公文写作基本格式

写作是文秘的工作职责之一,公文写作也是其中之一,下面是关于公文写作基本格式范文,仅供大家参考。公文基本格式要求转发的公文,如通知的通知的通知,可省略中间层次,但在正文中须叙述完整。(14)在转发、印发某项内容的行文处理时,被转发的内容是公文的正文,而不能作为附件处理,故无需标注“附件”一词。

文秘写作在教学过程中应贯穿写作能力与职业技能两条主要线索,既要强调文秘写作与其它文体写作的不同,认识文秘职业的独特性,从文秘职业出发进行写作教学,同时由于写作过程的综合性特点,又要强调学生具备一定的观察能力、搜集信息的能力、社会调查研究的能力、逻辑思维能力和语言表达能力。写作是文秘的工作职责之一,公文写作也是其中之一,下面是关于公文写作基本格式范文,仅供大家参考。

公文基本格式要求

结合日常公文处理实际,提出一些基本要求公文写作通知与通告的区别,请认真研读执行。

一、公文写作

1.方向要正确。撰写公文必须要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及本企业的制度、规定,并能客观、完整、准确地体现本单位、部门所要表达的意图。

2.主题要突出。起草公文要开门见山,简明准确,要合理安排正文结构,做到层次、条理清楚,要确保请示件一事一文,不可一文多事。

3.表达要深入。尤其请示件,一定要内容完整、有深度。例,对于涉及到经费方面的请示项目,在明确理由的同时,还应拿出依据,测算经费,并提出合理方案,或拟定几种方案,阐明利弊,供领导决策借鉴,从而增强文件的前瞻性和批办效果。

4.文题要对应。目前上报的请示中,文不对题的现象依然存在。例,某已开工工程需申请费用,标题却写“关于××工程的请示”。

5.用语要得体、规范。具体应注意以下几点:

(1)文句严谨,周密、准确,不生歧义,没有漏洞、失当之处。

(2)简明,精炼,去浮辞,忌冗长空泛。

(3)文理通顺,符合语法、逻辑规律。

(4)格调郑重、严肃、客观,不主观褒贬、肆意渲染,不矫操造作、虚构加工,体现公文的权威性。

(5)平实自然,通俗易懂,忌堆砌词藻,滥用辞格。

(6)要使用规范化公文书面词语,现重点例举以下几种常用词进行说明。

称谓词,第一人称用“我”、“本”,第二人称用“贵”、“你”,第三人称用“该”。

领叙词,一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近接。作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、获悉、谨悉等。表示目的的词有“为”、“为了”。表示理由的词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。

承转词常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总之”、“总而言之”。

时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词,而应使用具体化的年、月、日。此外常用的时态词有兹、现、将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片刻、曾经、暂、暂行等。

结尾词,一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、 为盼、为要。还有致意性结尾词,如谢谢合作,谨致谢意,顺致诚挚问候等。

公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关系,下行文要明确肯定,平行文、上行文要用语谦和,分寸适宜。

“请示”要求理由充分,必要性、可行性阐述清楚,在结尾处不能含糊,如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否,请上级酌定”就含糊其词,而应当明确请求批示,例如,“妥否,请批示。”等就比较明确。

6.字句要正确。避免病句、错字、标点乱用等文字性错误,减少语句前后缺乏逻辑性、关联词使用不恰当、标题不准确、不确切等表达上的错误。

7.引文要准确。常见的错误有:引用某个相关文件名称时,公文文号置前,标题置后,或者引文文号中的六角号“〔〕”用“[]”代替,正确格式应为“《标题》(文号)”;引用会议纪要内容时,专门强调某个领导提出某某事项,不符合行文规定。正确的表达应该是会议强调某某事项,不出现个人姓名;专业术语、计量单位和数字用法不符合相关规定等错误。

二、文种使用

公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

1.不能漏写文种。

例:“关于××的方案”、“关于××的办法”,为不完整正式公文,“方案”、“办法”不能作为文种公文写作通知与通告的区别,应为 “关于印发××方案的通知”。

2.不能自编文种,行文时必须在上述13个文种中选择适当的文种,避免出现“说明”、“建议”、“要求”等自编文种的现象。

3.正确选择文种。要依据发文机关的职权选择,上行文多采用“请示”或“报告”,必要时也可使用“意见”;平行文用“函”,指在同一系统内部平级单位之间或不相隶属的任何级别的单位之间;下行文使用的文种有“通知”、“通报”和“批复”等。

