公文写作 | 浅谈如何撰写汇报材料

笔者结合多年的工作实践,就如何撰写汇报材料谈几点体会,与同仁们共同交流学习。撰写者要按照汇报材料的重心构思提纲、提炼素材、广泛听取意见、反复锤炼内容,才能写出既被上级领导和机关认可,又让本单位领导满意的汇报材料。二、汇报材料的写作要领而汇报材料的特色和深度,依赖于单位工作的特色和优良效果,主要来自撰写者对本单位工作经验的提炼,以及对工作开展的深入思考。

为进一步推进县镇纪检监察机关“三化”建设,提升全县纪检监察干部公文写作能力,推动干部队伍专业化, “留坝纪委”公众号开设公文写作专栏。今天 ,编发《 浅谈如何撰写汇报材料 》,一起学习吧~

汇报材料,一般是单位或个人向上级领导或机关所做的书面陈述材料汇报材料是不是公文写作,是当前办公室文秘工作常用的材料之一。汇报材料的种类很多,按性质可以分为综合性汇报、专题性汇报等。其基本格式:标题(汇报单位、时间、文种)——称呼(开场白)——正文(基本情况、经验做法、成效,困难和问题,下步工作)——结尾(结束语)。笔者结合多年的工作实践,就如何撰写汇报材料谈几点体会,与同仁们共同交流学习。

一、汇报材料的特点

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汇报材料的基本特点是实事求是,简洁明了。那么,在写作角度的确立和质量的追求上,还需要把握以下三个特点:

(一)汇报基调,保持下对上。如,乡镇学校向乡镇人民政府,县教育局向县委、县政府汇报等,准确把握这一表述角度和基调非常重要。因为,这不仅仅是尊重上级,更重要的是端正工作态度。作为下级就应该保持这种基调,如实、全面提供情况。同时,切记不能把汇报材料写成工作总结或者写成工作布置,否则基调就变了。

(二)汇报内容,力求有价值 。在通常情况下,上级领导听取汇报的目的,是为了准确掌握下情,指导工作,增强决策的科学性。上级领导或机关的工作思路,往往是遵循这样一条轨迹:了解情况——决策部署——检查落实,再进入下一个循环过程。作为下级来说,在落实上级指示和任务时,所遵循的轨迹是:听取部署——抓好落实——及时汇报——深入落实。上级领导及机关与下级的这种互动,就是上下级之间“了解情况与决策”、“落实并汇报反映情况”的信息互动。这种信息互动对于上级机关来说,需要下级机关提供的信息具有重要的价值。因为,从落实中反馈出的高质量的信息,更有利于上级机关的决策部署。因此,在准备汇报材料时,必须提高汇报材料中信息的价值。

(三)表现形式,重在展现亮点。在准备汇报材料时汇报材料是不是公文写作,撰写者最需要关心的问题,就是如何让工作汇报得到上级领导和机关的肯定和认可。其实,一个单位的工作汇报,是其工作成绩的真实反映,上级领导和机关对汇报材料的满意,从本质上说,是对单位所做工作的认可。撰写者要按照汇报材料的重心构思提纲、提炼素材、广泛听取意见、反复锤炼内容,才能写出既被上级领导和机关认可,又让本单位领导满意的汇报材料。因此,写汇报材料,应该尽量突出重点,展现亮点。

二、汇报材料的写作要领

要写好汇报材料,关键是要对汇报材料重要功能和作用进行领会,准确把握写作要领。汇报材料的功能和作用主要体现在:汇报材料真实反映下级单位的困难和问题,使上级领导和机关正确评价所做的工作,或者在项目、资金等方面给予支持和帮助,有效解决实际问题。但是,在汇报材料写作中,由于写作经验不足、责任心不强等各方面的原因,导致存在一些突出的问题:一是跑题。没有弄清上级领导和机关调研或检查工作的主题,汇报抓不住重点,对那些与主题关系不大的情况谈得过多过细。二是散乱。面面俱到,主题不集中,事例堆积,没有内在逻辑性。三是空泛。没有提炼概括,不能抓住特色组织材料,缺少理性思考,就事论事,不用事实、 数据、典型说话,大话、空话、套话连篇。鉴于这些问题,写汇报材料时,我们要把握如下四个要领:

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(一)把握主题,明确听取汇报的对象。上级领导或机关到下面了解情况、听取汇报,事先有关部门都会发一个通知或者电话。即使是很突然的工作检查,也会在到达之前先打招呼。因此,我们在准备汇报材料之前,首先要弄清听汇报的主要领导或检查组来自哪个单位、部门,来的目的和任务是什么,是检查工作、评估验收,还是调研?是了解全面工作还是某一项专题工作?也就是说,撰写者要明确上级领导和机关的意图,为什么要听取这方面的汇报。写汇报材料不仅仅是个文字表达的问题,我们必须要有对上级领导或机关高度负责的态度,不断深化对上级通知的理解,才能真正把握主题,明确对象。

(二)抓住重点,做到点面结合。上级领导深入本单位检查指导工作机会很难得,检查指导的重点一定要弄清楚。一般是听取下级对正在制定或执行的某些重大决策的建议,了解基层单位对一些重大决策、重点项目、重要工作事项采取的具体解决办法和经验。因此,我们撰写汇报材料要紧紧围绕上级给出的提纲或者要求,抓住汇报的重点内容,既要注意反映工作的整体情况,突出工作重点,又要注意处理好点与面、重点与一般的关系,切忌事无巨细,面面俱到,主次不分。如,调研汇报材料,重点讲这项工作在实施过程中的困难和问题,讲克服这些困难、问题的对策和建议,为上级领导机关提供参考依据;评估验收汇报,重点是讲指标完成情况,经验做法和成效等。

(三)突出特色,挖掘材料的深度。汇报材料的特色和深度,是打动上级领导的关键要素。所谓特色,就是对本单位最具特点的做法和经验的挖掘,是对上级指示精神的全面贯彻和创新落实;所谓深度,是上级领导和机关关心的重点,既包括对上级精神和部署任务深刻的理解和认识,又包括对本单位工作深层次的总结和反思,还包括对下一步发展的预测和可能出现问题的看法及建议。而汇报材料的特色和深度,依赖于单位工作的特色和优良效果,主要来自撰写者对本单位工作经验的提炼,以及对工作开展的深入思考。也就是说,汇报材料不应只是平铺直叙地叙述过程,而应将平时的工作概括出明确的观点,提炼出具有鲜明特色的经验来。汇报材料要做到这一点,就必须首先熟知本单位的情况,了解未来工作发展的基本趋势。

(四)理清思路,注重语言的锤炼。汇报材料是反馈式材料,是上下级面对面或间接互动时使用的文本。因此,我们要重视语言锤炼,使汇报材料让上级领导和机关听起来自然、合理。我们撰写时要思路清晰,层次分明,言简意赅,切忌拖泥带水,废话连篇。同时,汇报材料既不像演讲稿那样正规,也不像会议讲话稿那样需要很多的论述,在语言表达上还要朴实、通俗易懂;尤其是观点的表述,要简洁明了,便于记忆,尽量不用华丽的词汇,更不能讲过头话、绝对话。此外,对于本单位的一些带有个性色彩的经验和做法的阐述,一般要有相应的文字解释,让听者明白。

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