写好公文,为什么很重要——关于公文写作的若干心得(一)

在任何一家单位,写好公文作为一项基本技能,对于开展工作、提升自我,其重要意义都是如何强调都不为过的。写好公文,为什么很重要但即便在这些渠道,参照公文思维与范式,把事情讲准确、讲清楚、讲充分,确保其实现所承载的公务效果,也尤为重要。公文是管理意识思路的重要体现再如,公文拟制讲究层次清晰,分点论述,逻辑周延。

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在任何一家单位,写好公文作为一项基本技能,对于开展工作、提升自我,其重要意义都是如何强调都不为过的。在体制内固然如此——以至文笔突出者经常被冠以“笔杆子”“大笔杆子”的“荣誉”;体制外——以笔者两年来的观察看——亦是如此。

以下三篇文字成形于2020年9月,时离开高校、进入企业刚满一年。为对自己“前半生”的感触与求索作一总结,集历年发言、总结、通讯、歌曲等五十余篇十三万余字汇成一册,名曰《光荣的选择,自觉地承担》,并特拟《文章千古事,得失寸心知》一文,代册子结语,并与公司同事分享。

高校工作十五载,有幸经历基层学院、学校机关、国家部委三个层面的锻炼,公文既是开展日常工作的基本抓手,也是个人不断进步的成长阶梯,更成为串起这十五载历程的重要见证和载体;离开体制、投身企业以来,愈加感慨于体制内组织建设经验于企业治理的重要参照意义。特将以上小文再加整理,以资纪念,亦为尝试对比体制内外以提炼企业治理心得之开篇。

写好公文,为什么很重要

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——关于公文写作的若干心得(一)

“公文”是什么

公文,顾名思义即公务文书,是一组织开展公务过程中所使用的通知、请示、报告等格式化文本的统称。

我国体制内对于公文的重视,自其规范出处即可见一斑。现行关于公文的规范,系中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》,将公文类别归纳为命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、决议、公报等凡十五类。这也成为我国法定意义上关于公文属性、种类的权威界定。

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关于每类公文的概念、行文目的及特征等,上述《条例》有较为详细的规范,在此不作赘述。须特别注意两点:

一是广义的公文,除上述十五类外,还包括党的各类党纪党规,及国家的各类法律法规。但党纪法规基于其规范性、普遍性,又有区别于一般公文的显著特征,关于其拟制主体、程序、术语体系等也有更为特殊的要求,由《党内法规制定条例》《立法法》专门规范,因此一般不纳入公文写作的讨论范畴。但在一组织或企业内部,有关制度规范则亦应归入公文范畴,也与一般公文有着相通或相近的评判标准和拟制方法。

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二是所有公文种类,作为公务活动载体,均会产生一定公务效果——在党政机关,该效果即为法定效力;在民营企业,则为公司内部治理方面的效力。这是区分公文与非公文的根本标准。比较典型的误区,如,很多人往往混淆“纪要”与“记录”,纪要作为公文,目的在于记载、传达会议情况及议定事项,对相关方具有规范效果;而记录则仅为过程底稿,并不是规范公文格式。

上述各类公文范式,均源自党政机关的公务活动,但实践中可以发现,除命令、通告、公报等公文格式须由特定党政主体拟制使用外,绝大多数公文类别在企业内部治理和对外公务活动中均能看到踪影,而且,公文体系是否规范、健全,往往成为衡量一家企业治理体系化、规范化程度的重要标准。

公文是开展公务活动的基本手段

公文,究其实质是一种公务语言,是各类单位、组织开展一切公务活动——如信息传递、布置工作、请示报告等的基本手段。

在体制内,经过数十年发展,事过留痕、文来文往已经形成基本工作习惯与范式;而企业组织以营利为目的,更加强调效率优先,因此不同程度上会存在一定误区,认为过于强调公文水平会影响工作效率,失于僵化而不够灵活。

实际上,关于规范与效率的平衡存在于一切组织——不分体制内外,也存在于一切正式公务活动(如公文)或非正式公务活动(如口头上的工作交流)。极致的规范导向或极致的效率导向都会使组织管理或企业经营活动变形,而如何做好二者的平衡,关键还在于某特定组织当下所处的发展阶段、规模和目标。

