公文字体字号标准2020_一文了解公文格式规范,图文并茂(建议收藏备用)

制作公文正文内容:正文内容根据实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:为便于理解,后附公文格式图解说明,请参照学习。本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则,并给出了公文的式样。如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

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本方法根据《党政机关公文格式国家标准》(GB/T9704-2012)制定。具体内容如下:

一、办公软件要求

适用于微软OFFICE—WORD文字处理软件。

二、页面设置

1.选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米。

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2.选择“纸张”附签,“纸张大小”设成“A4”。

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3.选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”,“页脚”设置成“2.5厘米”。

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4.选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮。

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5.进入“文档网格”附签,选中“指定行网格和字符网格”,将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

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三、插入页号

1.选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。

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2.然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为-1-,-2-,-3-显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。

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3.双击页码,选中页码(包括左右两条短线),将页码字号设置成“四号”;字体为宋体的阿拉伯数字;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。

四、文号制作

1.平行文或下行文号:文号——三号仿宋、居中显示,编排在发文机关标识下空二行位置。

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2.上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离,编排在发文机关标识下空二行位置。

注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。

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五、公文正文排版

制作公文正文内容:正文内容根据实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:

1.标 题——2号小标宋字体,居中显示,编排于红色分隔线下空二行位置。

2.主送机关——3号仿宋字体,居左顶格,冒号使用全角方式,编排于标题下空一行位置。

3.正 文——3号仿宋字体。

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4.文种结构层次——依次用“一、” “(一)” “1.” “(1)” 标注。一级标题用3号黑体字,二级标题用3号楷体,三级和四级和正文一样用3号仿宋。

5.附件——是正文内容的组成部分。3号仿宋字体,在正文下空一行,左空2字编排,“附件”二字后标全角冒号和附件名称,附件名称后不标注标点符号。

6.发文机关署名——3号仿宋字体,距最后一行正文内容3个空行放置,以成文日期为准居中编排。

7.成文日期——3号仿宋字体,发文机关下方右空4个字格编排。

8.印章——加盖端正,以成文日期中心为准,印章下端压成文日期。

注:公文正文排版内容请参照“信函格式文件示意图”理解。

六、版记制作

1.选择“表格”——“插入”——“表格”,设置“列数”为1,“行数”为2。

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2.选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”。

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3.然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,竖线取消;同时,设置第一行和最后一行下线的宽度为1½磅,中间一行下线宽度为½磅,点击“确定”。

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4.进入“表格属性”——“列”附签,设置指定宽度为15.6厘米,点击确定。

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5.在制作成功的表格第一行,输入主送单位、抄送单位,用4号仿宋体字,编排在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号;表格第二行,输入印发机关、印发日期,用4号仿宋体字,印发机关左空一字,印发日期右空一字后加“印发”二字。

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注:因现行的规范是要求公文双面打印的,因此公文的最后一页必定是偶数页,也就是如果公文在奇数页完结,则要版记排在背面的偶数页,否则背面偶数页空白,不是一个整体。

七、打印设置

机关公文打印采用双面印刷,左侧装订,现有大部分打印设备只具备单面打印功能,请按以下步骤设置文本打印。

1.选择“文件”——“打印”——“打印(R)”,设置奇数页,点击“确定”。

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2.将打印完毕的奇数页文件,空白背面按顺序叠放,放置打印设备送纸盒。

3. 选择“文件”——“打印”——“打印(R)”,设置偶数页,点击“确定”。

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上述版面设置方法是拟制各种公文的前提条件,也是“套打”输出红头文件首页的基础。为便于理解,后附公文格式图解说明,请参照学习。

附:机关正式公文格式图解

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说明

1.公文正文标题要用文星标宋二号体,正文内容文星仿宋三号体字,正文中小标题用文星黑体三号体字。全文不可以出现有加粗的部门,需要特别注意的地方采取用文星黑体三号体字标注。

2.正文中出现表格时,表格的标题要用文星标宋二号体字,表格表头要用文星黑体,其他内容均要用文星仿宋。字号大小根据内容多少自行调整,最大字号为三号。

3.写通知时最后落款要有发通知单位名称,通知成文日期要用按照公文格式规范用大写,同正文之间空三行,右空四个字,机关名称和日期要相对居中。

4.正文中的页码,阿拉伯数字,两端各加一条一字线,字体为batang,字号为常规、四号,奇数页靠右右空一个字,偶数页靠左一个字。附件中的页码没有两端的一字线,字体为times new roman,字号为常规、小五、居中。

