应用文书的标题和行款格式规则

应用文书的标题和行款格式规则应用文书标题的制作如计划属于事务文书,这种文书的公文式标题的全要素形式是“单位+时间+事由+文种”。应用文写作的行款格式规则行款格式是在长期的书面语表达中约定俗成的书写行列款式。基本内容包括标题、署名、分段、引文和序码。

应用文书的标题和行款格式规则

应用文书标题的制作

(一)公文式标题的构成要素

组成公文式标题的要素主要包括单位、区域(范围)、时间、事由(内容)、性质和文种等,其中“事由”和“文种”是最基本的要素。究竟选择哪些要素来构成标题,一要考虑文种的写作习惯和约定俗成的规定性,二要考虑写作的实际需要。

公文式标题通过几个要素的组合,明确地说明了下述问题:第一,这篇文章是做什么用的(文种);第二,文章是谁起草的(单位);第三,文章反映什么时间(时间)、什么区域(范围)的什么事情(事由)。只要要素的排列组合合乎规律,就不会引起歧义。如计划属于事务文书,这种文书的公文式标题的全要素形式是“单位+时间+事由+文种”。例如,《XX物业公司2004年度培训计划》。

(二)文章式标题的构成模式

从构成形式看,文章式标题可以有单标题和双标题(即主副标题)。主标题一旦概括到某种程度,不能概括和反映需要传达的涵义,就必须用副标题来做具体例如,某物业公司开展全员节约活动取得明显效果后,集团公司要求该公司上报经验材料,以便在全集团推广。这个经验材料的标题就可以制作为:“挖潜增效大有可为”,副标题可为“——某物业公司开展全员节约活动情况总结”。

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应用文写作的行款格式规则

行款格式是在长期的书面语表达中约定俗成的书写行列款式。基本内容包括标题、署名、分段、引文和序码。

(一)标题

文章大标题书写的基本规则是居中排列,字号应大于正文,字体也应与正文相区别,并且上下各空一行。如果大标题字数较多,则应考虑分行排列,但分行时要注意前后意义的完整,在连贯排列时仍然要求居中。副标题应紧靠大标题下,中间不空行,题前要加破折号,所用字体也应区别于主标题。

(二)署名

署名一般放在文章的大标题之下,居中,上下各空一行,字号应小于大标题,字体也应区别于大标题和正文。

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(三)分段

每个自然段的开头要空两个字的位置,第二行起顶格书写。书信、报告等应用文书的称谓部分要求顶格书写,后面加冒号,第二行空两个字。行政公文的主送机关(即受文单位)也要求顶格书写,如果一行写不下,回行时仍然顶格书写,后面加冒号。

(四)引文

较短的引文可夹在正文中;如果是较长的引文,则需换行自成一段;排列上要比正文退两格,首行和末行最好空一行,并在字体、字号上与正文有所区别。

(五)序码

序码的一般顺序应该由汉字到阿拉伯数字,由无圈到有圈,行政公文的写作要领

四、应用文书的写作要领(熟悉)

(一)行政公文的写作要领(一共9种)

1.决定的写法

决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括,涉及重大问题和重大行动安排或对专门事项作出决定时,其缘由则要具体、充分。决定的事项可采用一段到底、分条列项、小标题、分部分表述等方式。不论采用哪种表述方式公文写作标题下署名格式,都要做到观点鲜明,依据充分,事实准确,切合实际。

2.通知的写法

通知的正文一般先叙述通知的起因缘由,写明通知的背景和依据,然后通过承启用语,转入通知事项。如一般性通知,只要写清什么事,有何要求即可;任免通知,写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知,如指示性通知等,既可采用一气呵成的贯通式写法,直接写明通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题,也可采用分条列项式写法,分出层次,但要注意各条、项之间的逻辑顺序。

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3.通报的写法

通报的正文主体由三部分构成。一是事实与评析。这部分是通报全文的重点和核心,写法可虚实结合,先实后虚。即先适当地详写事实(先进事迹、错误事实、重要精神或情况)发生的时间、地点、人员、主要情节、结果及影响等,从中提炼出经验或教训。二是决定,也称结论。表扬的要明确给予肯定,写明授予什么荣誉公文写作标题下署名格式,给予什么奖励;批评的要写明对责任者惩戒的意见。三是结语,即提出要求或希望,号召大家学习先进或是告诫人们防止发生类似错误,或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。

4.报告的写法

报告首先概括说明全文主旨,可开始即简明扼要地将一定时间内工作的有关情况介绍清楚,如依据、目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等。然后以“现将有关隋况报告如下:”之类的通用语,转入正文。主体(即报告事项部分)是报告的核心,是要叙述的具体内容。如果内容较多,篇幅较长,可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。

在常规物业管理中,报告也是使用较多的文种之一,常见的错误有三个:其一是当作前行文使用。如某物业管理项目负责人制作了一份《关于在A花园组织象棋比赛的报告》交公司领导批准,就是运用错误,应使用请示文种。其二是当作外行文使用。如给业主委员会等外围组织反映情况时使用报告,就是运用错误。其三是与请示文种混用。如《关于更换对讲机的请示报告》,就是把请示文种与报告文种混用了。

5.请示的写法

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首先写明请示的起因,即“为什么请示”;一般可运用叙事、说理相结合的表达方式,简要说明为什么要请示及请示的缘由、依据、背景。其次要写明请示事项,即“请示什么问题”。内容较简单的可全文一气呵成,一贯到底;内容复杂的则应分段表述。

如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准,则应提出自身的意见或处理办法;如果有两种以上的方案或意见,则应表明自身的倾向性意见,以便上级单位作出正确的判断和决策,从而得到及时准确的回答。

在常规物业管理中,使用请示应注意以下几点:

(1)必须坚持一事一请示;

(2)请示在未获批准前,不得对下属单位发送;

(3)如需向两个上级单位同时请示,只能采取一个主送和一个抄送的办法(请示公文的主送单位只能是一个),不可多头报送以免造成误会而贻误工作;

(4)严禁越级请示;

(5)请示语言既要简明扼要,还要注重行文语气,选用语句要谦敬,分寸得当。

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