在体制内,党政机关公文并非自始即像现在这样规范,历史上,甚至因口耳相传,出现过毛泽东同志被错误开除党籍的乌龙事件,而当下,关于实事求是与形式主义的辨析也持续存在。在企业,达到一定规模的公司都已开发出自己的办公自动化(OA)系统,其核心功能,实际上就是简化后的公文流转系统,其事项类别,也都可以参照公文类别,按其是否需要决策,是否有具体执行事项,区分为请示、报告、通知、通报等。

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伴随信息化发展,短信、微信等多种沟通渠道成为公文系统的有益补充,在初创企业,甚至成为开展内部公务活动的主要渠道。但即便在这些渠道,参照公文思维与范式,把事情讲准确、讲清楚、讲充分,确保其实现所承载的公务效果,也尤为重要。

公务活动不仅对内,在对外公务活动中——不论是对政府主管部门还是各合作方、供应商等,规范的公文系统和好的公文意识与水平就更显重要。这不仅仅是一个组织或企业的“门面”,更关乎其基本权益是否能够得到充分保证——因为外部公文,往往直接定义了该组织或企业与政府部门、合作方、供应商等主体之间的法律关系,或者构成支撑该法律关系的直接证据。

基于以上原因,在企业虽鲜见关于公文的专题讨论或培训,但围绕“沟通”开展的讨论或培训却并不少见,笔者曾读及麦肯锡公司一课件:《金字塔原理——思考、写作和解决问题的逻辑》,读来颇有亲切之感,究其原因,也是因为其在意识、思维、方法层面实际上也与公文拟制过程异曲同工。

公文是总结沉淀经验的主要途径

文字是科技、知识、文化等得以积累、沉淀、传承与迭代最主要及最有效的载体。至于一个组织或一家企业,公文则是其总结沉淀公务活动经验,实现管理规范化、制度化、体系化的主要途径。在一个初创的组织或公司,基于效率或灵活性的要求,员工的公文意识与能力或许被摆在后位。但伴随组织规模的扩大,公司经营业务的持续开展,规范化、制度化、体系化的要求将愈加迫切,成为决定其能否持续发展、持续成功的重要基石。

当前,对知识管理应予重视已形成共识——如商业秘密、产品专利等,对公文管理的重视则还应再加强调。一方面,公文管理本身就是知识管理的重要组成部分,甚至是其基础部分——任何商业秘密、产品专利等,本身主要就是以文字为形式所承载;另一方面,公文管理是包括知识管理在内的一切公务活动的主要载体,特别是在发生企业战略调整、组织变革、员工更替时,做好公文管理,对于管理经验的传承与迭代,就更为重要。

总结沉淀经验,做好管理经验的传承与迭代,首先是要有健全的公文档案系统。在任何组织,历史档案的缺失都会导致工作的断档,内部档案管理的不规范则往往导致承担外部的不利法律后果。体制内,一般有办公机构或档案部门专门负责档案管理,而企业基于组织精简和效能考量,往往不会专设这一机构,就需要各业务部门按照职责分工分别做好档案管理,并通过制度规范和信息化手段对其予以规制和辅助。

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其次,是制度规范系统。笔者过往新到一个单位或部门,要尽快了解部门概况,快速上手工作,两个抓手是最为重要、便捷的,一个是团队,另一个便是制度规范体系。如果把公文活动看作一个不断流动、运转的过程,档案管理系统是对这一过程的阶段性固化,制度规范系统则是对这一过程的提炼与归纳。与党纪法规相类似,制度规范有着规范性、普遍性的特点,可重复适用于某一类事项,使有关事项的处理流程化、标准化,从而保证管理水平与工作效率。

规范化、制度化、体系化的进程并非一蹴而就,也需要与一特定组织或企业的发展阶段、规模相匹配,做好规范导向与效率导向的平衡。工作中,也时常会听到关于“过于强调规范是否也是内卷的一种形式”的疑问。但是,任何纯粹停留在理论层面的讨论都是没有意义的,而据笔者观察,凡在管理方面被指摘存在问题的组织或企业,朝令夕改、标准不一、管理不闭环、决策不透明等,都是其常见弊病。而这些弊病公文写作需要突出特征,实际上并不是过于强调规范所带来的,反而往往是因为其管理过程过于灵活随意,从而上则政出多门、朝令夕改,下则无所适从、疲于奔命,导致出现“灵活”与“僵化”并存的怪异现象。

