2017国考申论热点:公文写作结构安排的基本原则

公文写作结构安排的基本原则由于公文具有自己的特殊性,这就决定了公文结构的原则和要求与其他文章有所不同。这是就公文结构组织的一般情况而言的,但由于公文的内容繁杂,文种很多,在组织材料的时候,还必须从所写的内容实际情况出发,采用恰当的结构方式,以适应公文不同文种的特点,做到内容与形式相统一。

公文写作结构安排的基本原则

岳海翔

结构是指公文内容的组织和构造,它是根据主旨的需要,合理地去安排和展开材料,使之成为一个有机的整体,亦称谋篇布局、立格定局。由于公文具有自己的特殊性,这就决定了公文结构的原则和要求与其他文章有所不同。主要体现在如下几个方面:

(一)它必须准确反映公务活动这一客观事物的内在本质和联系

一切公务活动和所有现实社会活动一样,都有其发展过程和内在联系,公务活动的发展和内在联系是确定公文组织结构的客观依据,也就是说基本是按照首先提出问题,然后分析问题,最后解决问题的顺序来安排的。当然,一篇公文结构的形成,不是对公务活动的机械反映,而是经过公文作者大脑的思维加工,是公务活动客观规律和作者组织全篇的思路,在公文中的有机统一和集中表现。例如中共中央办公厅、国务院办公厅《关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知》,文章开头首先提出问题,“最近以来,在各级党政机关,一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住,而且在新形势下又有所发展,出现了一些性质十分严重的新问题,比如……”。然后分析问题:“所有这些腐败现象,都是同社会主义精神文明背道而驰的,虽然发生在少数机关和少数工作人员身上……”。最后组织内公文写作,为改进作风,清除一切腐败现象,要求各级党政机关在今冬明春要扎扎实实解决六个严重问题。

(二)它必须服务于公文主旨的需要

公文主旨是一篇公文的灵魂。在起草公文时,如何组织安排材料,包括先写什么,后写什么,材料的主次详略及相互联系,怎样划分层次段落,怎样过渡照应,开头结尾怎样交待等,都必须紧密围绕公文的主旨或基本观点这条主线去组织安排,使结构更好地为公文的主旨服务。例如毛泽东同志1939年为党中央起草的《大量吸收知识分子》一文(见《毛泽东选集》第581页),共分为四个层次,第一层讲知识分子在中国革命中的作用;第二层讲我党知识分子工作的成绩和存在的问题,分析了问题产生的原因(即五个“不懂”);第三层讲大量吸收知识分子应注意的事项;第四层讲各级党委应注意贯彻知识分子的正确政策。显然,这篇决定的四个层次是围绕着“没有知识分子的参加,革命的胜利是不可能的”这一主旨组织安排内容的。这样安排的结构,层次清楚,主旨突出,观点鲜明。

(三)它必须适合公文的不同体式

公文的结构组织,同公文的不同文种有一定关系。从公文结构的整体分析,其外部结构形式一般是“开头——主体——结尾”。其逻辑形 式表现为“总——分——总”。其内容的详略表现为“凤头——猪肚——豹尾”。这是就公文结构组织的一般情况而言的,但由于公文的内容繁杂,文种很多,在组织材料的时候,还必须从所写的内容实际情况出发,采用恰当的结构方式,以适应公文不同文种的特点,做到内容与形式相统一。如综合性的工作总结、工作情况报告、经验介绍等,一般是采取基本情况概述——做法(经验或体会)——存在问题和今后打算(或只讲不足)的结构;指导性意见、通知、通报等,一般是采取提出问题——分析问题——解决问题的结构;决定、规定、章程、条例、办法等法规性的文件,一般是采取总则——分则——附则的结构;公告、通告一般采取首先简要概括地提出问题,然后把解决问题的结果或意见分项列出的结构;批复基本是采取对解决问题的结果予以答复这样单一的结构。

(四)它必须符合公务活动认识上的思维逻辑

主要是:一要有序。表达公文主旨应按照人们认识公务活动的一般规律由开端到结尾,由总到分,由远到近组织内公文写作,由局部到整体,由特殊到普遍,由原因到结果,由过去到现在,由主到从,当然也不排除个别情况所出现的相反方向。但是无论按照哪种顺序表达公文思想,总要有条理地排列,防止忽远忽近,忽主忽从,忽明忽今,这样势必思路不清,结构混乱。二要连贯。在公文的逻辑结构上,不但讲顺序,还要注意结构的顺序(层次与层次、段落与段落、开头与结尾之间)具有必然性,使全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体,千万防止上下语意断止、跳跃和互相对立的现象出现。三是区别。对相反的意思,一定要区别开来,要对相同的意思加以集中,以做到界限清楚,避免混淆不清,妨碍公文主旨的表达。四要周密。在结构的安排上,防止顾此失彼,要坚持两点论,切忌肯定一切或否定一切。

按照上述原则所形成的公文,才有可能达到严谨、自然、完整、统一,即精当细密、顺理成章、匀称饱满、通篇和谐,从而能够更好地表达公文的主旨。

(作者系中国写作学会副会长,中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长,中国公文学研究所所长、研究员)

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