文秘必备日用公文的基础知识

(三)日用公文写作的重要意义在完成机关基础工作中,使用的重要工具就是各种日用公文;没有它就难以工作。它要有一般的语文基础与知识,更需要写作的实践和历练。文秘必备日用公文的基础知识相关文章:文秘必备日用公文的基础知识文秘基础知识和技能三篇文秘的专业基础知识介绍文秘基础知识文秘必备基础专业技能说明文秘专业写作基础知识推荐文秘专业基础招聘考试知识大全文秘必备日用公文的基础知识相关文章:

文秘的主要工作之一是写作,本文为大家提供写作基础指导,欢迎大家阅读借鉴。

(一)日用公文的含义、功用、类别

1.含义、性质和功用

日用公文,是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称;由’于它是机关体系处理日常事务、日常交流信息的应用文体,又被称为机关、日常事务文书,与《公文处理办法》规定的狭义公文有种.种功用、规格上的区别。它主要包括简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、报表、介绍信、礼仪函电等等。

日用公文,是机关办理日常具体事务、传递信息、联系工作、总结推广经验、处理机关之间和机关内部各种关系的一种轻便文字工具。它的文种、体制、制发、效能等,是在机关工作实践中约定俗成而由机关自身确定的,不像正式公务文书那样经有关机关用法定文件规定下来。因而,它在经由法定机关批准或作为正式文件发布之前,不具正式公文的法定效能,只在发放机关权限之内有一定的行政效力。如,某机关发生了火灾,烧毁了车库和汽车,立即写份简报给上级和有关机关,不能等一切调查清、安顿好再正式写报告,但这简报不能代替对整个火灾原因、情况、预后处理的正式报告,更不能代替购车、建库的请示;上级机关接到简报,只是“知道了”,可以不批复,也可以仍作为简报转发,提请各部门注意防火,但不能代替处分决定或批示,更不能代替对购车、建库的批复或正式行文各单位检查防火工作。

日用公文的有些文种,像简报等,在某些系统曾经被列为正式文件,但也把它们划归“参考性”文件而与“指使性”文件相区别,现仍划归日用文书。

2.类别

日用公文,种类繁多,既无法定文种,又无法定分类。我们从写作角度看,现在机关应用的所有文字材料,大体有三个类型,每个类型包含若干种。

(1)文章型:即具有一般篇章结构形式的狭义文章。日常用的有简报、调查报告、计划、总结、会议报告与讲话稿等。

(2)条款型:按条款格式结撰而成的,像机关企业里的规章制度、公约守则等等。其中章程、条例、规定是正式文件。

(3)表格型:即,有固定格式的简单文字与报表,多是先印好表格或特定项目,用时临时填写。像统计表、介绍信、请柬、条据等等。

现在主要介绍文章型的日用公文,条款型的可参照通用公文写作中的“条例”、“规定”,这里选一两种简介。

(二)特点

日用公文,作为广义公文(机关应用文体)的一种,与狭义的正式的通用公文有区别、有分工而又相辅相成。它能解决不宜或不必正式行文而又需形诸文字的问题,起正式发文之外的作用。它在广泛而快速传布信息方面与新闻文体作用相近,但又不能超出机关体系的范围,有一定的保密性。然而,它在必要的情况下,随时可以经过一定手续而转化为正式公文,或转化为新闻报道公诸报端。事物是在比较中存在的,我们在比照中可以更好地把握日用公文的特点。 1.事务性和简便性 日用公文快速传递信息等性能和新闻文体相近。有的文种,如调查报告,同时亦属新闻文体,除了组织、人事方面或有保密内容者以外,也可以在报刊上公开发表;有的文种,像简报,稍稍改动即可以作为消息发表,大会开幕式的简报往往成为报上的新闻稿;有的可直接见报,会议报告、讲话稿就是,按语可随主文登报,亦可改为短评;有的文种,像计划、总结,也可用新闻工具发表或改作报道。随政治透明度的提高,这种情况会越来越多。但日用公文总的是与新闻文体不同的,这不同在于它的事务性,它是用来办理机关公务的。

事务性即办理公务这一点,与正式公文相同,其区别在于它办的是日常事务性的公务,手续简便、轻捷快速,一般不具法定效能;而正式的通用公文处理的是郑重的大事,有严格的制发程序,需经主要领导人审核签发,具有法定效能。

