元中亮:常用公文写作讲课|整理

讲课内容大部分是网络搜集而来,不过也有很多原创的地方,挺适合新接触公文写作的小朋友看的。刚才,常老师给大家深入浅出的讲解了新闻信息报道的写作方法,借此机会我也跟大家探讨一下几种常用公文的写作。信息写作并不神秘,最主要的就是要说清什么时间?六、公文写作中需要注意的方面撰写公文时,既要在语言上符合语法规范,更要注意表意的针对性和分寸感。

前言:去邮箱里找资料,想找的没找到,发现了一篇常用公文写作讲课稿,成文时间为2014年11月24日,看意思,应该是在常秀明记者将新闻信息报道之后讲的,一晃已经五年过去了,有点想小常兄弟,还有他家的阿黄。讲课内容大部分是网络搜集而来公文写作为什么要简短一些,不过也有很多原创的地方,挺适合新接触公文写作的小朋友看的。文章八千多字,没时间校对,如有错别字,敬请谅解,有几个词是自创的,不在错别字病句之列。

刚才,常老师给大家深入浅出的讲解了新闻信息报道的写作方法,借此机会我也跟大家探讨一下几种常用公文的写作。

一、关于信息写作的几点体会

信息是我们在工作中用的最多的一种公文,其作用这里不再多说,主要是再谈几点体会:

一是信息写作的要素。信息写作并不神秘,最主要的就是要说清什么时间?什么人?在哪里?干了什么事?回答了这几个问题,这就是一篇完整的信息。

二是信息写作的语言特点。信息写作一般来讲是忠实的反映事情的经过,但又不完全如此。任何新闻都有其阶级背景,我们的信息最主要的还是为工作服务,如何反映我们的工作特点,达到我们的宣传效果,这是最重要的。

三是善观察、勤动笔,培养一双新闻眼。工作中处处是新闻,但是我们却常常觉得无新闻可写,主要是缺乏新闻的视觉。比如,最近我们提倡“走步梯多锻炼”,与人民日报前段提倡的极简主义生活相契合,稍微一挖掘,一条小标语就具有了一定的政治属性,就是一篇很好的小信息,如果稍微联想一下,与我们单位提倡的“无烟单位”,和“科室轮流讲课”,“学唱优秀民族歌曲”等几个活动结合起来写作,就能充分展现一个积极向上,精神蓬勃的单位形象。这里最重要的就是要善于观察,从小事情中发现意义,要勤于动笔,写作不是神秘的事情,我常常开玩笑说,就跟你在家里炒菜差不多,最开始可能炒不熟,可能忘了放盐,但是坚持一两年,谁都能炒一桌子菜,我已经用实践证明了这个观点的正确性。

二、工作汇报怎么写

在机关公文写作中,我认为最具难度的公文主要有两种,一是领导讲话吗,二是工作汇报材料,这两种文体有一定的共同之处,因为领导讲话大家用的不多,这里主要说说如何写好工作汇报。一份好的汇报稿,至少应把握以下几个方面的问题。

一是定位准确,对味下笔。高明的医生总是对症下药,合格的厨师善于因人用料。同样道理,写汇报稿,也有个对味不对味的问题。这里说的定位准确,主要包括两层意思。一层是角色定位要准确,弄清由谁汇报,向谁汇报。这一点至关重要。同一个问题,主讲人的身份不同,汇报稿的具体要求也不一样。大家知道,因工作岗位、个人经历不一样,每个领导都有自己独特的领导艺术,在思维方法、工作特点和语言风格上差异性很大。可以说,一个领导一个特点、一种口味。给领导写汇报稿,就是按领导的特点和风格,把领导想讲的话用笔写出来,使领导在发言时节省时间,抓住重点,有条不紊地讲清问题。因此,起草过程中,既要贯彻主讲人的意图,又要体现其个性风格,这样成功率才能高。同时,还要搞清向谁汇报,这也非常关键。知道向谁汇报,便于定下汇报的大致基调。通常情况下,向直接上级汇报应尽量具体,向高级领导机关汇报应相对概括;向主管汇报,应多讲全局上的问题,向副职或部门领导汇报,应对其分管的工作有所倾斜;向给机关其他同志作汇报,则应多讲些闪光的思想、鲜活的事例等等。另一层是主题定位准确,弄清讲什么、从什么角度讲。领导机关听汇报,目的性非常强。准备汇报稿,应围绕上级的需要,正确回答问题。动笔之前,要通过认真领悟上级的预先通知、及时找上级工作组成员询问等途径,把上级领导机关想听点什么搞清楚,以便选定汇报主题。如果不把上级要求弄清楚,单凭主观愿望去写,很可能会出现上级想听的没写到,不想听的笔墨用了不少,结果只能劳而无功。