5.正文中的附件标注方法为:正文后下空一行,左空两个字,标注附件,加半角冒号,附件名称需要回行时,回行第一个汉字与冒号后第一个汉字对齐;含有多个附件时,用阿拉伯数字加半角圆点标注,回行汉字与圆点后第一个汉字对齐。附件中如果仍然含有附件,不可在正文尾部直接标注,而是应该在包含附件的附件尾部进行标注,方法同正文中的附件标注方法一样。

6.公文正文行间距为固定值28磅,版记的固定值为25磅,公文中成文日期同正文之间空三行,右空四个字,必须同正文在同一页,如果同一页确实写不开成文日期的情况,可以采取缩小或扩大行间距的方法,下限是25磅,上限是30磅。

7.公文中的层次不可过多,一般为一到四层为宜。层次间序号的标注方法如下:当正文只有一个层次时,以阿拉伯数码后面加半角圆点标注(即“1.”);当正文有二个层次时,第一层以汉字后面加全角顿号标注,第二层以阿拉伯数码后面加半角圆点标注(即“一、1.”);当正文有三个层次时,第一层以汉字后面加全角顿号标注,第二层以阿拉伯数码后面加半角圆点标注,第三层以阿拉伯数码两边加半角括号(中文状态下)标注(即“一、1.(1)”);当正文有四个层次时,第一层以汉字后面加全角顿号标注,第二层汉字两边加半角括号标注,第三层以阿拉伯数码后面加半角圆点标注,第四层以阿拉伯数码两边加半角括号标注(即:“一、(一)1.(1)”);当正文有五个层次时,第一层以汉字后面加全角顿号标注,第二层汉字两边加半角括号标注,第三层以阿拉伯数码后面加半角圆点标注,第四层以阿拉伯数码两边加半角括号标注,第五层以圆圈加阿拉伯数字表注,即插入特殊符号中的数字符号中的①。标注方式为:一、(一)1.(1) ①。

以下综合《党政机关公文处理工作条例》以及配套文件《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012)梳理。

党政机关公文格式

1. 范围

本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则,并给出了公文的式样。

本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

使用少数民族文字印制的公文,其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行,其余可以参照本标准并按照有关规定执行。

2. 规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。

GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

GB 3100 国际单位制及其应用

GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则

GB 3102(所有部分) 量和单位

GB/T 15834 标点符号用法

GB/T 15835 出版物上数字用法

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3. 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3. 1 字 word

标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中,一字指一个汉字宽度的距离。

3. 2 行 line

标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中,一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。

4. 范围公文用纸主要技术指标

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公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2~80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。

5. 公文用纸幅面尺寸及版面要求

5. 1 幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm.

5.2 版面

5.2.1 页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm.

5.2.2 字体和字号

如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

5.2.3 行数和字数

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.2.4 文字的颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

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6. 印制装订要求

6.1 制版要求

版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1 mm.

6.2 印刷要求

双面印刷;页码套正,两面误差不超过2mm.黑色油墨应当达到色谱所标BL100%,红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%.印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

6.3 装订要求

公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4 mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90°,无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当:

(a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm;

(b)无坏钉、漏钉、重钉计算机公文写作格式,钉脚平伏牢固;

(c)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm–5mm.

包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

7. 公文格式各要素编排规则

7.1 公文格式各要素的划分

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

如下图:

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7.2 版头

7.2.1 份号

如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

7.2.2 密级和保密期限

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

7.2.3 紧急程度

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

7.2.4 发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加”文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有”文件”二字,应当置于发文机关名称右

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7.3 主体

7.3.1 标题

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

7.3.2 主送机关

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见7.4.2.

7.3.3 正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用”一、””(一)””1.””(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

7.3.4 附件说明

如有附件计算机公文写作格式,在正文下空一行左空二字编排”附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如”附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

7.3.5 发文机关署名、成文日期和印章

7.3.5.1 加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

7.3.5.2 不加盖印章的公文

单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

7.3.5.3 加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

7.3.5.4 成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

7.3.5.5 特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

7.3.6 附注

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.3.7 附件

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。”附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注”附件”二字及附件顺序号。

7.4 版记

7.4.1 版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

7.4.2 抄送机关

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。”抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将”抄送”二字改为”主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

7.4.3 印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年

7.5 页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm.单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

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8. 公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

9. 公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分),标点符号的用法应当符合GB/T 15834,数字用法应当符合GB/T 15835.

10. 公文的特定格式

10.1 信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8.

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8.

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8.

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