公文写作语言特点初探

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2008年《和田师范专科学校学报》72文综合版Ju1.2008第28卷第六期总第56期公文写作语言特点初探刘娜湖南民族职业学院湖南岳阳414000[摘要]认识公文语言的基本特点对于培养公文语言的感应能力掌握公文写作方法有十分重要的意义本文试对公文语言的基本特点作一些探讨[关键词]公文写作语言特点公文属于应用文体它是党政机关社会团体和企事业单位在处理各种公务时形成并使用的一种文体是推动公务活动开展的重要工具在它长期充当办理公务工具的过程中不但具有一般文章的共同语言特点而且还形成了自己区别于其他文体的语言特点从事公文写作必须先了解它的特殊表达方式掌握公文的语言要求在实践中不断提高运用公文语言的表达能力这是写好公文的前提和基础本文从五个方面对公文写作的语言特点进行探讨一庄重所谓庄重就是用语端庄持重格调文明典雅这是机关公文的性质作用决定的公文具有法定的权威性是人们社会活动的准绳乃经国之枢机公文语言庄重化是公务活动的公正立场和严肃持重的态度的具体体现语言庄重要做到以下几点第一用语必须直接晓之以理告知以规语气坚定格调严肃使读者闻之肃立不能违扭这在法律性文件中显得尤为突⋯如对刑事犯罪判决的布告语言威严不可侵犯斩钉截铁不可动摇一字一句都具有生杀予夺的权威《国务院关于机关和事业单位工作人员工资制度关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载改革问题的通知》中有一段文字各地区各部门必须高度重视加强领导认真做好组织实施工作要严格按照党中央国务院批准的工资制度改革方案气瓶 现场处置方案 。

pdf气瓶 现场处置方案公文的写作用词特点。doc见习基地管理方案公文的写作用词特点。doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载和即将下发的实施办法执行⋯⋯必须把增资额控制在国家下达的增资指标限额内不得突破短短的一段文字中连用几个能愿动词形容词动词如必须认真做好严格按照不得等以示强调和不可抗拒性大大增强了语言的权威性和庄重感第二使用规范编程规范下载仕学规范下载编程规范下载警徽规范下载编程规范下载性的书面语言公文语言中应以典型的书面语为主不用方言土语和口语俗语书面语是在口语基础上加工而成它不仅比口语精确严密而且能够给人以郑重其事的感觉口语比较活泼简短但大多是不假思索随口而出没有经过精心加工不够准确严密有的还不大文雅有失庄重为了突出公文语言庄重典雅的特色应尽量选择比较文雅的词语比如散会后一块儿吃晚饭就不如会后共进晚餐庄重典雅把钱装进了自己的腰包就不如中饱私囊更贴切成群结队打架找茬儿闹事显得不够庄重破坏了公文语言的浑厚典雅不如结伙斗殴寻衅滋事来得精炼得体过去的事情就不追究了就不如既往不咎来得庄重严肃简洁有力第三正确使用文言词语和古汉语中的某些固定句式由于历史原因也由于古汉语具有典雅庄重简洁等特色现行公文中仍保留了大量固定的古语词作为习惯用语如兹悉将予以为荷莅临以及值此⋯⋯之际请予⋯⋯凡⋯⋯者等这些文言词语和句式除了能有效地满足公文在语义方面的特殊要求外确实很能体现公文的庄重色彩如为深切悼念已故中共中央副主席中华人民共和国主席刘少奇同志定于–JLJLO年五月十七日在北京举行追悼大会悼念已故追悼三个古语词表达了对刘少奇同志的尊重怀念之情体现了一种庄重严肃的感情色彩这三个古语词均为实词而古语词还有相当一部分虚词它们的使用同样可以增加公文的庄重色彩如《中国兽医卫生行政处罚办法》已于一九九二年九月十日经农业部第八次常务会议通过现予发布施行在这则极具权威性的命令中连续用了己于经现予等五个古语虚词使得此例书面语色彩极浓切合了命令写作所要求的语言郑重庄严的特点二平实平实即平易朴实质朴公文一般不需要细腻刻画着意烘托也不需要探幽索微含蓄表达要直来直去使读者获得明快简洁的阅读效果因此公文语言应力戒华丽辞藻晦涩难懂做到有真意去粉饰少做作勿卖弄鲁迅语公文应多用陈叙性语言开门见山直叙胸臆党的十五届四中全会上通过的《中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》全文一万五千字大量使用直叙性语言语义明确uJ]白易懂《决定》内容共12个部分各部分都用一句简短明确的话作标题式全是陈述句每一句都以一两个关键词为中心如推进国有企业改革和发展是一项重要而紧迫的任务从战略上调整国有经济布局建立和完善现代企业制度等不加额外的修饰在正文中也是如此每个自然段都以一句极富概括力的话起首讲出此段的中心意思随后再分层次依照内在关系分述一句和一句之间看似随