公文是管理意识思路的重要体现

沟通,是人类从事一切社会活动——包括公务活动的基本能力。在评价一个人的沟通水平时,具有良好的“口头”与“文字”表达能力往往被放在一起评价。而实践中,具有良好公文素养的人,其口头语言组织能力往往也不会差,而口头表达很好的人,落到笔头上则不一定言简意赅、条理清晰。因此,良好的公文素养,实际上也是锻炼提升沟通意识与能力的必要途径。

“口头”与“文字”表达之所以存在上述区别,在于口头表达往往可辅以语音语调、身体语言等其他手段,过程中也往往存在互动,都有利于使沟通的准确性、有效性等得到保证。而文字表达则更加强调文字本身的精准、清晰和整体的叙述或论证逻辑等,从而言简意赅、条理清晰就显得更加重要。而文字的精准、清晰和整体的叙述或论证逻辑,言简意赅及条理清晰等特质,其意义都已超出沟通本身,成为管理意识思路的重要体现。

如,公文拟制讲究开宗明义,在全文帽段或某一段落的首句即讲清核心观点,随后再就其支撑论据予以展开(“金字塔原理”实质即为关于该点的强调)。对应到管理意识和思路,则是要抓住重点和主要矛盾,提纲挈领,以及其他。再如,公文拟制讲究层次清晰,分点论述,逻辑周延。对应到管理意识和思路,则是要具有全局观和条理性,见树木以推森林,见森林反观树木。再如,公文拟制讲究字斟句酌、用语精准。对应到管理意识和思路,则是要精准施政、作风严谨等。

这也就不难理解,为什么在体制内,相比于其他同志,“笔杆子”更易获得提拔。这不仅是因为其在领导身边耳濡目染所获得的成长,更是因为通过公文素养的锻炼与提升,在管理意识和思路方面也已然获得较为长足的锻炼与提升。类比于企业,也就不难理解,为什么许多以“沟通”为主题的培训课程中,都将其首先作为提升个人职场竞争力的核心要素之一来加以强调了。

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公文是组织文化的有形载体

组织或企业的文化,对于其长远发展的重要意义是不言而喻的,实践中,各公司也越来越重视各自的企业文化建设,所谓“上等公司治理靠文化,中等公司靠制度,下等公司靠亲友义气”(马云语)也越来越成为从业者的共识。

公文作为组织文化的有形载体,首先是因为其是组织文化的传递途径和观测窗口——无论对内还是对外。任何组织文化,无论有意或无意,总要通过一定的文字载体,以努力使其成为组织上下的共识——这些载体或者是制度规范公文写作需要突出特征,或者是精神或文化口号,或者是实体的文化墙等。在对外交往或逢公共事件时,这一窗口作用就更为突出。如,伴随组织管理规模的扩大以及社会信息化的发展,许多组织不免遇到一些舆情危机事件,在相关事件中其所撰的回应公文,往往就成为旁观者观测其组织文化的重要窗口——诚信还是失信,担当还是推诿,人文还是狼性,都可在其中略见一斑。

听其言而观其行,组织文化绝不仅仅呈现在制度规范、精神或文化口号以及文化墙上,更体现在具体公务活动及细节之中。而作为公务活动的主要载体,公文不仅在具体公务活动和细节中呈现、印证着组织文化,其自身也在不断塑造着组织文化。组织文化肇始于无形,往往仅是组织或公司创始人的理念与想法,再通过公文等载体转为有形,通过长期、重复实践,才能真正内化为组织上下、内外都认同的组织文化,这一过程中,最重要也最易把握的,还是“长期”“重复”的公务活动这一环节。

组织如此,人亦如此。人的性格生成,自态度至行动,自行动至习惯,自习惯至性格,以至于影响人的命运,也需要经历一个由虚转实,再由实而虚的过程。在这一过程中,文字同样重要。就如同按照习惯、惯例所做出的的管理动作,终究不如制度化、标准化、体系化的动作那样长效、久远一般,我们本人,以及我们所说的话、所做的事,终将湮没在历史的洪流,但我们所写下、或被他人所写下的文字,将永远留在那里,成为人生命运的见证,事物发展的砖瓦。

所以说,文章千古事,得失寸心知。

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