二是重点突出,详略得当。这是写材料的共性要求。我觉得,在写汇报稿中体现这一要求,应做到:汇报所讲的思想要紧紧围绕主题展开,所涉及的内容要紧紧围绕主题确定,所用到的事例要紧紧围绕主题叙述,凡是与主题无关或者关系不大的东西,尽量不用或者少用。操作过程中,通常应这样把握:一般性的工作用笔可以粗略点,对重点工作、中心任务和大的活动,应当写得详细具体一些;听汇报者基本掌握了的情况用笔可以粗略点,对听汇报者不大了解的问题应当写得详细具体一些;相对较老的情况用笔可以粗略点,对上级关注的新问题应当写得详细具体一些;共性的面上的东西用笔可以粗略点,对具有本单位个性的特色工作应当写得详细具体一些。

三是注重分析,思想性强。思想观点是文字材料的灵魂。一份好的材料,好素材、好思想、好语言,三者必居其二,但好的思想尤其重要。汇报稿的思想性主要体现在两个方面:一方面,政治上不能出错。即材料阐述的思想观点不能与党的路线方针政策、国家的法律法规和上级的命令指示相悖。另一方面,能够给人以启发,使人听了豁然开朗。

四是评价客观,情况准确。汇报是向上反映情况、提供信息的,它直接为上级领导机关决策服务。因此一定要求真务实,凡写入汇报稿的内容都应真实准确,特别是涉及到数字、比例、评价之类的内容,更要准确无误。要做到说实话、报实情,一是一、二是二。同时要有辩证的思维,两方面来写,分析形势,既要讲成绩,又要讲问题;谈一项工作,既要总结成功的经验,又要讲清失败的教训。这就要求我们掌握情况一定要具体、详细,做到对每项工作的历史、现状和发展趋势,对每件事情发生的时间、地点、经过、涉及的人员、结果等都要了解的明明白白,一清二楚。不然的话,写汇报稿涉及到具体问题时就会抓瞎。我们工作中常常会发现,有的人到一个科室很久了,但工作还是不得要领,有的则是几个月下来就成为业务通,这其中有什么奥秘呢?我觉得,学习政策法规,向同事学习是一方面,其实向档案学习也很重要,如果你能把本科室过去几年的档案都翻阅一遍,我想整个工作在你心里就不再是扁平的,而是立体的,当你掌握了这些之后,写好汇报材料也就不在话下了!

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五是寓理于事,言之有物。有些汇报,之所以引不起共鸣,激不起兴奋点,不能打动人、感染人,原因是多方面的,其中很重要的一条就是言之无物,华而不实。汇报稿的最大特点,就在于注重用事实说话,寓理于事,以事明理,事理结合,以事为主。这样,讲起来才能有血有肉,听起来才能有滋有味。一方面,要注重作必要的量化分析。写汇报稿时,可以量化的一定要量化,该用的比例一定要用,能用数字说明的问题,要把有关数字写清楚。数字虽然枯燥,但有些地方、有的时候,在说明问题上,有文字不可替代的作用。另一方面,要善于用典型事例说明问题。很多资深的机关干部都有一条共同的感受:材料要写得充实丰满、事理交融,就得重视运用典型事例。汇报稿,是面对面讲给上级领导机关听的,更要多讲具体事例。不然的话,就会显得干干巴巴,难以给人留下印象、打下烙印。运用事例,一要选择有典型性的,二要运用能够准确说明观点的。

