为你的公文写作加速!

公文是工作文体,通常需及时快速地完成,有追求应用时效性的要求。按理说,在这种情形下,提升公文写作效率、提高公文写作速度本应是一个值得认真研究的大问题。石头动笔写本篇之前,本想搜集点材料,做做文献研究,看看大家到底都有些什么提高公文写作效率的好办法。可惜,不找不知道,一找吓一跳,在知网几十万篇关于公文写作的文章中,竟然没有一篇的主题是“如何提高公文写作效率”。

按:谈到如何提高公文写作效率,本篇是我读到的最有诚意一篇,作者昵称石头,用他自己的亲身写作经历,总结出为公文写作加速的几个方面,一读便知是过来人的东西,比纸上谈兵实用很多,非常值得收藏并反复学习。

00

还是要当快枪手

公文写作不像文学创作,可以通过生活实践反复体会,或蹲在一个地方日思夜想“陈酿”。

陈忠实写《白鹿原》写了七年,把自己关在老家的祖屋里就有三年。这对写材料的人来说是难以想象的。

公文是工作文体,通常需及时快速地完成,有追求应用时效性的要求。

尤其是在基层,各类公文要么不要,如果要就往往是要得快、催得急,材料人员常常是加班加点开夜车,挑灯披星熬通宵,结果大多是难以快速地保证质量地完成任务。

不仅有的累坏了身体,还得挨批评,常使工作陷入被动,甚者则难以在机关立足。

按理说,在这种情形下,提升公文写作效率、提高公文写作速度本应是一个值得认真研究的大问题。

石头动笔写本篇之前,本想搜集点材料,做做文献研究,看看大家到底都有些什么提高公文写作效率的好办法。

可惜,不找不知道,一找吓一跳,在知网几十万篇关于公文写作的文章中,竟然没有一篇的主题是“如何提高公文写作效率”。

先觉得震惊吊诡,转念一想,也对,提高公文写作效率,还真是个不约而同下讳莫如深的话题。

一般看来,“出手快慢”是和公文写作质量正相关的,写一篇公文耗费的时间长,“出手慢”,往往被认为是工匠精神、精益求精,产品质量高;

而写公文耗费时间长,“出手快”,则被认为可能是“急就章”,敷衍了事,东拼西凑,总之质量怕是不那么高。

曾有个老江湖向石头传授公文写作的交稿技巧,强调交稿时间应恰到好处,绝不要快快的交。

他对石头说,也许,有时你会接到话题熟悉、比较得心应手的讲话稿,不消几小时就完成了,随后马上交给领导,美滋滋地等着领导表扬呢?你错了,稿子写得再好也没用。这时,领导会想:“这小子这么快就完成了,工作标准不高,敷衍了事吧?”

所以,这位老前辈反复叮嘱石头,即使稿子改得比较完美了,也别急着交差。

可见,说某人写材料是个“快枪手”,在公文写作的语境中不是什么好听的话,基本和说某男是个“快枪手”差别不大了。

于是,大家再也不追求,至少不敢堂而皇之的追求提高公文写作效率,转而潜心文火慢炖,慢工出细活了。

石头有自知之明,当然不会蚍蜉撼树的去挑战这种固有观念。

但是,抛开普遍的成见不谈,我们自己绝不要被“慢工出细活”的理论误导,轻易放弃了对提高公文写作效率的追求。

从务实的角度看,效率还是很重要,不要老觉得自己整天吃在办公室、干在办公室、睡在办公室,经常一搞就是好几天就是成绩,还以此为荣。

想想在家里翘首以盼的妻儿吧,想想自己嘎吱作响的颈椎腰椎吧,提高效率,又好又快地写出合格公文,永远是驳不倒的硬道理。

01

先完成,再完美

有些新手写稿,是一段一段打磨推进,非要把这段话弄光溜了、顺当了,才肯下笔写下面一段。

假如一直文思不竭,或许也不算个太大的毛病,可惜,障碍随时潜伏,写材料总会碰到这样那样的问题,意思不连贯啦,说理不清啦,找不到支撑观点的素材啦,找不到合适的词句啦。

