第七章 商务文书拟制与商务函电写作

根据公文的使用范围,可以分为通用公文和专用公文私人文书日记、自传总体构思,拟作写作提纲确定公文内容的组成情况确定公文正文的表达顺序安排公文的首尾和衔接将上述设计成果固化为写作提纲二、正式起草注意要点:做好会商工作讲究材料与观点的统一注重文面规范和公文构成材料要求增强时效观念三、修改与审核1.商务文书写作一、商务信函的写作1.

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1、第七章 商务文书拟制与商务函电写作第一节 文书的种类与用途一、文书概述(一)文书的定义及其特点文书是国家机关,企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布法规和规章,实施行政措施、指导、商洽工作,汇报情况,交流经验的重要工具。基本内涵文书的特点文书是人类实践活动的客观反映文书具有突破时空局限的信息传递功能(二)文书的类别根据形成者和使用范围,分为公务文书和私人文书公务文书1.根据公文的内容性能,可以划分为领导指挥类公文、公布周知类公文、日常事务类公文、讲话类公文等2.根据公文的使用范围,可以分为通用公文和专用公文私人文书日记、自传

2、、家谱、年谱、著作等二、通用公文通用文书 是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定,我国行政机关现行公文有13种,分别是:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 (一)分类1.根据公文涉密程度,分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文、限国内公开公文、对外公开公文2.根据公文办理时限,分为特急件、急件、平件3.根据公文行文方向,分为上行文、平行文、下行文(二)国家行政机关公文文种1.国家行政机关公文文种及其用途命令决定公告通告通知通报三、专用公文

3、专用文书 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。商务行为规范性文书类,如意向书、协议书等商务活动分析性文书类,如经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告等商务活动介说性文书类,如产品说明书、计划等商务宣传公关性文书类,如经济新闻、广告词等四、事务文书常用事务文书 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中,常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用,必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用事务文书的特点使用频率很高写作格式灵活内容针对性强第二节 公文写作程序与方法一

4、、写前准备1.接受任务,明确主旨领会发文意图规范使用文种2.围绕主题,广泛收集资料3.总体构思,拟作写作提纲确定公文内容的组成情况确定公文正文的表达顺序安排公文的首尾和衔接将上述设计成果固化为写作提纲二、正式起草注意要点:做好会商工作讲究材料与观点的统一注重文面规范和公文构成材料要求增强时效观念三、修改与审核1.文稿的修改2.文稿的审核行文、内容、形式四、签发与定稿五、拟稿人员的素养要求五个方面第三节 公文处理规范一、行文制度的基本规范1.根据机关之间的关系准确行文2.维护机关之间正常的工作秩序,上下级机关之间以逐级行文为基本方式3.明确行文的主要次要责任,正确选择主送和抄送机关4.贯彻党政公

5、文分开行文的原则5.联合行文时作者应是同级机关6.严格控制公文数量,简化行文手续二、发文处理程序及其方法草拟会稿审核签发注发复核缮印校对用印发文登记立卷归档三、收文处理程序与方法签收登记审核拟办批办承办催办立卷归档第四节 商务文书写作一、商务信函的写作1.商务信函的含义及其功能2.格式3.信封的书写要求4.写作要求准确、完整、清楚、具体、简洁、礼貌二、商务调研文书的写作种类:市场调查预测报告、产品销售调查报告、生产资源调查报告、可行性调查报告等市场调查报告市场调查报告(一)(一)市场调查报告的概念市场调查报告的概念:市场调查报告是反映市场调查有关成果的市场调查报告是反映市场调查有关成果的书面报

6、告,也就是运用科学的方法,有目书面报告,也就是运用科学的方法,有目的、有计划、系统地搜集、整理、研究市的、有计划、系统地搜集、整理、研究市场营销方面的情况和供求规律及影响其发场营销方面的情况和供求规律及影响其发展变化的各种因素,做出总结而写出的书展变化的各种因素,做出总结而写出的书面报告。面报告。作用:1.可以帮助企业洞察市场风云,提高应变能力,使产品适销对路2.可以帮助企业自我完善,提高经营管理水平3.可以及时反映市场供求情况,为决策科学化提供信息和依据市场调查报告的结构1.标题调查内容+范围+文种如广州钻石牌电风扇在上海市场销售情况的调查2.引言概括地说明市场调查的依据、研究目的、调查对象

7、、调查时间和调查方法等3.正文1)基本情况包括历史情况和现实情况2)主体内容社会商品购买力和商品可供量消费心理及其变化产品的市场信誉及其在整体市场中的位置企业经营状况及其经营效果产品竞争对手的状况3)市场变化趋势4)对策建议 通过对调查资料的分析研究,对市场情况有了明晰的认识。针对市场供求矛盾和调查发现的问题,提出建议和看法,供领导决策参考。 4.结尾一份完整的市场调查报告应该具备三要素:一份完整的市场调查报告应该具备三要素: 1 1)基本情况。即对调查结果的描述与解释)基本情况。即对调查结果的描述与解释说明,可以用文字、图表、数字加以说明。说明高质量拟制公文写作,可以用文字、图表、数字加以说明。对情况的介绍要

8、详尽而准确,为下一步做对情况的介绍要详尽而准确,为下一步做分析、下结论提供依据。分析、下结论提供依据。 2 2)分析与结论。对上述情况数据进行科学)分析与结论。对上述情况数据进行科学的分析,找出原因及各方面因素的影响,的分析,找出原因及各方面因素的影响,透过现象看本质,得出对调查对象的明确透过现象看本质,得出对调查对象的明确结论。结论。 3 3)措施与建议。通过对调查资料的分析研)措施与建议。通过对调查资料的分析研究,对市场情况有了明晰的认识。针对市究,对市场情况有了明晰的认识。针对市场供求矛盾和调查发现的问题,提出建议场供求矛盾和调查发现的问题,提出建议和看法,供领导决策参考。和看法高质量拟制公文写作,供领导决策参考。 市场调查的特点时效性科学性真实性

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