公文写作与公文处理:公文拟写的基本要求

公文的时间性是一个不容忽视的问题,这也是拟文时必须达到的基本要求。为此,公文的拟写,须注意文字简练,条理清晰,叙事说理简明扼要,篇幅力求紧缩,不要写得冗长累赘,眉目不清,浪费阅读的时间。拟写公文必须符合规定的体式,不能标新立异各行其是。公文拟写符合统一规定的体式,是保证公文的完整性、正确性和有效性所必需的。因此,必须要求文书工作人员根据不同的文种,按照公文格式的要求,写全文件结构的各个组成部分。

公文属于一种应用文,在写作上同一般文章有某些相似之处,例如要求文理通顺、便于阅读理解等。但由于它的性质、特点和作用不同于一般文章,所以公文拟定又具有自己的一些特殊要求。根据起来,主要有以下几点基本要求:

一、观点正确

公文是传达、贯彻党和国家的路线、方针、政策、法律、法规的工具,是党的基本路线和国家政策、法律的体现公文写作的拟写要点是什么,是宣传群众、组织群众的根据和武器,公文的上述职能就决定了公文的观点必须正确无误。

所谓观点必须正确无误,就是说公文的指导思想和内容必须符合党的基本路线和国家的政策、法律,必须在思想政治上同党中央保持一致。要按照马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法,根据党中央提出的建议有中国特色的社会主义的总任务、总目标,站在全局的高度去观察形势,分析问题,解决问题。无论是制发有关全局性的公文,还是局部性工作的公文,都不能与党和国家的指示精神相抵触、相违背。这一点是至关重要的。凡是与党和国家的政策、法律相抵触、相违背的公文,上级机关有权撤销,宣布无效。

应当指出的是,有的党政机关直属业务部门在制发公文时,一味地强调本部门、本战线工作如何重要,在制发规定、下达通知、制定措施上过分地维护本部门、本战线的利益,而忽视战线、其他部门的必要利益,结果造成了部门或战线之间的互相矛盾、互相扯皮,给下级执行部门带来了困难。因此,拟写公文最重要的一条,就是要有全局观念、观点要正确,不能各行其是,各自为政。

二、实事求是

实事求是,是毛泽东同志一贯倡导的,是我们党的优良传统,是党的思想路线的核心。党政机关及其所属业务部门的公文是否体现了实事求是的精神,不公是衡量一篇公文的内容好球的重要标志之一,同时也反映出一个领导机关、一个业务部门的思想、政策水平和工作作风。

实事求是,就是要唯书、不唯上,要唯实。对上请示工作,报告情况,要实实在在,一是一,二是二,不说假话、大话、空话、有喜报喜、有忧报忧,不搞实用主义,不投领导所好,不看领导眼色行事。对下发指示,作决定,要遵循各项工作的客观发展规律,从实际情况出发,有的放矢,使发出的公文真正切实可行。从日常接触到的公文来看,不坚持实事求是的情况时有所见。比如,听说上级要扶持贫困户,落实优惠政策,于是在报告中过分地强调困难;听说上级要总结典型经验,又专拣好的说;总结工作时,讲成绩不惜笔墨,讲问题寥寥数语,几笔带过;如果工作中发生了问题,上级要求查处时,报告情况又轻描淡写、含含糊糊、羞羞答答、甚至说假话,打马虎眼,对下级发指示不从实际出发,讲大话、放空炮等等。这些问题的出现,不仅使公文推动了严肃性和权威性,推动了下级机关和广大干部群众对公文的信任感,造成有令不行,有禁不止,公文成为空文,而且也降低了领导机关的威信,给工作带来损失。党的十一届三中全会以来,党中央的报告、决议、决定、指示、会议公报等,所以受到广大人民群众的欢迎,得到顺利贯彻执行,最根本的原因就是这些文件充分体现了实事求是的精神。从某种意义上说,实事求是是公文的生命。

三、准确及时

既然公文是为解决具体问题而写的,这就要求在实事求是的基础上准确的反映和表达客观实际情况。从拟写的构思到动笔,都要做到周密思考,行文朴实严谨,尤其应当鲜明,态度要明朗,观点要明确,不能含糊其词,模棱两可;行文前后要一致,不能自机矛盾等。此外,引文、数字、人名、地名、机关名、事物名、标点符号等,均须仔细核对准确,避免出差错和有所出入。从公文的通篇结构上,也要求前后一致层次合理,才能确保其所反映的事实完整准确。

公文在准确反映实际情况的同时,能否做到及时是事关工作效率,有时甚至是关系到工作成败的大问题。公文拟写必须注意及时、适时,决不允许迟缓拖延,贻误工作。对于紧急公文,需争分夺秒地完成拟写任务,该做出指示的要及时下达,该向上级请示的要及时请示。不仅如此,对日常反映情况、指导工作的文件,也须写得适时,掌握关键时机。如果或通知,拖到夏初才拟稿发出,第一季度的工作便失去了计划指导。再如,一项工作的经验总结,在事过许久才能着手进行,便不能及时推广经验和吸取教训。公文的时间性是一个不容忽视的问题,这也是拟文时必须达到的基本要求。