六是讲究分寸,把握好度。美国著名战将巴顿有一个很大的弱点就是讲话随便,因此吃了大苦头。1945年5月,巴顿在美国一个群众集会上发表演讲,快结束时,一个别有用心的记者采访他:“将军,您认为美国人加入民主党或共和党和德国人加入纳粹党有什么不同?”巴顿以为指的是办理入党手续,就随口应答:“没什么不同?”谁也没有料到,这位记者第二天就在报上发表文章,题目竟是“巴顿声称,共和党、民主党与纳粹党没什么不同”。这一新闻很快传遍了整个美国和欧洲,引起了反法西斯人民的愤怒和美国政界的恐慌,在艾森豪威尔的要求下,巴顿不得不离开心爱的指挥岗位,后来,逐渐被美国政府疏远,直到完全脱离军队。可见,把握分寸是何等的重要。任何事物都有个度。写汇报稿,如果把握不好分寸,是很煞风景的。那么,写汇报稿,应在哪些方面把握分寸,怎样把握?芽我认为至少应在4个方面把握好分寸。第一,把握思想分寸要准确。领导汇报工作大都代表一个单位、一级组织,有着很强的导向性,汇报中涉及的任何观点、任何思想,都要与上级指示精神保持一致,绝对不能不讲政治,很随便地提一些思想和口号。第二,把握内容分寸要科学。对哪些该汇报,哪些不该汇报;哪些可以展开详细讲,哪些只能点到为止;对所讲的问题应当说到什么程度,都要很有数。第三,把握语言分寸要贴切。写汇报稿,在文字表述上应简明、直接、准确,夸张、比喻、比拟、形容等修辞方法通常不宜使用。在用词上,要讲究通俗、朴实。用词太专业、过于规范化,不但讲起来不上口,还会给人造成卖弄的感觉。经验说明,写汇报稿,应尽量口语化,多用群众语言,这样汇报起来显得自然、流畅。第四,把握时间分寸要适中。汇报时间,虽然由汇报者把握,但与汇报稿的长短有直接关系。有的同志认为,汇报稿短了没有份量,这是一种误解。其实,汇报的好不好,不是以汇报的长短来评判,而是要内容取胜。内容好,写得短也有份量。相反,越长越不受欢迎。在时间把握上,如果听汇报人有具体的要求,要严格按照规定的时间规范汇报内容。若没有具体要求,也要根据上级领导机关在本单位总的活动时间来把握好汇报的时间,要留有余地,不要太满。不然的话,也会影响汇报效果。

在把握好上述问题的同时,以下几种“常见病”,在写作中应注意防止和克服,一是没有主线串引,内容散。表现为汇报的主题不突出,事无巨细,平均用力,汇报的内容都是工作过程与事例的堆积,主题不鲜明,主线不清晰;二是没有把握好主题,角度偏。汇报人偏离了汇报的主题,本来是了解一个方面的工作,却汇报了很多方面的情况。过多过细地写了与主题无关或关系不大的内容,该写的没写到,不该写的却展开了;三是没有归纳梳理,事例乱。想到哪里写到哪里,往往这个问题没讲完,又讲到了另一个问题上,使听汇报的人“丈二和尚摸不着头脑”;四是没有具体分析,讲得空。就道理讲道理,缺乏具体事例、具体数据、具体分析,原则来原则去,满篇大话、空话;五是没有提炼升华,思想浅。就事论事,缺乏思想性,没有从工作中总结和提炼带规律性的东西和给人以启迪的经验;六是没有个性特点,问题平。讲的都是共性问题,说的都是大路边上的话,本单位、本部门有特色的东西反映不出来;七是没有求实态度,情况假。不是实事求是地反映情况、客观公正地评价工作,而是有意拔高、掺水分,把点上的经验说成面上的成果,把个别人的成绩说成单位的普遍水平,甚至把想到的说成做到的等等,非常不严肃。上述问题,写汇报稿过程中应努力防止和克服。

三、报告的写法

(一)报告的特点与写法。

报告是用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关询问的公文。在上行文中,报告最能体现出“下情上达”。

报告的标题由三部分组成: 发文机关、事由、文种。

报告的正文一般由前言、主体、结尾三部分内容组成。前言部分往往是说明写此报告的原因、根据或报告内容的中心问题和梗概。主体部分展开报告的具体内容,即对某一工作或情况进行回顾总结,说明其目前的状态,肯定成绩,指出存在的问题。结尾部分针对现状、存在的问题,提出对今后工作的设想、意见及具体措施。

写报告的基本要求:(1)坚持实事求是的原则,反对报喜不报忧。(2)报告的内容要突出事实。主要让事实来反映是非优劣,不能空洞抽象地写做了什么工作,写问题也要具体准确,反映出实质,不能只写表面现象和印象。失误、存在问题的主观原因是什么,新的措施和对策、建议是什么,都应有条理、符合逻辑关系地安排和撰写。(3)报告中不应夹带请示事项。

(二)报告与汇报的区别。

报告与汇报都是陈述性文件,都可以用作向上级反映情况,但它们有如下区别:

