公文流转过程中的保密管理

公文保密工作的基本要求为,从文件的运转过程来看,一份秘密文件从起草到正式发出,直至最后存档或销毁,中间经过许多环节,只有切实抓好各个环节的保密管理关,才能确保秘密文件的安全。公文的拟稿人要准确标明该公文的密级和保密期限,这是做好公文保密工作的前提。5、阅读文件时,非经允许不得摘录或公开引用秘密公文。因工作需要摘录秘密公文内容,必须使用由单位文秘部门统一制作的保密本,编号发出,定期收回。

公文保密工作的基本要求为,从文件的运转过程来看,一份秘密文件从起草到正式发出,直至最后存档或销毁,中间经过许多环节,只有切实抓好各个环节的保密管理关,才能确保秘密文件的安全。

一、公文的拟制

公文的拟稿人要准确标明该公文的密级和保密期限保密工作公文写作要求,这是做好公文保密工作的前提。公文是否属于国家秘密,是根据《保密法》关于国家秘密范围的规定划定的。即首先要依据国家保密局会同中央国家机关有关部门制定的《国家秘密及其密级具体范围的规定》和1990年国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》,采取”对号入座”的方法,对所拟制的公文确定密级和保密期限。拟制人在提出具体意见后,交本部门主管领导核稿批准,再报本机关、单位的业务主管领导审核批准签发。工作量较大的机关单位可由业务主管领导授权或指定负责人办理批准签发前的审核工作。

公文在印制前,有关主管领导和秘书部门负责人做好审查工作。除看是否划定密级和保密期限外,还要确定发放范围(阅读级限),拟定发布方式,印制格式及编号,规定处理办法,包括可否翻印、复印,是否回收等。

付印公文时应严格按照领导批准的发送范围和份数执行。秘书部门和有关人员不得擅自多印多留,自行处理。秘密公文一律由机关内部打字室、印刷厂(所)或经保密部门审查批准的定点复制单位印制。印制中的蜡纸、校样、 废页等应及时销毁。

二、公文的收发

收取公文时,必须认真检查信封上收文单位、密封标志,核对收信单位和收信人无误后,由收发室负责人在专用收文本上登记。取件人签收、启封,并核对文件的份数、目录、编号,加盖收文章。文件拆封必须由专人负责。凡领导同志亲收件,要送交本人或领导指定的专人代收、代拆。

发送公文时要认真检查、核对文件份数、发送单位及其地址,防止错发、漏发。装封要严密,绝密文件要单独装封。公文只发组织,不发个人。秘密公文在发送时要注意以下问题:

1、当面将公文交收件人时,应履行签收手续,一般由收件人亲自签收。

2、市内交换公文时,统一由秘书部门的专职机要员负责到交换站发送,不准个人随身携带。

(三)发送外地的公文,必须通过机要传送,不得使用普通邮政。发送的公文一律要包装密封,并在信封上标明秘密等级。绝密公文一般应当写上收件人。

在日常工作中,经常会遇到特殊情况,需随身携带公文外出送达收件人的,必须经本部门、本单位主管领导批准,明确责任,不得失控。携带绝密公文须两人同行,专车接送,可乘软卧、包间,必要时派保卫干部押送。密件必须装在文件包或文件箱内,绝不容许在没有保密设施的情况下随便携带外出。外出时,同行人员要互相督促,共同负责,严格看守,时刻做到秘密文件不离身,确保公文的安全。严禁携带秘密公文到公共场所参观、探亲、访友、浏览等;严禁骑车夹带或乘公共汽车携带秘密公文。传递公文的专用机要车,严禁无关人员搭乘或办理无关事项。

三、公文的传阅

公文的传阅,包括批办、承办、催办和传递保管等几个环节。带有密级的公文在各个流转五一节要做到:

1、文件登记明确,包括收文时间、文件编号、发文单位、文件密级、标题主要内容及呈送的批办人等内容,手续必须清楚,切忌无登记备案,空传文件。

2、传阅文件一律采取直传方式,即领导批示后,应将文件退还经管文件的部门或人员,不得未经文件保管人而领导人之间横向传批文件保密工作公文写作要求,也不应将批文直接交承办单位或承办人员。

3、经管文件的人员,应将领导批办的文件逐件登记送阅办人,对阅后退回的文件要清点份数。有关人员要严格按领导批示范围阅办,不得自行任意扩大阅读范围或交无关人员阅读。经管秘密公文的人员要抓紧催阅、催办、催传、催退。

4、传阅文件应有时限,任何阅办人不得积压、延误或长期私存,并应在办公场所阅读,不得私自带回家中或公共场所。对住家有办公条件的省部(军)级以上领导干部,文件可送至家中阅办,其他领导干部不得往家里送阅或携带文件。

5、阅读文件时,非经允许不得摘录或公开引用秘密公文。因工作需要摘录秘密公文内容,必须使用由单位文秘部门统一制作的保密本,编号发出,定期收回。

四、公文的借阅

秘密公文借阅的前提必须是业务工作需要,由本人所在单位提出申请,经公文制发单位同意或文秘部门主管领导批准,方可借阅。区别两个情况:

(一)对于本单位人员借阅公文的,机密级的、秘密级的公文,由借阅人所属部门领导批准;绝密级的,由单位主管领导批准。

(二)外单位人员借阅协作范围以内的秘密公文,凭借阅人单位介绍信。机密级、秘密级公文,由单位主管领导审批;绝密级公文,由本单位保密部门审批。借阅秘密公文应按期归还。借阅绝密级的,应在指定地点阅办,必须当天归还。

五、公文的复制

复印秘密公文,必须建立严格的审批、登记制度,并指定专人管理。绝密级公文和发文部门规定不准翻印的公文,不得自行复印。工作需要确需复印时,必须经发文部门的负责同志批准。上级机关或本单位制发的秘密公文,需要复印时,可由本单位主管领导或其指定的部门负责人审批,但要严格控制复印数量。对复印的公文,应同原件正本一样严格进行管理。严禁将秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印。

六、公文的保密与归档

秘密公文应当存放在有保密设施的文件柜内。绝密级文件应单独存放管理。对集中管理秘密公文的部门,还应采取技防、物防等保护措施。主管领导应定期检查秘密公文的分发、阅读、保管、清退等情况,及时研究和帮助解决秘密公文保管中存在的问题。因干部调动或公文管理人员发生特殊事故的,应认真清理其使用或管理的文件,办清交接手续。各单位要对自己所有的秘密公文实行定期清查,按时收退。一般半年进行一次,分别情况,移交机要室、保密室或档案室保存或销毁。公文应按档案部门要求,办理移交手续。归档后的秘密公文原则上不借出使用,用时要登记备查。

七、公文的销毁

销毁秘密公文必须逐一登记,经单位主管领导批准签字后,方可销毁。任何个人不得私自销毁秘密公文。销毁公文必须实行二人监销,或送指定的造纸厂销毁,并必须指派专人护送,现场监销,不得失落、遗漏。严禁向废品收购部门出售秘密文件、资料和其他涉密物品。对于标有”内部资料”、”内部使用”的书刊、杂志也禁止当废品出售,而应送造纸厂销毁。

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