要注意几个易出错文种的正确使用:

“请示”和“报告”,“请示”需上级批复,而“报告”则是向上级汇报,不须批复。“请示”必须是一文一事。

“通知”和“通报”,“通知”具有执行性,主要用于批转下级机关行文,转发公文,印发本机关公文;通报具有教育性,如批评、表扬及情况通报等。

“决定”和“决议”, 这两个文种都属于下行文,具有决策性,但决议是党的机关文种之一,而且是会议通过的,在题注中要注明是哪次什么会议什么时间通过的。

三、公文格式

规范的公文包括眉首,正文和版记三个部分。

1.眉首。一般包括公文份数序号、秘密等级与期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分。上行文必须要注明签发人姓名。

2.正文。一般包括公文标题、主送机关、正文及成文时间,有时还有附件。

(1)标题。准确简要地概括公文的主要内容,要文字简明。文种中已表达过的内容标题不再重复,如,不能说“关于申请××的请示”,“申请”二字是多余的。标题中除必要时使用书名号外,一般不用标点符号。要正确使用介词,要么用“关于”,要么用“对”,不能出现“关于对”。标题的排列要均称,不能将一个词拆分成两行。转发的公文,如通知的通知的通知,可省略中间层次,但在正文中须叙述完整。

(2)主送机关。“请示”不能多头主送。

(3)成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

3.版记。版记部分包括主题词、印发机关、印刷份数和发文时间。

(1)主题词:主题词应主要选择名词、动名词和名词性词组,有些公文标注的主题词是将标题简单割裂,有的甚至出现介词“关于”、动词“调整”等等,对于揭示公文主题内容、便于检索毫无意义,选词数量应不多于6个,排列顺序为类别词、类属词,最后必须加上文种。

(2)版记最后要标注印发机关、成文时间和打印份数。4.其他格式

遵循“参照标准,力求美观”的原则,对常出现的格式及其他细节方面的问题作如下统一规范:

(1)文号、正文(除标题外)、版记(除主题词、词素外)及上行文中的“签发人”3个字都采用仿宋GB2312三号字,页码采用仿体四号阿拉伯数字;上行文的签发人姓名为楷体三号;标题用宋体小二加粗;“主题词”3个字为黑体三号,主题词词素为宋体小三,各词之间空一全角汉字。

(2)正文统一用1.5倍行距。

(3)一般标题上与红色反线空两行三号字距离,下与正文空一行。

(4)附件与正文空一行,附件名称不加标点符号,如需回行,则回行后第一字与名称首字对齐。正确格式为:

附件: 1.××××××××××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××

(5)有附件的文件,正文中一定要按以上格式标明,并与后附标题一致。

(6)成文日期中的“○”从特殊符号里引用,并与正文字体相同。

(7)正文层次序号依次为:“一、(一)1.(1)”或“一、1.(1)”

(8)单独发文落款处只写日期,不写发文单位。

(9)用印要求横向居成文日期中间,纵向上不压正文,下压日期,骑年盖月。印章所在页必须有正文,不能在空白页上打上“此页无正文”之后再加盖印章,必要时可调整行间距或标题与红色反线距离。

(10)版记应置于文件最后一页,亦即偶数页。

(11)要双面打印纸质文件,以备归档。在OA系统电子版公文制作时,要按纸质文件要求排版。

(12)“妥否,请批示”并不是请示中必用的固定格式,如以“请公司批复”收尾,再加“妥否,请批示”,则属多余。

(13)请示文件应在成文日期下隔一行标明联系人及电话,报告因不必署联系人。

(14)在转发、印发某项内容的行文处理时,被转发的内容是公文的正文,而不能作为附件处理,故无需标注“附件”一词。

(15)公文中的数字除成文日期、结构层次序号、特指名词以及定型的词、词组、成语、常用语或具有修辞色彩的词语外,原则上都使用阿拉伯数字。

(16)上行文必须由本单位主要负责人或主持工作的负责人签发。

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