1、报告是公文,由法定的作者制成,以机关,团体的名义发出;而汇报一般不作正式文件公文写作为什么要简短一些,汇报的作者可以是机关、团体,也可以是个人,不具有法定公文的权威和效力。

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2、报告按公文处理程序制作,签发、上报,具有汇报性;而汇报一般用以推动本部门、本系统的工作,除具有汇报性外,还具有交流性。

3、报告的标题有固定写法;汇报的标题写法灵活,可以是文件标题,也可以是文章标题,无其他固定格式。

4、报告的内容可以是专题性的,也可以是综合性的;而汇报的内容则必须是综合性的,以综述经验、动态、情况为主。

5、报告用第一人称;汇报可以用第一人称,也可以用第三人称。

(三)信访案件调查处理报告的写法

这种报告一般用在案件办结后上报用,分为两类,一种是办案科室或单位向局里的调查报告,一种是以局名义向上级信访部门的报告。

科室或单位的报告题目为:关于XXX反映XXX问题的调查报告。

主要内容包括:

(1)信访人基本情况。要写清姓名、性别、年龄、住址、文化、联系方式、身份证号、工作情况、家庭情况及其它有可能影响案件办理的情况。

(2)信访人反映的主要问题。概要叙述信访人人反映的问题和要求,及上访历程(什么时间到过什么地方上访)

(3)调查情况。主要写案件调查过程,相关政策依据。

(4)处理建议。要写清对该问题的处理建议,以及信访人情绪是否稳定,思想动态等。没有息访的,要写出具体的稳控措施和责任领导及责任人。

落款为:调查人XXX,XXX,最后是日期,调查人一般至少为两人。

以局名义向上级信访部门报送的报告,要用正式红头文件,题目为:林州市民政局关于XXX反映XXX问题的调查处理报告。

主体内容前三项相同,第四项是“处理建议”改为“处理结果”,一般叙述方式为:根据林州市民政局信访联席会议研究决定,对XXX反映的XXX问题处理结果如下:

落款为林州市民政局,具年月日。

四、请示的写法

简单说一下请示的写法。很多同志常常把请示和报告文体混用,这是不对的,他们有着明显的区别:

(一)请示与报告的区别

1.内容要求不同。请示的内容要求一文一事;报告的内容可一文一事也可一文数事。

2.侧重点不同。请示属于请示性公文,侧重于提出司题和请求指示、批准;报告属于陈述性公文,侧重于汇报工作,陈述意见或者建议。

3.行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题;报告的目的是让上级机关了解下情,掌握情况,便于及时指导。

4.行文时间不同。请示必须事前行文;报告可以在事后或者事情发展过程中行文。

5.报送要求不同。请示一般只写一个主送机关;受双重领导的单位报其上级机关的请示,应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关,主报机关负责答复请示事项;报告可以报送一个或多个上级机关。

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6.篇幅不同。请示一般都比较简短;报告的内容涉及面较为广泛,篇幅一般较长。

7.标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字,就是x x x关于x x x x x x的请示;报告的标题中不写请示二字,就是x x”x关于x x x xx x的报告。

8.结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否,请批示”或“特此请示,请予批准”等形式,请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求;报告的结尾多用“特此报告”等形式,一般不写需要上级必须予以答复的词语。

9.处理结果不同。请示属于“办件”,指上级机关应对请示类公文及时予以批复;报告属于“阅件”,对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复,但也没必要件件予以答复。

(二)请示的写法

请示由标题、正文和落款构成,其写法如下:

(1)标题。请示的标题由发文机关、事由、文种组成。

(2)正文。请示的正文一般由请示理由(问题)和请示事项两部分构成。请示问题的理由。这部分写明请示的问题并陈述理由。请示的要求一般从标题上就能反映出来,如《林州市民政局关于请求拨付救灾资金的请示》,上级机关一看就知道请示的要求是要救灾资金。但请示的要求是根据什么问题提出的、其理由是什么,这必须在请示的正文里先作具体地陈述。只有让上级了解到请示的问题轻重如何、属于什么性质、是否非解决不可,才能为上级提供指示或是否批准的依据。写这部分一定要做到问题明确,理由充分。

