如何保证公文的质量

如何确保公文质量呢?一、熟知规定,是确保公文质量的前提。公文撰制处理,有一整套严密、系统、科学的规范要求。换句话说,要提高公文质量,就必须真正按这两个重要法规性文件来规范。二、严格把关,是确保公文质量的关键。只有高质量的公文才能为领导指导工作、实施决策发挥重要作用,产生良好效益。三、增强素质,是确保公文质量的基础。因此,要保证公文质量,至推敲。

如何保证公文的质量

公文的质量如何,直接关系公文的效用和机关工作效率,直接影响机关的形象和声誉。因此,一件公文,不光要内容真实,观点正确,条理清楚,文字精练,还要格式规范,结构合理,标识齐全,页面整洁。如何确保公文质量呢?

一、熟知规定,是确保公文质量的前提。

公文撰制处理,有一整套严密、系统、科学的规范要求。做好这项工作,首先必须熟知规定。中共中央办公厅和国务院办公厅分别颁布了《中国共产党机关公文处理条例》(以下筒称《条例》)、《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),对各级党政机关公文的撰制和处理的规范要求,作了明确规定。它们是新时期指导机关公文处理工作的基本准则。认真执行《条例》和《办法》,公文质量差的问题就迎刃而解。换句话说,要提高公文质量,就必须真正按这两个重要法规性文件来规范。而要执行好《条例》和《办法》,首先必须认认真真、反反复复地领会其精神,熟知各个条款;在提高公文质量中,文秘人员肩负着重要的任务,关键是要学好、吃透《条例》、《办法》,一个章节一个章节地看懂弄通,逐条逐款地领会掌握。通过学习,进一步深化对做好公文处理工作的认识。认识公文的系统性,增强程序感;认识公文的实用性,增强参谋感;认识公文的严肃性,增强责任感。

通过学习,进个步增强贯彻执行《条例》和《办法》的自觉性,树立公文质量的系统观念,努力改变公文质量不高的状况。达到“准确、鲜明、生动”的要求,更好地发挥公文的效用,为改革、发展、稳定的大局服务。

二、严格把关,是确保公文质量的关键。

质量是公文的生命。只有高质量的公文才能为领导指导工作、实施决策发挥重要作用,产生良好效益。为此,文秘人员在公文处理实际工作中应当好“铁将军”,从内容、观众,到文字、标点,都力求准确无误,精益求精,决不可有半点马虎和疏漏。要多层次严把质量关,保证出精品。

发文关。对于有无必要制发公文及用何种名义和格式行文,进行充分论证,即对发文机关领导是否有明确指示,是否符合行文机关工作实际需要,是否必须以公文的形式制发,逐一认定。行文必须本着精简的原则,严格控制发文的数量和范围。可采取当面协商、电话联系、会议讨论研究等方式解决的问题就不必行文。政策不明的事、超越职权的事、未经协调的事、一般性的工作,都不应发文。可发可不发的文件,文秘人员都应建议不发,宁少勿滥。这样,既可减少发文数量,又可在一定程度上维护机关的形象和权威。

拟稿关。拟稿是撰制公文“始发站”。要提高拟稿的成功率,需注重以下几个环节:一是调查研究,收集材料。平时通过多种途径广泛收集有关资料,了解各种情况,尤其要深入基层调查研究,认真核准所选用材料的真实性,并善于分析归纳,这样就能在起草时得心应手,做到“博观约取,厚积薄发”。二是领悟意图,定准基调。

通过留心观察,掌握领导意图;归纳综合,深化领导意图;研究分析,扩展领导意图。在起草时紧扣主题,理清脉络,始终体现领导机关的意图,安排好总体框架、结构。三是精雕细琢,反复查”:一查政策界限是否明确,有无矛盾抵触。即检查文稿内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示、决定,是否完整、准确地体现发文机关的意图,是否与过去发的公文有出入;二查措施是否落实。即检查公文是否符合实际情况如何加强公文写作的规范,所提措施办法是否明确具体、切实可行;三查文字表述是否准确、简练。即

检查公文条理是否清晰、明了,文句是否通顺、严谨,合乎语法、逻辑,标点符号和数字用法是否正确,有无错别字等;四查体式是否合适。即检查文种使用是否得当,语体是否得体,格式是否整齐规范。审核是一项严谨精细的工作,需要有“吹毛求疵”的态度才能做好。

缮印关。公文的缮印是制发公文的最后一道“门坎”,必须非常认真细心,努力做到格式规范,布局合理,用字标准,印刷清晰,页面整洁,装帧精美等。为此,应注意几点:一是以经过领导人签发的定稿为依据,忠于原稿。二是严格送印制度,由机要收发人员专人编号、登记,凡是不合规范的文件不予盖章、不予发出。三是先易后难、循序渐进地用现代化设备取代陈旧落实的设施,改善打印条件。掌握微机操作技术,注意排版的艺术性和精确性。四是校对时要细致入微,斟字酌句,圈点过目,弥补起草、审核中的疏忽和不足,力求精确无误。

三、增强素质如何加强公文写作的规范,是确保公文质量的基础。

公文质量的高低,是机关工作作风的体现和工作水平的反映,从中也可折射出文秘队伍素质的高低。从一定意义上讲,文秘人员的素质决定公文质量。因此,要保证公文质量,至推敲。在草拟公文时,坚持内容上求实,注意方法措施的可行性;格式上求严,保持外观布局的规范性;文字上求精,达到表述的准确性;篇幅上求简,讲求整体结构的紧凑性。对草拟的文稿应多改几遍,以确保公文内容、用语、表述等准确贴切,做到草稿不草率、初稿不粗糙。

审核关。这是对已起草的文稿进行“质量检验”。缺少这一环节,往往会使一些内容粗糙、文字冗长的公文发出去。公文审核应注意做到“四肃的写作态度,以及较高的理论、政策、文字水平。为此,必须加强办公室文秘队伍建设。

文秘人员应注意修养,提高自身素质。新时期对文秘人员的素质要求主要有:政治上要强,有高度的政治责任心和思想觉悟,坚持学习马列主义、思想,尤其是邓小平理论,在工作中能够贯彻执行党和国家的路线、方针、政策;具有良好的职业道德,认真负责,顾全大局,实事求是,坚持真理,埋头苦干、无私奉献;具备较强的业务能力,如领悟机关工作意图能力、创造性思维能力、文字表达能力等。因此,广大文

秘人员应在实践中刻苦学习,苦练基本功,逐渐使自己的水平达到或接近《条例》和《办法》的要求,成为掌握“十八般武艺”的写作多面手。

搞好培训工作,构筑文秘人员较完备的知识系统。通过送学校深造、组织业务培训、开辟业务讲座、研讨交流、以老带新、跟班操作、公文展评等形式,提高文秘人员的政治涵养和业务素质。文秘人员应博览群书,勤学多思,在撰写、修改文稿的实践中不断积累工作经验,在更高层次上探索公文写作规范,丰富知识结构。

建立严格的规章制度,有效地推进《条例》和《办法》的实施。结合实际完善有关具体制度和程序规定,使公文处理工作照章办事,按序操作,有条不紊,为公文质量提供保证。不定期地开展公文质量检查评比活动,检评结果在一定范围内通报。将公文质量列入目标管理责任制,作为考核机关工作的一个重要指标,从而促进公文质量不断提高。

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