公文写作常见问题及对策

己写的内容不相容。领导思路和本单位实际提炼出正确的公文主题。养成列提纲的好习惯。没有掌握领导讲话的习惯。文章的观点与领导的观点出入较大。语言风格不符合公文语体要求。整理领导的常用观点。忌用大话、套话或文学性过强的字句。把找到的精彩观点和语句纳入材料库。从不同侧面把老内容写出新意来。没有列提纲。平时读得少、写得少、改得少。从最常见的会议纪要入手加强训练。爱整理、爱提炼的好习惯。才能把文章写活写好。

《秘书》 2012.3初入公文写作之门 的朋 友, 写出 来的文章常会出 现条理混乱、 层次不清之类的问题, 却不知道如何解决。 本文针对这些常见问题, 结合自 己 的 工作经验, 提出 一些具体的 解决办法, 供大家参考。(一) 主要原因1.没有确定好主题, 就匆忙上手。 文章没有主题, 就像军队没有统帅一样, 字、 词、 句 如 同一盘散沙, 不能形成合力。2.没有列好提纲, 就急于动笔。 写作前没有精心布局, 没有按照先后顺序、 轻重主次列出提纲。3.没有充分了 解写作内 容。 只有把所写内容的前因后果、 来龙去脉、 内 在联系搞清楚了 ,写出来的文章才能条理清晰、 概念准确。 比如写生产情况, 就必须熟悉加工方案、 工艺原理、操作程序等; 写经营情况, 就要熟悉企业的管理理念、管理方法、经营状况、财务数据等。4.照抄照搬别人的文章。 部分内 容是从别条 理 混 乱层 次 不 清公文写作常见问题及对策□郑林峰32SECRETARY的地方直接粘贴过来的, 未经消化吸收, 与自 己写的内容不相容。(二) 解决办法1.首先确定文章主题。 不要急于动笔, 先把能找到的材料仔细梳理, 认真思考, 分析透彻,然后结合上级要求、 领导思路和本单位实际提炼出正确的公文主题。

2.养成列提纲的好习惯。 就像盖房子前要画图纸一样, 写文章之前应该先在脑子里勾画出 大致的轮廓, 重点讲什么、 哪些详述、 哪些从略都要心中有数。3.熟悉本单位的相关情况。 平时多看部门和基层上报的 材料, 把材料内 容吃透, 不留 疑问。 脑子里要储存一些基本的数据, 熟记本单位的 生产经营情况, 尽可能多 地掌握相 关素材。4.改掉照抄照搬、 复制粘贴的毛病。 除了法律法规、 上级文件和领导讲话可以原封不动地引 用 外, 其他内 容一定要用 自 己 的 话来表达。(一) 主要原因1 .没有注意场合与受众。 写领导发言稿和工作汇报, 一定要看场合与受众。 向上级汇报工作, 语气一定要谦虚诚恳, 少用指令性的措辞; 向职工代表做报告, 要注意肯定全体员工付出的辛勤劳动, 客观地分析存在的不足。2.没有掌握领导讲话的习惯。 如果领导喜欢阐述理论, 就要增加理论性的表述, 适当引 用一些新观点; 如果领导比较实干, 要注意少讲理论多鼓劲, 多用节奏分明的短句, 这样听起来铿锵有力、干脆利落。3.对领导的思路把握不准。 文章的观点与领导的观点出入较大。4.语言风格不符合公文语体要求。 比如使用一些晦涩难懂的字句, 或是过于文学性的语言。

