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学校要加强档案资料的规范管理
学校档案收集工作决定着能否为学校保留真实的历史记录，而教学档案的建设与管理，对于准确总结经验教训，科学决策教学改革，具有重要的借鉴参考价值。与此同时档案资料收集工作是一项需要校领导行政人员、教师及档案员共同密切配合，互相支持，这样才能更好地完成，才能更好地为学校发展提供可靠的信息依据。
档案管理工作主要包括:收集工作、整理工作、鉴定与销毁工作保管工作、档案的编目与检索工作、档案的编辑与研究工作、统计工作与利用工作。档案管理工作的各个环节，实际上可以划分基础工作和档案提供利用工作。
档案基础工作为提供利用工作创造条件，提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。具体来说有三个步骤:
1.档案分类合理化
(1)综合类(学校基本情况、中长期发展规划、年度总结谋划、年度大事记、校史等)。
(2)教学管理类(教学计划、检查、评估、总结、课堂教学照片、听课记录、示范课、研讨课教案及评议、卷面分析等材料)。
(3)教育管理类(课外活动、社会实践活动、科技活动、教育活动等)。
(4)教研活动类(指教研计划、课题、成果、报告及鉴定材料、学术讲座材料等)。
(5)教材类(教学大纲与课程设置计划、教材目录等)。
(6)教务类(教学制度规定、任课安排表自习安排表作息表等)
(7)教辅类(教学用具仪器、标本登记、图书目录等)。
(8)试题库(各年级、各科历年试题及答案)。
(9)招生(招生计划、简章、协议书、新生档案等)。
(10)学籍(奖惩、休学退学、转学、报到册、成绩册、总结等)。
(11)教师(包括教师手册、进修计划、奖惩、工作量核定、考核、业务档案等材料)。
(12)技能训练(考核细则、方案、成绩册、等级证书存根、获奖材料等)。
(13)毕业生(包含毕业名册、毕业证、复印件、集体照片、跟踪调查表、毕业典礼议程及讲话材料等)。
2.建立档案室
根据分类特点，学校逐年组织排架、建立档案室，而这一切的基础是搜集资料。所以目前档案搜集工作中存在很大问题，严重制约了资料的搜集工作。制约学校档案室档案资料收集的因素:其一，档案意识相对薄弱，对档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识不足。其二，业务材料归档率低、“账外”文件归档率低。
对此，校长必须采取以下对策:
(1)转变思想，提高档案意识是前提，充分重视档案工作的重要性，并且要在学校财力允许的范围下要把档案工作当成一项学校建设的基础工作落实。
(2)档案管理人员要加强自身修养，时刻关注学校大事。按归档范围、归档时间、归档要求进行收集，有效地控制档案形成的质量及保证收集工作的质量。并且要在与各科室工作人员加强沟通与交流的基础上，加强心理素质的锤炼和培养。
(3)落实制度，建立健全管理网络是核心，建立以各职能部门负责人为主体的档案管理网络，将档案工作纳入学校的工作计划和年度考核中，校长要对学校的档案工作负全责，而各处室负责人兼管部门的档案管理工作并指定兼职档案人员，具体负责档案的收集和预立卷工作同时根据学校所规定的归档范围，逐条落实到人，做到职责明确，任务到人，能够使档案收集工作的触角深人到学校每一个部门、每一项工作中。
3.开发档案资源，为教学服务
说到底，学校的一切工作都是围绕教育教学工作开展的，进行档案管理工作就是为了能够更好地为将来教学工作的改进提供历史的借鉴，能够及时掌握第一手资料，从而进行有针对性的改革，提高教学质量。在实际工作中，校长应努力做到以下几点:
(1)制定学校档案管理工作制度，明确职责和任务。制度包括、《综合档案室工作职责》《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等，还可以编制档案分类方案和保管期限表，这样可以使学校的档案工作有章可循，保证档案质量。
(2)建立健全管理机构，加强对档案工作的领导，和健全档案机构管理网络，成立以校长为组长、各处室负责人参与的档案工作领导小组，配备管理员，并在学校党支部、校长室、办公室、教学处、政教处、总务处、工会、团总支等都设有兼职档案员，并建立综合档案室。
(3)要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”;并且要选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实学校档案工作岗位;增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。
一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。可以使他们能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
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