请示批准的事项。请示的问题明确,理由充分,要求解决的事项就能得到上级的认可和批准。在请示批准事项的这部分,要针对前面的问题及理由,向上级提出具体的请示事项。内容多可分条列出,内容少可集中陈述。向上级机关提出请求,既要从请示机关的实际问题和需要出发,又要考虑到上级机关的批准权限和解决问题的能力。任意提高解决问题的要求,或不考虑上级机关是否能解决,都不利于实现请示的目的。因此,在写请示批准的事项时,要抱着客观实际的态度,向上级机关提出合理可行的请求。

写作请示要抓住两个要点: 一是陈述理由要充分;二是提出解决方案要具体,切实可行。结语写上“以上请示妥否,请批复” 、“当否,请批示”之类的结束语。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

五、通知的写法

通知是我们在工作中使用频率比较高的一种公文,主要用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行事项、任免和聘用人员的一种公文。按通知内容要求和作用的不同,可分为法规性通知、工作性通知、批转性通知、转发性通知、知照性通知等、会议性通知。

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这里重点讲工作性通知。

写工作性通知,关键是把握住它的规定性这一特点,即针对要求下级机关办理的某一件事,作出明确的规定,以期达到预定的目的。下级机关明确了该做什么、怎么去做、达到什么要求的问题,就会按上级的意图开展工作。工作性通知的正文一般由缘由、事项、结语等部分组成。

(1)缘由。无论是上级机关对下级机关布置某方面工作的通知,还是要求执行某项任务、办理某件事的通知,正文的开头部分都应先写明原缘,即为什么要下级完成某事的理由或依据。

(2)事项。事项是事项性通知的主体和核心部分。这部分要完整、具体地体现出上级机关下达事项的意图,写作时不能笼统、抽象或事无巨细、杂乱无序地表达。事项多的可以分项说明。各项之间有内在联系的,应按关系或逻辑关系来安排先后顺序;没有内在联系的,则按主次轻重或区别性质来并列安排,总的布局要合理。

(3)结语。不是所有的工作性通知都有单独的结语部分。结语的内容一般为“以上通知事项,望认真执行”、“以上通知的各项任务,请按时完成,并将完成情况书面报告我们”之类的常用语。有些工作性通知在事项部分末句写上了这类用语,就不必专门写这样的结语了。

六、公文写作中需要注意的方面

过去多年的实践表明,公文写作不仅仅是办公室工作人员才需要具备的技能,所有的工作人员其实都是公文写作人员,所以不断加强和提高写作素质,对于个人成长和开展工作,都具有非常重要的意义。

公文不同于文学作品和一般文章,它的作者、文体规格、所涉内容和语言表达方式都是特定的,具有法定性、强制性和约束性。要写好公文,就要熟悉政策精神,明确领导意图,切合工作实际, 符合文体要求。

一是客观地表述问题,恰如其分地遣词造句,做到辞意相符。公文语言若出现语焉不详、模棱两可或辞不达意的问题,就易产生歧义,造成不良后果。撰写公文时,既要在语言上符合语法规范,更要注意表意的针对性和分寸感。

二是要开门见山,直接了当,言简意赅,不穿靴戴帽,不繁冗杂芜。这样才便于受文者接受和执行。要做到简洁,就必须摒弃空话、套话,力戒浮词冗言,善于突出问题的关键,集中表述当说的问题,可说可不说的尽量免去,不必说的则一句不要。

三是语言要朴实无华、深入浅出、平易通俗。刻意渲染和藻饰于公文的实际作用无补,反而会削弱公文的庄重性。要体现朴实,撰写公文时应以直陈的叙述方式为主,兼用说明、议论,不宜用描写和抒情方式。所用词语平实,不用夸张、拟人等艺术修辞的方式。

四是公文长短要适宜。在公文写作的长短问题上,一般来说,倾向于越短越好,我对此有些不同的看法。写文章好比女人穿裙子,有的人穿短裙能体现其活波健美,有的人穿长裙能体现其淑女风范,裙子的重要作用是掩盖缺点,展现优点,当然,对于其受众男人们来说,还是能短则短,越短越好。写文章,文章的长短,要根据需要来确定,而不是片面的追求短。

五是要注意文章的排版问题。这个问题不应该由我来说,但是我发现我们科室和二级机构,包括办公室的一些同志在内,都不很注意排版的问题,通常被认为这是文印部的任务,其实,我们日常的公文在印发之前,通常会打成清样,供领导反复修改,美观性也很重要。我们在公文写作中,常常出现的问题是行文字体,页面设置,行间距等几个方面,关于公文的排版要求,《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》都有明确具体的规定,大家可以参阅一下。这里不再细讲。

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