掌握公文写作技巧提高公文写作水平ppt课件

在这里我们重点讲述的是经常使用的通用公文。指在表述公文内容的时候,不能用日常说话的口语方式来表述公文内容,而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。”类的公文必须要用书面式语言。是指在表述公文内容的时候,要用日常说话的口语方式来表述公文内容。,这类文稿用口语式语言来表述,其作用是能够把文稿写得生动,写得活泼,使领导在讲话的时候增强感染力。艺术水平要提高。善于写作短文,以便省时省力。

2018/10/16 1 掌握公文写作技巧 提高公文写作水平 国家人事部 中国人事科学研究院许铭桂 2018/10/16 2 一、树立公文写作新理念 三、掌握公文写作基本要则 四、学习常用公文写作方法 主 要 内 容 二、了解公文写作基本常识 2018/10/16 3 1. 欣赏公文写作需要善于调换角度 2. 学习公文写作必须认清自我角色 3. 撰写公文写作必须主动适应变化 一、树立公文写作新理念 2018/10/16 4 (一)公文写作基本内涵 (二)公文质量的标准要求 (三)公文处理的基本流程 二、了解公文写作基本常识 2018/10/16 5 (一)公文写作的基本内涵公文是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中,为处理公务而形成的,具有一定格式的文字材料。公文有通用公文和专用公文两大类别。在这里我们重点讲述的是经常使用的通用公文。1. 公文的概念 2018/10/16 6企业通用公文是企业机关治理企业的重要工具,也是企业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策,请示答复问题,指导商洽工作,汇报沟通情况,总结交流经验等重要职能。

2018/10/16 9上行公文、下行公文和平行公文三种。 如请示、报告就是上行公文,它们是下级往上级报送的文件。 指示、批复等就是下行公文,它们是上级给下级下达的文件。 公函是平行公文,属平行机关或不相隶属机关之间往来的文件。 按行文关系与传递走向分: 公文的文种分类 2018/10/16 10 文种,用于揭示公文的性质,发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系,是公文标题的组成部分。 正确选用文种的依据: 1. 国家的有关法规,不得漏掉、错选或自造文种。 2. 发文机关的职权。 3. 发文机关的行文目的。 4. 发文机关与主送机关之间的行文关系。 学习文种目的在于正确选择文种 2018/10/16 11 (二)公文质量的标准要求文件质量标准是对文件质量特性的具体化、精细化,它以定量或定性的指标、参数规定了文件的质量水平,使文件质量可被明确比较衡量,也使文件质量控制活动有了具体的目标和依据。2018/10/16 12 1. 合 “ 法 ”要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策,合乎上级指示和规定,符合上级公司的规定等。

 内容要合法  形式要合法 2018/10/16 13 • 《×× 公司关于适当降低排污合格标准的请示》 》 × • 《 ×× 公司关于暂时拖欠职工半年工资的通知 》 × 内容要合法: 2018/10/16 14 形式要合法: • ×× 公司发布 《×× 公告 》 • ×× 经理 ×× 号令2018/10/16 15 2. 求实 • 要求公文的内容能从实际情况出发,有切实的客观针对性,有利于解决实际问题; • 要忠实地反映情况,不作任何夸大、缩小和虚构; • 各种判断要合乎实际,杜绝主观臆想、臆断; • 各种解决问题的方法措施应切实可行,具有可操作性。 2018/10/16 16 3. 合体 • 文体要正确,务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求。 • 兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。 2018/10/16 17 4. 精简  要求尽量用最简洁的文字顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容,做到言简意赅。  公文、美女与鸟的思维  少发文,发短文 2018/10/16 18 5. 严谨  要求公文的结构必须严密有序;  用语务必周密确切不生歧义,没有漏洞。

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2018/10/16 19 6. 准确 必须准确无误,不允许有任何欠缺、失当或失真。 • 对公文制发意图与依据的反映 • 每项具体内容的表达(用词、数据、观点等) • 文种的选择 • 概念的使用 • 每个符号的书写印刷 2018/10/16 20 7. 规范 • 要求 公文结构、格式、语言表达、符号使用 均应符合有关规定,符合语法规则与逻辑规则,不允许“标新立异”。 2018/10/16 21  公文的基本组成部分包括:标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。  公文各组成部分各有特定的功用,各自的构成也具有规范性。 2018/10/16 22 •关于(对)的 • 发文机关│ 内容│ 文种 • (作者)│ (事由) │ (名称) •(介词)(助词) •转发 • 发文机关 + 批转 + 原文件标题 + 文种(的通知) •印发 • 国务院关于发布 《 国家行政机关公文处理办法 》 的通知 公文标题的结构 2018/10/16 23 附件规定 • 在正文下空一行 • 左空两字标识“附件” • 后标冒号 • 说明附件顺序和名称 • 附件序号用阿拉伯数码 • 附件名称后不叫标点符号 2018/10/16 24 抄送的有关规定与原则 1.修订前:除主送机关外怎么提升公文写作思维,对其他需要文件内容的上级机关用“抄报”,同级机关和不相隶属机关用“抄送”,下级机关用“抄发” 修订后:不再区分“抄报”、“抄送”和“抄发”一律用“抄送” 2.抄送后用冒号,抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。