遇到障碍,他们心里不服,非要越过去不可,于是一停就是半天。

其实,这个世界上,没有一遍过的稿子。就是有水平的领导自己写材料,他也会不断推翻自己、不断修改完善。

写任何材料,记住一个基本思路:先完成再完美。

不要老想着一开始就要立意很高、言辞很美、说理很透,这是不可能的。

高效率的写稿方式,都是先拉起个靶子,再一点点砍削。

只要有了初步思路,就先按已有思路继续写下去,不要为了段落层次的安排过多耗费时间,不要写上一点就回过头去修改,更不要为了个别词或语句的使用而纠结。

先一鼓作气把初稿堆出来,待全篇完成后,再回过头斟酌段落的逻辑关系,斟酌过渡是否顺畅,斟酌词句的使用,大刀阔斧的改,效率会大大提高。

石头请大家仔细想想,这个“先完成,再完美”的公文写作方法是不是竟有种命中注定的熟悉感呢?

那当然!其实,我们其实小时候都会用啊!

上学的时候做考卷,老师天天挂在嘴边的备考技巧不就是:做题时遇到不会的公文写作要多阅读,先跳过;等到完成得差不多了,再来攻克难关;有时间再做检查。

果然,道理,都是相通的!

02

占有材料的时间应该比动手写的时间长

石头从事写材料的时间越长,每次动笔的时间就越晚。

刚接触写材料的时候,花半天找点资料,就打开word文档开始写。现在,写材料时间久了,往往是找材料找了三四天才开始动笔。

公文写作常被比喻为“来料加工”,没有料,写出来的东西必然不行。根据石头的观察,很多人写不好材料的原因,不是能力不够,而是素材太少。

所以,想摆脱憋不出来材料,时间却不断流失的窘境,必须调整写作各个阶段的时间分配,找素材的时间要充分保证,甚至要大于真正动笔写的时间。

领导让你三天拿出一个某某材料,但这个主题你还不太熟悉,时间上怎么分配?

石头建议,找素材、分析研究素材要花两天,动笔写,可以花一天。

拿到任务后,第一件事,就是把所有相关的内容,包括背景资料、以前讲话等有关段落,甚至是类似题目的写作思路等等,都拷贝到一个文档里面。

先不要管什么思路、结构之类的,一天时间弄齐了再说。

而剩下来的一天,根据已有的素材进行分析、提炼、总结,提出自己的观点,如果有不清楚的地方,继续找新素材,深入研究。

心里有数之后,最后一天才动笔开写。

这样做,即使题目不熟悉,也能很快做出一桌子像模像样的菜来。

比如,

假如要起草校长在毕业典礼上的讲话,石头的做法是先建好一个文件夹,名为“2018年校长毕业典礼致辞”,然后,网上搜,近期中外大学校长各类毕业典礼讲话致辞,关于高等教育最新论述观点,弄下来,放到文件夹里。

磨刀不误砍柴工,这些材料齐全了,想没有思路也难,后边写作才能提速提质。

03

善用范例和已有材料

模仿范文和已有材料是公文写作者入门的有效捷径,也是提高公文写作速度的必然之路,正如古人所言:“熟读唐诗三百首,不会作诗也会吟”。

对于模仿,石头前面已经费了太多口舌,就不在多说了。

石头在这想说的是,善用已有材料,有些时候甚至都不需要模仿、改编,对自己原创的材料直接来个一稿多用、或者截取堆叠,也都是可行的。

比如,

领导要围绕党政廉政建设讲一次党课,石头下了很大功夫,拿出了一篇结构严谨、理论精深的好讲稿,领导很认可;