2.定向性与范围性

新闻是向全社会发布的,谁接受都可以,甚至可以超越国界;日用公文虽然有的也可以作为新闻面向全社会,但它本质上是有特定的适用范围,发放有定向性。即,每一份都在一定范围内使用,范围可大到全党全国,但还是有范围;每一份的读者都是特定的,同时有它使动的目的,不是看了就完。如,一封介绍信,是向特定机关介绍特定人员的特定情况,通常是作为机关证明所介绍的是何人、任何职、去办何事、要求给予何种帮助和接待等。它和也是介绍人物的人物通讯不同,和个人的工作证、身份证也不同,那是随便给什么人看的,也没有附印上什么特定的要求。又如,传递信息的简报,有它的发放范围和方向目标,即,这份简报报给哪些领导、送到哪些单位,都有明确规定,打破发放常规的要特意注明。它不是发向全社会的,如要在报纸、电台发表,具备公开发表的意义而又无需保密才行。总之,日用公文不是新闻,即使在政务公开的情况下,也必定有一些不宜或不必在社会上公之于众的。 3.参考性和引导性 日用公文,虽然也是办理公务的广义公文,但它与“正式公文”存在不同。首先就是它没有通用公文那种法定的权威性、强制执行作用。如,介绍经验的简报或总结,只是供有关部门参考公文写作能力入门,得到启发;领导机关可以用来引导工作向哪里发展。

但是没有非要人家照办不可的效能,不能在检查工作时说:我们发了简报,你们为什么不照办!日用公文只具有对其他单位的引导性,不能要求甲省按乙省的规划行事;而对机关内部只有行政约束力,违背了“服务公约”、“图书借阅办法”等,跟犯法不同。当然公文写作能力入门,在实施范围是不容违背、破坏或执行不力的,要受行政批评、处分,但不一定构成法律犯罪,后果构成犯罪,那是超出规章、计划之外的责任事故了。当然,也与违法渎职不同。如,未办好财务手续就取款办事或超规定用车,违背了本单位财务制度或用车章程,可以批评、处罚,但与违法犯罪不同。又如,简报和总结中反映了谁受了批评和表扬,不等于正式的通报批评或通报表扬,涉及者不必在填表时填上受到过通报批评或通报表扬,而“通报”后与此不同。 4.规范性与灵活性 日用公文在机关应用文章中是最为灵活的一种,当然,它也有大体的规范,写什么不像什么是不行的。但它的活动余地最大,最易发挥创造力,而不必死守固定格式,也可不用公文术语或专门术语。它最忌“匠气”,写出来的千篇一律,像工匠做的器皿、茶杯一样。像简报,经常出甚至天天出,不宜一个模子,不宜穿一样靴、戴一种帽;调查报告,天南地北、三百六十行,所遇情况千差万别,也不可按谱填词,像有些单位那样都写成“十四件大事”的模仿之作;而应从实际出发,在格式写法、繁简详略、结构安排、开头结尾、语言口号等方面多一些变化,写得活泼生动,能读得下去听得进去。

(三)日用公文写作的重要意义

社会上和机关里少数人不重视日用公文书写作,是由于偏见和缺乏知识引起的误解。日用公文在机关应用文章担负的治理国家、管理社会、推动改革的重要任务中,具有基础性的无可替代的作用。它被称为机关工作中“基础性文书”,可从以下三个方面理解:

1.机关基础工作的重要方面

机关的基础工作是办事,贯彻决策、处理事务解决问题,在各机关之间和机关内部联系、沟通、协商、调剂。在完成机关基础工作中,使用的重要工具就是各种日用公文;没有它就难以工作。如果写得“少、快、好”,办事效率就高,就有助于完成好工作;如果马马虎虎,拖拖拉拉,用来扯皮,就会影响工作效率,造成损失;至于用来打埋伏、欺上瞒下,就是不正之风,要受到惩处。所以要做好工作,必须写好事务文书。

2.机关决策基础的组成部分

决策是机关的重要职能和工作,但决策正确与否、切实可行否,决定于决策的基础。这当中,日用公文是提供信息、情况的重要桥梁,还可以作为决策反馈或作为“准决策”(如正式批准前的计划),听取意见而据以调整决策。只有在调查报告、简报、快报等提供的信息、反馈的基础上,在作为决策步骤的计划、总结等广泛吸取专家、群众意见和经验教训的基础上,才能作出或不断调整好科学决策。当然,决策基础是多方面的,日常事务文书是不可缺少的组成部分。

3.机关写作基础的提高阶梯

各机关在机关应用文章的写作水平上相差很大,总的说是不适应改革、发展的局面。不仅无用之文成山成灾,而且因文书写作不严格、经济合同不周严而引起的诉讼也时有所闻。据在一个专区的调查,县乡两级文书写作,合格的只占1/3,根本不合格的占将近1/2。要写好机关应用文章,除了随社会发展而在形式规范上改革之外,提高文秘写作水平也十分重要。它要有一般的语文基础与知识,更需要写作的实践和历练。刚到机关工作,最先和最多写的就是简报、调查报告之类,只有写好这些,才能写好正式公文和见报文章,它是入门和深造的阶梯。严肃认真地揣摩、写好它,不仅有助提高写作能力,而且可以帮助积累知识、材料、经验,对全面提高工作能力、领导能力、改进机关作风,意义都是很大的。

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