2018/10/16 25 8. 完整 ● 要求公文结构完整,不遗漏任何必备的数据内容,以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性。 ● 公文构词完整规范,不滥用简称。 2018/10/16 26 9. 清晰 • 要求各种文稿文本上的字迹要清楚 , 字体要标准 、工整 , 避免因字迹不清 、模糊混乱而造成错漏。 。 2018/10/16 27 10. 耐久 • 要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张和字迹材料)应持久耐用,以保证公文的有效物质存在。2018/10/16 28 (一)公文写作的语言运用规则 (二)公文写作的核心要领 (三)公文写作的基本过程 三、掌握公文写作基本要则 2018/10/16 29 (一)公文写作的语言运用规则  语言模式选择  词语的选择  常用的事物和概念的特殊表达要求 2018/10/16 30 语言模式选择 • 书面语言 • 口头语言 • 程序语言 2018/10/16 31 • 指在表述公文内容的时候,不能用日常说话的口语方式来表述公文内容,而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。比如说在公文当中要表述内容的顺序,常常要用到 “ 一是、二是 ” 之类的数字用语, “ 文件 ”类的公文必须要用书面式语言。

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书面式语言 2018/10/16 32 • 是指在表述公文内容的时候,要用日常说话的口语方式来表述公文内容。比如用 “ 一个是、再就是、另一个是,还有就是 ” 来表述事物。应用口语式语言表述的文种主要是 “ 领导的专题讲话 ” ,这类文稿用口语式语言来表述,其作用是能够把文稿写得生动,写得活泼,使领导在讲话的时候增强感染力。再如 “ 歇后语啊 ” 、新兴网络用语等等。 口语式语言 2018/10/16 33 • 格式固定的语言表述方式。 • 比如在一些文件的开头部分: • “ 根据 ┄┄ 为了 ┄ 现将有关事宜通知如下 ” • “ 为做好 ┅ 特制定 ┅ ” • “ 现将 ┅ 印发 ┅ 请 ┅ ” • “ 为加强 ┅ 公司就 ┅ 规定如下 ” 程式化语言 2018/10/16 34 词语的选择 • 词语的涵义 • 词语的感情色彩 • 词语间的正确搭配 2018/10/16 35  例:他们从实际情况出发,在发达农业生产中,因地制宜,不断创新,终于开创出一套发达农业各项生产的宝贵经验。 • 例:经查明,张某和李某曾在1999 年9 月间收受过***公司的巨额贿款,已构成受贿罪。

案发后,二人还与*** 公司的业务员*** 订立攻守同盟,妄图掩盖过错。  埋单和买单  庇护和保护  截至和截止 2018/10/16 36 常用的事物和概念的特殊表达要求 • 时间的表达 (今年、明天、本月、年份) • 空间的表达 (国外、国内、这里、那里) • 职务、姓名的表达 (全称、多种职务、党内党外) • 数量的表达 (倍数、分数、到、了、以上、以下) • 范围的表达 (全部和部分) • 程度的表达 (很、更、特、最等等) 按惯例,“以上”、“以下”表示界限时,一般均包括前面的本数在内。 2018/10/16 37 增加了两倍? 增加到两倍? 减少了两倍?减少到三分之一? 减少了三分之一? 十四岁以下 例:全体员工大部分都参加了劳动竞赛。 例:凡现在在生产岗位上的工人同志,不少是在解放初厂里情况十分艰难的情况下进厂的。 2018/10/16 38 公文格式要规范。 行文规则要掌握。 常见错误要避免。 艺术水平要提高。 (二)公文写作的核心要领 2018/10/16 39 公文格式要规范 • 公文框架格式。 标题+ + 主送机关+ + 主体+ + 结尾 • 标题格式 发文机关+ + 事由+ + 文种 • 主送单位格式 上行文一般是一个主送单位 • 公文要素字号格式 • 公文结尾格式(根据文种要求) 2018/10/16 40 行文规则要掌握 上行文: 单头主送,不多头主送,可采取抄送形式,但不得抄送其下级机关;逐级行文,不要越级行文;要向机关行文,不要向领导者个人行文。