意但逻辑严密说理层层递进比如在论及国有企业组织结构不合理的问题时是这样论述的改革开放以来国有企业组织结构发生了积极变化但目前仍不合理主要是重复建设严重企业大而全小而全没有形成专业化生产社会化协作体系和规模经济缺乏市场竞争力接着直接就提出了对策要区别不l刘情况继续对国有企业实施战略性改组极少数必须由国家垄断经营的企业⋯⋯竞争性领域中具有一定实力的企业⋯⋯产品没有市场长期亏损扭亏无望和资源枯竭的企业⋯⋯类似段落在《决定》中比比皆是这些语言看似平淡实际寓意深远概括力很强虽然朴实无华但并非随意道来而是深思熟虑独具匠心公文还应尽量使用大众化语言不用冷僻字毛泽东邓小平等老一辈革命家历米提倡写文章作报告要通俗易懂使用群众喜闻乐见的语言他们写的文章亲切自然生动活泼特别是《邓小平文选》第三卷语言朴实无华说理清晰明朗既没有深奥的典故也没有华丽的词藻读米朗朗上口听米句句实在在谈到』1国统一大业时邓小平说和平统一不是大陆把台湾吃掉当然也不能是白湾把大陆吃掉形象地阐明了大陆与台湾不存在根本冲突而要以中华民族利益为重是实现和平统一的共同愿望十七大报告属于比较正式的公文理论性强内涵十分丰富提出了许多新概念新思想新的政策措施但同样具有通俗易懂的风格报告通篇采用的都是通俗的大众化的富有生命力和时代感的新语言没有一个冷僻字或难懂的文言词就是一般初中文化水平的人也能看懂公文的实用性特点决定了公文写作的语言表达要通俗uJ]白质朴无华有一种清水出荚蓉天然去雕饰不做作不尚修饰的朴素美三准确准确是一切优良语言风格的基础公文语言运用的准确性是指语言表义要准确贴切不模糊不产生歧义毛泽东同志曾指出文件和文章都是具有这样三种性质准确性鲜明性生动性《工作方法六十条草案》公文必须写得一清二楚十分明确句稳涮妥语体通顺叶圣陶语其实准确是公文的生命也是公文的最晕要最基本的要求公文也只有内容真实准确才有理论的说服性才能更好地完成赋予公文的使命古人对公文表意的准确贴切曾设喻笔下有财产万千笔下有人命关天笔下有是非曲直笔下有毁誉忠奸可见公文语言准确性的重要文字要表达得准确不是一件容易的事首先要做到用词确切掌摧分寸对义有两歧的词尤须避免汉王充在《论衡·自经》中指⋯[]则务在明言笔则务在露文公文要求直接说明意图叫确述点说要明言写要露文艨胧含糊似是而非的词汇不能使用如上海新建机器厂和云南开远水泥厂签订了一份订货合刷在交货栏内写着争四季度完成由于原材料影响新建厂于次年一季度才能交货开远厂得知年内不能取货四次向新建厂要求撤销合同劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载但新建厂不予同意法院在受理此案时发现双方争字上理解不同新建厂认为争是争取的意思而开远J则认为争是力争保证的意思法院判定合同用词不明确双方都有责任共同承担损失次用词恰当造句符合语法判断推理合乎逻辑请看下面的例予据查最近我市市民养狗成风影响环境卫生且多次发生疯狗皎人的事件现有养狗者必须于本月l5口前将所养的狗自2008年《和田师范专科学校学报》汉文综合版Ju1.2008第28卷第六期总第56期行处理违反此规定者由公安局派人捕杀捕杀的应该是狗而不是违反此规定者毛病出在主语上又如饭店全体工作人员都要执行本店的规章制度制度只能遵守不能执行这是动宾搭配不当再如某果品交易市场去年办场七个月经营金额达506万元比上年同期增加54%既然是去年才办场何来比上年增加呢这是前后说法矛盾再次正确使用模糊语言模糊语言是指那些外延不确定内涵无特指的弹性语言如基本上原则上适当的时候等大量使用模糊语言是公文语言运用上的一大特征正确使用模糊语言可以使公文语言更加准确严谨可以使公文语言表意委婉得体留有余地富有弹性有时候还可以使公文中不便直说的内容不言而喻大多数公文对模糊语言的运用是必要的不容置换但要明确模糊语言并不等于语言模糊在某些应该准确措辞的公文中决不能滥用模糊语言滥用模糊语言不仅不利于公文写作水平的提高而且更重要的是影响了各项工作的实施因此准确使用模糊语言是公文写作成败的关键四简明简明指言简而意明尽可能用最少的语言清楚明白地表达最丰富的内容不宜铺陈或夸张渲染特别是政策法规性公文必须惜墨如金做到言简意赅文约意丰列宁曾要求机关发文要象电报那样写得极其简短毛泽东同志也曾要求各级领导干部给中央送的报告文字每次一千字左右为限除特殊情况外至多不要超过两千字综合报告内容要扼要文字重简练要指出问题或争论之所在公文的语言简明既节约写的时间又节约读的时间有利于提高工作效率怎样才能使公文语言简明精炼昵第一围绕主题删繁就简公文的实用性要求公文语体要讲求效率公文中的每一字每一句都是为了表达主题不可缺少的部分去掉那些可有可无的空话力争做到益一字则文赘损一字则意阙的境界现在有些文件的开头不是开