办公室实用技巧之”通知”

本文所述“通知”更多的是指会议、活动通知重点是口头通知,而非公文写作中的“通知”这个文种。下“通知”是办公室沟通协调这项工作的重要体现方式,是某个会议、活动或者工作的一个重要环节。每次下“通知”前都要把“通知”的对象、时间、地点、内容、注意事项等弄清弄细,掌握重点。办公室在每次会议和活动前都要制定详细方案,并经领导审批同意。“通知”是办公室一个基本工作,做得好,不出错是对办公室的基本要求。

本文所述“通知”更多的是指会议、活动通知重点是口头通知,而非公文写作中的“通知”这个文种。下“通知”是办公室沟通协调这项工作的重要体现方式,是某个会议、活动或者工作的一个重要环节。“通知”一般分为口头通知(包括电话通知)和书面通知,不管哪种“通知”,都需要精准、迅速、语言精练、重点突出,都要实现“通知”的意图。

但能把下“通知”干好,确实需要经过一段的实践锻炼。实际上,“通知”这个环节也是出问题最多的环节之一,常见的典型问题有:

1. “通知”只对过程负责,不对结果负责。比如,一个会议,负责下“通知”的同志通知到参会人员了,可没有落实参会人员是否参加会议,等开会时有的参会人员没来,领导问怎么通知的?负责通知的同志解释说已通知到了,没来参会的人员也说我没说要来参会啊,这就出现扯皮了。

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2. “通知”内容不全。比如,忘记告诉时间或地点,没说会议或活动主题、议程、主持人是谁、参会领导都有谁,没说向谁请假等等。

3. “通知”不做记录。比如,电话打到一个单位,没有问清这个单位负责转达“通知”的人是谁,一旦出现问题找不到人负责。

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4. “通知”丢人。比如,需要通知的人很多,或者由几个人分头下“通知”,因为工作衔接和方式问题,很容易出现“通知”丢人情况。

5. “通知”时间不恰当。比如,有时通知的时间太早,提前一周甚至更早,事情一多就容易忘记。还有通知的太晚,比如,第二天需要在会上汇报工作,可头一天晚上才告诉人家,导致准备很仓促。

6. 不会表达。比如,语气生硬、态度冰冷、表达啰嗦、词不达意甚至扭曲意思等等。

除了上述典型问题外,林林总总还有很多,就不一一赘言了。那么怎么才能更好地“通知”呢?总的来说有3点。

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第一,要做到认真细致。每次下“通知”前都要把“通知”的对象、时间、地点、内容、注意事项等弄清弄细,掌握重点。下“通知”过程中,要做到对象精准、语言精练、重点突出。下“通知”后,要反复核对,多人检查。

第二,要提高表达能力。多使用敬语,对各种可能出现的情况要做到心中有数,对答如流。一时解释不了的公司成立公文写作的通知,再请示领导后马上进行回复,工作要形成“闭环”。

第三,要完善工作机制。一是通知前要拿到详细完备的工作方案。办公室在每次会议和活动前都要制定详细方案,并经领导审批同意。方案要明确主题、时间、地点、参加人员(包括姓名、职务、联系方式)、日程、注意事项(发言人、材料要求等)、工作分工等。负责下“通知”的同志要事先拿到方案。二是按照方案制定《通知单》。每次通知前都要制定,哪怕是简单手写。目的就是要把通知的内容事先固定到纸面上,特别是把要通知的人员列在上面,每通知完一个人就画上√。通知时要把握好时间阶段,最好是提前2-3天,如有发言、座谈、讨论或者其他需要事先准备的工作,应第一时间通知到对方。三是查缺补漏。通知结束后,要对照方案、《通知单》、下通知情况再仔细核对人数,确保不漏一人。这个过程可以请其他同志来做,相互检查。

“通知”是办公室一个基本工作,做得好公司成立公文写作的通知,不出错是对办公室的基本要求。做的不好,经常出现错误,长此以往必将引发大问题。

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