下行文: 按照职权范围行文;部门之间应当经过协商一致,方可就有关问题向下行文;向下级机关的重要行文,应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 平行文: 不相隶属机关之间一般用函行文;无论向什么机关行文,无论要求解决什么问题,只要彼此间没有隶属关系,一般都得用函。 2018/10/16 41 1. 不宜越级行文 2. 按联合行文关系行文 3. 上行文主送机关不宜多元化 4. 一文不能多头报送 5. 行文请示不能抄送下级 6. 平级之间不宜使用上行或下行文 7. 公文不宜直接报领导 2018/10/16 42 常见错误要避免 • 公文标题方面的错误 1. 标题要素不全。(发文机关+事由+文种) 2. 标题不准确。(事由概括不准、文种名称不准确) 3. 标题不够简要。(事由、批转文件等过于冗长) 4. 标题不清楚。 5. 标题中标点符号使用不妥。 6. 标题与落款矛盾。 2018/10/16 43 1 1 . *** 公司授予王 *** 同志荣誉称号通报 2 2 . 关于 *** 司机开车去北戴河的通报 3 3 . *** 公司关于小汽车的请示 4 4 . *** 公司关于转发 “ *** 总公司关于加强春节安全保卫工作的意见 ” 的通知 5 5 . *** 公司关于加快发展 *** 项目若干措施的通知 6 6 . *** 关于申请解决更换一台锅炉的报告 练 练 习 2018/10/16 44 时间、数字方面的错误 • 成文日期的错误使用。

• 结构层次序数乱用。 • 违反公文中数字使用规则。 2018/10/16 45  成文日期 ( 哪个是正确的 ) 2005 年 10 月 21 日2005. . 10. . 21二 ○○ 五年十月二十一日二 00 五年十月二十一日 二零零五年十月二十一日  结构层次序数 ( 哪个是正确的 ) 一 、 ( 一 ) 1 1 、 (1 1 )一 、 ( 一 ) 、 1 1 、 (1 1 ) 、 一 、 ( 一 ) 1 1. .(1 1 ). .一 、 ( 一 ) 1 1. . (1 1 )  2005 年 *** 乡政府的财政收入是 500 万 ( 五百万 ) 。 ( 哪个是正确的 ? )  自上月以来 练 练 习 2018/10/16 46 文字表达方面的错误 • 语不对体。 • 叙述事实滥用文学语言。 • 轻易造新词。 • 错用、滥用字、词。 • 重复交叉使用。 • 前后矛盾。 2018/10/16 47 1. 形容某一位领导深入实际:乡的每一个角落都留记着他的脚印。 2. 介绍干部的基本情况时: “ 王 ×× ,他的媳妇名叫李 ×× ,他有一个儿子,一个闺女……. .” 3.2004 年 ×× 公司的石油产量比任何一年都要高。

4. ×× 公司:…… 严禁 “ 带病 ” 汽车上路…… 5. 长期以来 练 练 习 2018/10/16 48 6. 督促检查执行情况 7. 再接再砺(厉)、 欢度(渡)春节、致(志)哀 8. 要求各办公室主任、各处正、副职出席会议 9.…… 大家基本取得了一致的意见 10.…… 基本同意文中所提六条办法,请有关部门严格贯彻 11.…… 原则同意关于 ×× 的请示2018/10/16 49 公文语句结构方面的错误 • 句子成分搭配不当。 • 语句位置颠倒。 • 语句成分残缺。 • 语言结构混乱。 • 指代不明。 • 用语叠床架屋。 2018/10/16 50 1 1 .他每天都要接待许许多多的人民的来访和来信。 2 2 .公司经理和其他公司的干部和员工一起参加劳动。 3 3 .在入公司教育中,使我懂得遵守纪律的重要意义。 4 4 .对于浪费资源的行为是应当受到批评的。 5 5 .继续进一步加强, 6 6 .反映了情况和问题 7 7 .截至十二月底为止已完成。 练 练习 2018/10/16 51 标点符号方面的错误 • 标题中的符号使用不妥。

• 数字之间使用不妥。 • 省略号与“等等”的重复使用 • 冒号的不当使用。 • 符号与语气的表达使用。 2018/10/16 52 1 .记者利用采访,进行挑唆,煽动性宣传报道。 2 .五、六百吨, 3 .经营项目:石油、宾馆、办公、会务…… 等等。 4 .这实在太让人激动了!!!!! 5. “ 三日内蒙古共和国区域内有暴风雪” 。 练 练 习 2018/10/16 53 艺术水平要提高 • 明确常用文种,集中精力攻取; • 领会领导意图,达到预期目的; • 掌握党的政策,与法律相一致; • 了解行文对象,取得谅解支持; • 善于写作短文怎么提升公文写作思维,以便省时省力。 2018/10/16 54 • 明确主旨 ,把握要求 • 收集资料,调查研究 • 拟出提纲,安排结构 • 落笔起草、拟写正文 • 反复检查,认真修改 (三)公文写作的基本过程 2018/10/16 55 …

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