门见山直入主题不管内容如何总是先论述一番形势或颂扬一番领导然后绕个大弯子才接触正题这是一种不好的文风应删繁就简真正体现出公文讲求效率的实效性同时由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求材料应详略得当该详细的应写得具体明白该简略的一定要简略否则让人感到内容拉杂不得要领反而掩盖主旨如写请示常常容易犯的一个错误是把请示的缘由写得过于具体繁杂使具体请示的事项反而不突出有的人甚至认为请示的缘由写清了请示的事项不用写自然就明白了这也是一个误区请示最核心的就是把请示的事项写得具体明白第二恰当运用省略句非主谓句和省略语省略句是指在特定的语境中为了避免重复而有意省略了一些不言自明的句子成分公文写作中省略主语的情况较多如个别进度较慢的单位一定要按照市监察工作会议的要求在本月底前组建起来一边筹建一边开展工作恰当地运用省略句既可以使语句显得简洁明快又有利于突出表述的内容公文中还常常使用动词性非主谓句非主谓句是指分不出主语和谓语的单旬它由主谓短语以外的词语或短语构成如严禁非法保存使用买卖罂粟种籽罂粟壳严厉打击处理非法种植罂粟的违法犯罪活动这类动词性非主谓句用语简洁表意准确较多地用于表达祈请希望限定劝阻禁止号召命令等内容和语气的句子中约定俗成的省略语在其他文体中也有运用但远没有公文中运用的多如党的第十七次全国代表大会出现在公文中可以缩略为十七大第十个五年计划项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载可以缩略为十五纪律检查委员会可以缩略为纪委等这些省略语的广泛运用使公文显得精当简洁当然公文中的省略语一般是约定俗成并且为大家所熟悉的而不是生造的第三使用公文专用语公文专用语一般都有特定含义在长期写作实践中形成了言简意丰的特点这些专用语都是约定俗成的在公文语言表达上十分凝炼简明在公文写作中可适当运用如一篇请示的结束用语常常是当否妥否请批复这样就比是不是妥当请给予指示我们好按照指示去办理要简练五生动85生动性就是要有文采生动活泼地写出客观事物的特征表现出鲜明的思想感情公文不是文艺作品不必也不允许追求想象的瑰丽情节的奇特辞藻的华美但这决不是不要生动言之无文行而不远如果一份公文语言无味死板没有生动活泼切实有力的话即使有深刻的内容也难以引起人们的兴趣同时也会大大降低其实际效果一篇好的公文之所以能达到行文目的确乎不易其中强烈的艺术感染力是关键的一环而强烈的艺术感染力则是与作者渗透在文中的激情和在语言运用上对文采的讲究是分不开的公文在比较抽象的论述和概括说明中穿插一些典型事例具体数字人物的思想反映选用一些适当的比喻排比句和长短旬群众语言和意见等使文辞错落有致形象生动而又富于变化这就是语言生动的重要表现比如说社会保险是社会经济发展的安全网减震器等这样可以使叙述的问题适当形象化一些有感情有趣味生动真实具有说服力给人以深刻的印象一篇公文倘若仅只有叙事和说理的内容而缺乏生动形象的语言就容易使人看了头疼昕了瞌睡印象淡薄公文语言生动首先应选用含义具体并富有形象感的词语在丰富的汉语词汇中有相当一些词的含义是比较具体形象化的运用这些词能引起人们的联想和具体感受使内容表达得更加鲜明生动例如下面这句话火更大了烟子弥漫着房间通红的火舌快要舔着楼板了这里选用火舌比用火焰火苗更形象更有表现力一个舔字生动地写出了火焰将要燃着楼板的情景给人以十分形象具体而又生动的感受其次选用拟声绘色的描绘性词语讲究一点形式美因为语言作为表达内容的工具不是消极地被动地为内容服务它的形式美也对内容起着一定程度的反拨作用语言描述的生动性除了细节或形态特征的准确勾勒还需注意声色音响的渲染特别是对于有生命的或是处于运动中的对象只有善于绘声绘色才能使形象更加具有鲜明性立体感更好的展现其内在的生命力它就能够在反映内容的时产生一种美感勃发一种情趣吸引读者去深刻地领会文章的内容诚然公文中有些种类如合同规章制度等生动性是不显著的然而象调查报告之类的公文其生动性还是很突出的就是处理事务的公文如果写得枯燥乏味效果也不一定好所以在保证准确性的基础上适当注意到生动性的要求是有必要的总之准确而熟练地掌握公文语言的基本特点是每一个从事公文写作的人提高公文写作水平首要突破的关口只有努力培养学习语言的兴趣加强语言知识提高语言运用能力才能在公文写作中真『F做到得心应手参考文献[I]于年湖王少梅.公文中的古语词及其运用[J].秘书.20034.[2]吕露.略论公文语言的基本特征[J].特区理论与实践19978.e]吕子静.浅谈公文语言的特点与要求[J].陕西青年管理干部学院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