(二) 解决办法1.学会设身处地换位写作。 写作时把自 己当做领导, 设身处地想一想, 如果自 己是领导该说什么、怎么说。2.注意观察和总结领导的讲话习 惯。 可以做一个测试, 拿一张纸写下主管领导常用的词语和语气, 如果连 20 个都没有, 说明 自 己还需要努力。3.整理领导的常用观点。 收集、整理领导平时检查工作或者开会时的讲话,把其中的重要观点分门别类纳入自 己的材料库。4.忌用大话、套话或文学性过强的字句。 如果要增加文稿的文学色彩写公文写作最多的问题, 必须恰到好处。(一) 主要原因1.缺乏新颖的观点和词汇。 文章中必须有一两句比较出彩、新颖或令人难忘的话语, 也就是我们常说的 “文眼”。 我曾为一位安全工作先进工作者写过一篇发言材料, 其中有这样一句话: “不被人骂的安全员不是一名 好的安全员 ,没有被人骂 过的 安全员 不是一名 称职的 安全员。 ”这句话符合讲话者的身份, 真实反映了基层安全员的心声, 在单位广为流传, 多次被领导引 用。2. 缺少知识储备。 如 果一篇文章是一个“点”, 作者必须调动自 己各方面的知识储备来支援这个点。 但如果知识储备少, 即使殚精竭虑也无济于事。3.没有变换角度看问题。

观察事物, 角度不同感觉就不一样。 要写出新意, 也要注意变换角度。 比如写生产情况, 去年的重点是保证市场供应, 今年可以根据实际写加大高效产品生产等;写管理情况, 去年写夯实管理基础, 今年可以写思 路 不 合领 导 不 爱老 生 常 谈没 有 新 意写作天地33《秘书》 2012.3大力推行精细化管理。 角度变了 , 文章自 然就有新意。(二) 解决办法1.建立材料库和观点库。 大量阅读上级领导讲话、 文件、 报刊 等, 深入一线调查研究, 把找到的精彩观点和语句纳入材料库。2.吸收新词汇并恰当应用 。 从工作、 生活、学习和与基层群众的接触中吸收有生命力的新词汇。 写作中尽量不用已被反复使用的观点和词句, 尝试作一些恰当的、大家都可以接受的改变来写出 新意, 比如 “从容应对”比 “克服困难”有新意、 “ 入脑入心”比 “ 认真领会”更有表现力。3.收集新观点。 注意阅读上级文件, 仔细分析领导在各种会议上的发言, 及时掌握新的提法和观点。 对领导的观点要进行适当 的提炼,使其成为理论性较强的书面语言。4.学会变换角度。 多思考, 把每一个方面都想到, 从不同侧面把老内容写出新意来。

(一) 主要原因1.思维混乱。 写作前没有理清思路, 没有列提纲。2.缺乏专业训练, 没有语感。 平时读得少、写得少、改得少。 写作没有捷径可走, 必须勤学苦练。(二) 解决办法1.大声朗 读文学名 著, 增强自 己 的语感和掌控语言的能力。2.进行语言流畅性训练。 比如利用博客、微博或短信, 坚持每天写一段话, 注意这段话必须表达一个完整的意思, 并力求使用最流畅、最简洁的语言。3.从最常见的会议纪要入手加强训练。 以每一段话为对象, 反复修改, 使之达到结构完整、意思明确的要求。(一) 主要原因1.缺乏概括和提炼。 公文写作, 要少用细节描写。2.没有列提纲, 想到哪写到哪, 导致前后内容重复。(二) 解决办法1.加强学习。 多阅读经典名作,学习其谋篇布局和语言表述等方面的技巧写公文写作最多的问题, 在写作中加以运用。2.勤于思考。 特别要加强连贯性思考, 把主题想透, 把提纲列明, 平时要养成爱思考、 爱整理、爱提炼的好习惯。3.认真修改。 大声朗读自 己拟写的文稿, 删去冗赘的地方。 文章一读, 问题尽现。(一) 主要原因1.长期脱离生活和工作实际, 无法从中吸取新鲜的、有生命力的东西。2.语言贫乏, 缺少感情。

在公文写作中频繁使用 “要……”、 “必须……”之类的祈使句, 会导致语言枯燥生硬。3.大话、套话多, 词语和句式缺少变化。(二) 解决办法1.多深入基层。 了 解基层员工的想法和生活, 参与社会实践, 从中吸收营养, 才能把文章写活写好。2.多读文学作品。 注意吸收新鲜词汇, 学习文章大家的表现手法。3.尝试创作文学作品。 经常写写散文、杂文等, 可以帮助自 己梳理思路、 “软化”语言。(新疆独山子石化公司总经理办公室)语 言 不 通晦 涩 难 懂篇 幅 太 长内 容 拖 沓语 言 僵 硬味 同 嚼 蜡34

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