后来,某党建杂志又来信向领导约稿,主题也是关于党风廉政建设的认识;到了年底,上面又下通知,要求领导交一篇党风廉政建设的体会文章。

这种情况下,后两个稿子就完全没有必要另起炉灶,用党课讲稿即可,一稿三用。

同时,廉政党课讲稿中又有一段关于抓好四风建设的论述,很精彩,那这段论述也可以直接截取出来,用在某次“驰而不息反四风工作部署会”讲话稿中,没有任何问题。

人的创造力不是无穷的,对自己原创的、又经实践证明站得住脚的表达,大可以充分利用,以此提高效率、保证质量。

04

件件精品不可能也没有必要

以前一个分管文字的领导,有句口谈禅石头觉得特别传神,对一些不那么重要的稿子,他总是说,“你简单弄一个,能粗粗过去就行”。

身处办公室,面对泰山压顶般的材料写作任务,一定要学会抓大放小、有所侧重,不可能拿出的所有的材料都是精品,累死你也办不到。

对于主要领导关注的、上级高度重视的材料要倾注精力、重点下力,其他的例行性材料完成即可。

有些稿子就是常规化、程式化的,时效性要求又很高,比如贺信啦、上级单位为了自己写稿子要的一些材料啦、礼节性致辞啦,在之前的材料的基础上稍加改动交差即可。

有些人却非要拿出起草党代会报告的劲头公文写作要多阅读,字斟句酌、反复推敲,那工作哪里有做完的时候?你不加班谁加班?

我们腾出来的精力,应当集中到领导关心的、重视的或者与个人发展特别相关的稿子上,这些稿子应当高标准的写,一般性的程序性、礼节性的稿子,确保不出错就行。

具体说来,哪些稿子我们要特别重视,使出洪荒之力呢?石头觉得两类稿子我们要下硬功夫:

第一类是重大场合的重大文稿。

这个不用石头多说,工作报告、工作汇报、重要会议讲话是必须写好的,没有退路,否则还要你个写材料的干嘛?写好重大场合的重大文稿,这在领导心目中是材料员必须履行好的职责。

石头曾看到报道,说江苏省委定期搞县委书记工作讲坛,每次请十多个县委书记,就一个主题同台汇报,所有省委常委都坐在台下听汇报。

如果你是给县委书记写这种汇报稿的县委办材料员,这个稿子你拼出老命也得写出花来,这可是给领导长脸的时候啊!

有些人就把握住了这样的机会,摘一段新闻吧:

江苏省委举办第六期县委书记工作讲坛,讲坛以“加强和创新社会治理”为主题,10个县委书记同场竞技。江苏省委李强书记对南通市崇川区委书记的发言高度肯定:“刚才崇川的区委书记吴旭同志介绍了这方面情况,我觉得很值得大家学习借鉴,他这个材料写的也非常好。

同志们,给吴书记写发言稿的材料员,回去肯定要提拔呀,这种稿子,必须日以继夜、无怨无悔,高标准、严要求地去完成!

第二类是领导个人色彩特别鲜明的文稿。

有些场合的发言讲话,领导不光要作为一个官员或职务存在,更要展现自己的风采和魅力,所有领导无一例外都会十分重视这样的文稿。

比如学校的毕业典礼讲话,同学们上了四年学,马上就要离开,校长作为长辈和老师,必须要给同学们送上一些人生感悟、淳淳叮嘱,必须要体现自己丰富的阅历和较高的认识水平,这类稿子领导就特别重视,也特别难写。

还有,领导个人参加各种学习班、研讨班、讲课、重大活动主题演讲、重大场合答记者问、重要理论文章,等等,也是要充分展现自己的风采,领导对这类文稿的重视程度,往往远远超过一般性的讲话稿。所以,这类文稿我们要下大气力。

05

提前谋划、运筹帷幕,不能手忙脚乱

材料工作是有规律可循的,每个阶段有每个阶段的特点,像年初的民主生活会、半年和年终的工作总结,等等,很多材料都有固定的时间节点。

如果你在办公室工作一年以上了,就要学会把握这种时间节点,提前预测并收集准备,这样就不会忙乱。

比如,省里下文,要在全省开展一次主题教育活动。

经验老道的材料员可能马上会意识到,材料的暴风骤雨即将来临,未来一段时间自己要写大量关于某某主题教育活动的材料。

于是便在日常工作中时时留意相关政策,收集兄弟单位做法。

果然,没过多久,主题教育活动正式开始,各种部署讲话、表态发言、总结报告、对照检查纷至沓来。

还好,这位材料员已经在网上下了不少评论、社论、文件,找兄弟单位要了不少材料,脑子里的思路大致成型,那他写起来速度肯定一骑绝尘。

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