四、简明生动

公文是一种办事的工具,它不需要像文学作品那样作细腻的描写,也不需要像学术论著那样长篇长论,而是要求写得简洁明了,便于阅读,办事便捷。公文篇幅长短不是衡量好坏的标准,关键要看质量如何。为此,公文的拟写,须注意文字简练,条理清晰,叙事说理简明扼要,篇幅力求紧缩,不要写得冗长累赘,眉目不清,浪费阅读的时间。毛泽东同志在《反对党八股》一文中曾谈过:大家“工作忙,文章太长了,有谁来看呢?”他在《关于建立报告制度》一文中曾提出过具体要求,规定写“综合报告内容要扼要,文字要简练,要指出问题或争论之所在”。拟文要达到这些要求,就要开门见山,直截了当,简短快捷,语言精练,不要穿靴戴帽,空话套话连篇,也不要海阔天空,漫无边际,或下笔千言,离题万里。

当然,说公文应简明扼要,直书不曲,并非完全排队必要的语言色彩。也就是说,为了提高公文的表现力和说服力,也要充分考虑公文的生动性问题。生动性就是在抽象的论述中适当地采用一些具体形象的东西,使文章增添色彩,读者看了觉得醒目提神,印象深刻。公文要具有生动性,不仅要求字、句合乎文法,而且要有一定的修辞技巧。一般来说,公文的语言着重叙事说理,而不是描景抒情;公文的章法结构贵在直叙,一般不用倒叙、插叙和悬念等手法。但是,公文要讲究修辞技巧还是完全必要的。有些妙语佳句准确地用到公文里,都具有画龙点睛之功效,使公文的词句更加生动活泼,引人入胜,从而更能突出公文的主题思想,增强公文的效果,如“大锅饭”、“摸着石头过河”等词句,生动形象,写在公文中耐人寻味。再比如,群众形容党的十一届三中全会以前农村的困难景象是“干部没少挨累,群众憋气受罪,厨房缺柴少米,炕上还是破被”。这些话通俗、真实、生动、言简意赅,发人深省。用得恰到好处时,会给公文内容增添色彩,别有一番味道。

五、体式规范

公文的体式包括公文的文体、结构、附加标记和文件格式。拟写公文必须符合规定的体式,不能标新立异各行其是。无论上行、平行、下行文或面向群众发布的文件,都要根据文种的要求和规定的格式拟写。公文拟写符合统一规定的体式,是保证公文的完整性、正确性和有效性所必需的。因为只有体式规范统一,结构完整,标记明确的公文,才能保证其效用的发挥和运行效率的提高。同时也方便其立卷处理以备存查。今后机关要实现办公自动化,而办公自动化又是以文件处理的标准化为条件的,符合公文格式的文件是文件处理标准化的基础。因此,必须要求文书工作人员根据不同的文种,按照公文格式的要求,写全文件结构的各个组成部分。

六、注意书写材料的运用

公文的书写材料包括公文的载体材料和公文的字迹材料两部分。拟写公文应该使用统一的印有固定格式的用纸,不要随便拿起什么纸就写。因为纸张大小不一和书写的格式五花八门,不便于审核修改和日后归档保存。每个机关都应当为文书人员准备标准的文件稿纸。纸型按国家的统一规定,用单页十六开纸(190×265毫米),在左侧留出装订线,横写横排。首页应包括:主送机关、抄送机关、拟稿部门和拟稿人、签发人、会签机关或部门、发文号、印制份数、附件、发出日期等项,以便于逐项填齐。正文的行距间隔宜适当放宽,留出修改的余地。用纸的格式和项目,可根据本机关的实际需要设计和印制。

书写时,字体必须工整清晰,不得潦草;要注意使用标准字体,不得乱造简体字。修改处应勾划清楚,如改动太多,稿面太乱,须重新誊抄,以便于审核印制、校对工作。

公文所选用的纸张质量如何,对文件字迹的质量具有直接的关系,它不仅直接影响公文的阅读利用,而且还决定了文件乃至档案的寿命长短。由于文件不仅具有传达意图,处理公务的现实执行性作用,而且还具有提供给今后工作查考利用的存史性作用。也就是说,机关工作中所形成的绝大多数文件,当它们的现实执行效用一旦完成或者消失以后,都需要进行归档保存,甚至其中许多重要文件还必须长期保存或者永久保存。这样,我们在拟写公文时,就应当首先考虑到选用什么样的纸张作为载体材料,才便于公文长期保存或永久保存。

公文字迹材料的选用,包括党和墨水的选用。应该尽量使用毛笔和钢笔,不要使用铅笔和圆珠笔。

墨和墨汁的主要成份是碳素,写成的字迹耐水、耐热,不易褪色公文写作的拟写要点是什么,适于长久保存。墨水中的蓝墨水其主要成分是鞣酸亚铁和没食子酸亚铁,氧化后变成不溶性的黑色的高价铁,可使墨水字迹变黑,持久不褪色,易于保存。

纯蓝墨水和红墨水属于有机染料墨水,字迹鲜艳但不耐久,所以书写文件应当使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水,不能使用纯蓝、红色墨水和其他质量低劣的墨水。抄写文件底稿和打印文件都不要使用复写纸。所有这些,文书、秘书和档案工作人员都必须注意,而公文的拟定人员尤其要注意这些问题。

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