岳海翔
在公文写作中，对于材料的组织需要经历收集（占有）、鉴别、筛选和使用这样前后相联的动态环节。每一环节所牵涉的内容很多，也比较复杂。从总体上讲，公文写作对于材料的组织应当注意做到如下几点：
（一）要根据主旨的需要决定材料的数量
公文篇幅有长有短，制约它的因素不在于作者掌握材料的数量的多寡，而在于是否切合主旨。有些公文，如命令（令）、决定、决议、公告等，篇幅很短，用很少的材料即可表明基本精神；有些公文，如调查报告、总结等，三言两语不足以说明观点，需要一定数量的材料加以证明。因此，摄入公文材料的数量，一定要服从主旨的需要。否则，过多或过少都会影响主旨的表达。要特别注意避免不看需要，以为“多多益善”，以致公文越写越长，主旨却淹没在材料堆中。
（二）要根据主旨表达的要求决定材料的详略
公文写作中所涉及的题材很多，但在使用时又不能平分秋色，而必须做到重点突出，详略适当。决定材料详略的关键因素不是别的，而是主旨表达的需要。以调查报告文种为例，如发文目的旨在介绍经验，即应以经验方面的材料为主，详写；而其他内容诸如基本情况、存在问题及今后意见等材料则应略写，不可喧宾夺主；如果旨在反映情况，即应以情况为主，情况详写，其他略写。
（三）要根据主旨的要求决定材料的表现形式
材料表现形式要有利于公文作用的发挥。法规体公文，其发挥作用的范围一般较广，因而其材料往往以概括形式表现出来，要选用经过概括的材料；而报告体公文要汇报有关公务活动情况，因而就离不开具体的事实材料。
（四）要注意所用材料的系统性
公文中所使用的各种材料必须具有系统性，力戒杂乱无序。只有如此，才能全面、辩证地反映公务活动，不致犯主观片面的错误。所谓系统材料，是指在公文中所运用的材料，既要有正面的，也要有反面的；既有现实的，也有历史的；既有点上的，也有面上的，做到正反并举，前后相应，点面结合，从而构成一个纵横交织的立体网络，形成材料系统。正反对举，它包括两种含义：
一是正面材料，指反映公务活动的成绩、经验等的材料，反面材料是指反映公务活动的缺点、问题的材料。例如工作总结，既要讲取得的成绩、经验，也要讲存在的问题；既要报喜，又要报忧，但不能平均用墨。
二是对同一问题从不同方面提要求、做规定。其中“正”表明相同的材料，“反”表明相异的材料。用“反”面材料说明、补充“正”面材料，以强调、深化主旨。在法规体公文中，这种正反对举的写法最为突出，它具体表现为层次或段落之间的正反对比。无疑，这样具有辩证意蕴的材料，对实际工作必然具有强大的指导作用。
（作者系中国写作学会副会长，中国公文学研究所所长、研究员）
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