公路上某段路出现塌方事故,再看正文内容,实际是一条高速公路某路段引桥出现塌方事故,这就造成“文题不符”的现象,正确写法为‘`x x市政工程总公司关于xx高速公路xx路段引桥塌方事故的报告”。

(二)错用词语

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公文标题写作中常常会出现这种情况,就是在“报告”“请示”等文种中错误使用了“上报”“呈报”“申请’‘要求”“请求”等报请性词语,如“x x省国家税务局关于呈报加强纳税服务管理工作的报告”,这里错误使用的“呈报”应删掉,正确写法为“xx省国家税务局关于加强纳税服务管理工作的报告”;再如“x x市地方税务局关于请求解决退休人员工资待遇问题的请示”,“请求”的使用也是错误的,也要将其删掉,正确写法为“xx市地方税务局关于解决退休人员工资待遇问题的请示”。

(三)内容累赘

根据《全国税务机关公文处理办法》第三章第三十一条的规定:转发公文的标题一般为“本机关名称+转发+被转发文件的标题+的通知”;多层转发的,根据主要事由自拟标题,但标题中应含“转发”字样;不得以被转发文件的发文字号作为标题。

但在实际工作中,公文标题中的“文种”要素往往会因转发或批转环节过多而造成累赘繁琐,如“X X国家税务局关于转发《国家税务局关于转发的通知》的通知”,标题中出现了3个“关于”、2个“转发”、3个“通知”,如果再到基层,重复会更严重,内容更加冗长累赘,极为不妥。为解决标题冗长繁琐问题,撰写这类标题时,可把发文机关后面的“关于”省略,只写“转发”“批转”即可。上述标题可以拟为:”x x国家税务局转发关于进一步精简会议和文件的通知”。在正文中,将国家税务总局转发国务院通知的事项加以说明即可。

四、排版错误

标题排列时要美观,一般来说,标题要尽量简短,占的行数不要太多,最好不要超过三行,每行标题字数不能太多。标题多行时一般采用梯形或菱形排布,不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中问短的沙漏形及金字塔形。标题回行时词意要完整,以保证语句通顺。

沙漏形排版(不规范):

中共xxx省委高校工委xxx省教育厅

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关于组织开展第一届全省高校辅导员年度人物

及第六界全国高校辅导员年度人物评选活动的通知

梯形排版(规范):

中共xxx省委高校工委xxx省教育厅

关于组织开展第一届全省高校辅导员年度人物

及第六界全国高校辅导员年度人物评选活动的通知

除了排版形式外,还要把“组织开展”作为一个词语放在一行里,以保证语意的完整。

总之,标题是公文的“眼睛”,是公文的总提要公文写作时的错误,准确拟写公文标题十分重要。大家只有精心思考,高度重视,才能避免出现以上四大错误,拟写出规范、贴切的公文标题。

原文摘自:云南省专业技术人员继续教育网

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