注意!公文写作中的这些错误千万别犯!

写作中,无论语言功底多好,如果犯了逻辑上的错误,则是写作中的大忌。但是,在工作实践中,许多人特别是新手总是会犯这样或那样的逻辑错误,让自己起草的公文很难一稿过审。因此,在公文行文过程中,一定要根据行文关系选择对上下行文种类,坚决不能犯这一类的原则性错误。在职场里面,我们有时候很难面面俱到,但是有些常识性错误还是不能犯。公文文号1就是1,2就是2,千万不要写成01,02这种虚编文号,犯常识性错误。

写作中,无论语言功底多好,如果犯了逻辑上的错误,则是写作中的大忌。

对于公文写作而言,更是如此!一篇好的公文,必定概念准确、分析深刻、论证充分、言之有据、言之成理,简言之就是符合逻辑要求。但是,在工作实践中,许多人特别是新手总是会犯这样或那样的逻辑错误,让自己起草的公文很难一稿过审。

今天,我们就帮大家找一找在公文起草中经常会犯到的逻辑错误,举一反三、引以为戒。

01 公文种类使用错误

不管是在行政事业单位,还是在企业,职场里公文种类选择错误是最常识性的错误,也是最不能接受的错误,否则引起的后果可能不堪设想。

一、是不区分上下行文种类,错误选择文种

比如说给公司内部发文发个报告,给上级主管部门发个函,给合作方尤其是甲方发个通知,甚至有给上级主管部门发个通知的。这些常识性错误,你让收文的人怎么想?

给公司内部发个报告,是让公司一瞬间“没人之下,万人之上”吗?给上级主管单位发个函或者通知,是要告诉对方你要造反了吗?给合作方发个通知,是间接的告诉对方你要兼并他们了吗?如果是发给供应商还好,人家势小可能忍忍了就算了,关键是如果发给甲方,你让人家怎么想?轻则可能让对方怀疑你的业务水平,重则可能影响后续合作。

在公文使用过程中,根据行文关系对上下行文种类有着明确的区分,其中上行文只能呈送上级主管单位(一般情况不能是个人),下行文是发给下级单位或人员,平行文是给没有隶属关系的第三方的。

其中,能用于平行文的文种只有意见、议案和函,并且意见是唯一一个即可上行、又可下行、又可平行的文种。

因此,在公文行文过程中,一定要根据行文关系选择对上下行文种类,坚决不能犯这一类的原则性错误。

二、是行文目的与文种不匹配,错误选择文种

最常见的常识性错误就是给上级主管部门反映问题或情况,需要上级部门给予处理或解决的用报告的;给客户调价或变动销售政策用通知的;没有经过会议讨论并表决通过的用决议的;在企业里用公告的;有特定的告知对象用通告的;没有具体的工作意见与要求用通知的。

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我们必须要注意:报告只能给上级主管单位总结、汇报工作或者反应情况,只是让上级主管单位知道这个情况或事情,并不要做出处理、指示或者批复;如果要上级回应处理解决的公文写作时的错误,一定要用请示。

给公司所有第三方发文件一定要用函或者意见,如果是告知性的结尾一般用特此函告,如果还要商量一般是特此函商,发通知是很不尊重对方的行为,因为通知只是下行文。

没有经过会议讨论并表决通过的内容只能用决定,决议必须是通过讨论并表决通过的内容。

公告原则上只有党和国家的高级机关才能使用,在企业里你只能用通告。

通告告知对象有限,一般向社会上公开告知人们遵守或者知晓某一事项时使用,可以提出下一步工作要求,也可以不提任何要求。但使用通知的时候一定要有具体的工作意见与要求,并且要有明确的告知对象。

三、是私自制造文种

这个比较常见的错误就是文种重叠,比如说关于什么什么的请示报告、意见报告、请示函等,或者写成关于请示什么的报告,关于什么意见的报告,关于什么请示的函等。还有自造文种的,比如总结、要点、方案、计划、安排、纲要、汇报、申请这类普通文件以公文行文的。

可以公文行文的文种只有15种,这种生造的文种都是个什么鬼?

02 格式错误

公文格式主要分版头、主体和版记三部分,在职场中这也是最容易出现问题的地方。公文的格式要求非常繁杂,具体到份号、密级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码,这18项要素都有明确规定和要求。在职场里面,我们有时候很难面面俱到,但是有些常识性错误还是不能犯。

一、是随便标注份号、密级和保密期限、紧急程度

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在公文中份号、密级和保密期限、紧急程度标注位置和适宜情况都是有要求的,比如只有涉密公文才标注份号,并且涉密公文密级和保密期限都是有规定的,其中密级只有三个等级,分别为绝密、机密和秘密,没有其他等级;保密期限如果你不标注,说明按规定期限执行(绝密30年、机密20年、秘密10年),如果保密年限有变化,需用红色★标注后加年限数字。紧急程度也只有特急、加急两种。

在企业职场行文中,我们很难涉及到上述问题,所以千万不要为了行文高大上多此一举去标注这几个要素。

二、是标题不规范,排版不美观

这种常见错误就是要么缺少文种,无标题或者标题三要素不全;要么就是用文种做标题,最常见的就是通知行文时标题只打一个通知就下发。

此外,在排版上,常犯的错误就是标题一行放不下的时候,用长方形或沙漏形进行排版。

公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种三要素组成,分一行或多行居中排布,回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,排列应使用菱形。

三、是下行文标注签发人

职场公文行文时只有上行文要标注签发人,而下行文不需要标注签发人,很多职场人士不注意或不了解,经常在发布下行文时标注签发人。

四、是文号虚编

职场公文行文时文号是按顺序依次编写的,很多人在编文号时,经常出现虚编现象。公文文号1就是1,2就是2,千万不要写成01,02这种虚编文号,犯常识性错误。

03 排版错误

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最常见的排版错误主要是纪要、函和命令。纪要、函和命名的排版和其他文种是不同的,可在职场中经常能碰到把纪要、函和命令与其他文种用同一种格式的常识性错误。

信函发文机关标志上边缘至上页边为30mm,命令(令)发文机关标志上边缘至版心上边缘为20mm,纪要标志由“XXXXX纪要”组成,上边缘至版心上边缘为35mm,这种排版上的差异一眼就能看出来,所以职场行文千万不能犯这种常识性错误。

04 使用旧版标准

2012年国家发布新版《党政机关公文格式》(GB/9704-2012)后,对旧版标准(GB/9704-1999)进行了较大修改,很多人不了解,经常有人使用旧版标准而犯常识性错误。

一、是在公文版式方面

旧版上行文和下行文板式是不一样的,其中上行文天头(上白边)要比下行文宽好多,是为了方便领导在上面签署意见,新版公文格式不区分上下文,全部用统一标准。

二、是还继续使用主题词

新版公文早已删除主题词格式要素了,所以在也不要在公文里画蛇添足加个主题词。

三、是密级紧急位置

旧版公文密级、紧急程度在右上角,新版改为左上角。

四、是印章署名

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旧版公文不需要发文机关署名,也就是落款不要打发文单位名称,只打个日期就好了,新版要求必须由发文机关署名。

五、是成文日期

旧版公文成文日期用的是汉字,而新版公文成文日期必须用阿拉伯数字。

六、是公文页码

旧版公文对页码没要求,但新版公文要求必须按规定标注页码。

在职场中,行文有一套严格规范的流程,琐碎繁多,我们可能很难熟记掌握,但是我们首先要做到的是避免发生一些常识性的错误,希望对你有所帮助。

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