机关日常事务性文书写作的基本要求
岳海翔
日常事务性文书是指除了党和国家公文法规中所规定的15种法定公文之外的所有文书,使用频率非常高。此类文书具有双重特点,既具有通用公文的普遍性,又具有事务性文书的特殊性,故而在写作的要求上与法定公文有许多相同的地方。但由于它的性质、特点、内容与作用又不完全等同于法定公文 ,更不同于其他专用公文,所以它又具有自己的一系列要求。归结起来,主要是:
一、在内容上,要充分体现国家法律、法规要求以及党和国家的方针、政策精神,符合公务活动的客观规律,材料、情况及各种数据要真实,观点要鲜明,重点内容要突出。具体地说:
(一)遵守政策、观点鲜明
各种日常事务性文书特别是诸如规章制度、计划总结、讲话类文书、宣示类文书等,其政策性、实用性都很强,一经制发,即产生一定的效力,所以,要求撰写时必须完全符合党的路线、方针、政策,要严格遵守国家的法令、法规和主管部门的有关规定,不能出现相悖的现象。要真正做到准确无误地传达党和国家方针政策及有关党务政务管理的各项要求,立场鲜明、态度明朗、观点明确,不能含糊其辞、模棱两可。要保持前后行文在一些重大问题上的连续性与一致性,不能朝令夕改。如果提出新的政策要求,应对其必要性加以说明。
(二)实事求是,切合实际
撰写日常事务性文书,应坚持科学的态度,依照公务活动的实际需求及客观规律去进行。撰写总结性文字,当涉及有关成绩与问题时,要钉是钉,铆是铆,既不扬善,又不隐恶,绝对不可报喜不报忧,更不能弄虚作假,编造假情况、提供假数据。要坚持实践第一的观点,有一是一,有二是二,既不夸大事实,也不小而化之,更不主观臆测,随心所欲。制订工作计划,不能单凭热情办事,盲目所从,追求高指标,也不能墨守成规,踌躇不前,或者喊高调、说大话,严重脱离工作实际。拟写其他文书也是如此,都要立足于客观实际,能做到什么样子就应当做到什么样子,这是日常应用性文书的生命所在,也是其写作的根本。
二、在词章上,主题要明白显露,结构要合理,层次要清楚;遣词用句要准确,语言要庄重、平实;论理要合乎逻辑,努力做到短小精悍,文约事丰。具体地说:
(一)主旨明确,重点突出
撰写日常事务性文书,必须努力做到主旨明白显露,中心内容突出,使人看得见,不是隐匿文中;使人摸得着,不是捉摸不定。为了使撰写的文书主旨明白显露,使受文单位或文件的阅者明确了解行文的意图、要求与目的,达到制文者的预期想法,首先,在选材时,必须选择最能体现主旨的富于典型性的材料,切忌随意堆砌,搞“流水账”。其次,要起句立意,开门见山,做到“标题定音”“篇前撮要”“段头显旨”“头尾呼应”,让人对文书的主旨了解得清清楚楚、明明白白。因此,在撰写过程中切忌“云山雾照”,搞“弦外之音”。
(二)结构合理,层次分明
一篇完整的日常事务性文书,在结构上应当是内在与外形的有机结合与统一。日常事务性文书的外在形式有各种样式,如“撮要分条”(即在文书的开端处,用简明扼要的语句交待出文书的主旨,然后在主体部分分条列项讲明具体事项)“篇段合一”(即全文只有一段文字,这一段文字就是一篇文书的全部)“条项贯通”(全文既无单独的开头,亦无单独的结尾,而是并列的若干条条按次序先后组合在一起)“章条款分列”(即全文分章、章下有条、条下设款)“分层并列”(即将所叙之事、所言之理、所发之论,以主旨为“轴”,分作几个角度即几个层次相对并列展开)“层层递进”(即将所说的事理,按照由浅到深、由低到高、由小到大、由轻到重、由窄到宽一步一步地加以表述)等。除一些内容简单的文体诸如书信类文书外,无论采用哪种形式,都要体现一条内在结构规律,那就是要“提出问题——分析问题——解决问题”,形成“三个问题”珠联,至少也得是“提出问题”与“解决问题”的“璧合”,表现为问题的“顶真”。
(三)用语庄重,力求平实
日常事务性文书用语之所以强调庄重平实,是由其自身的特殊性所决定的。日常事务性文书既是从事管理、解决问题的有效方法,又是交流信息的主要工具,还是推动各级管理工作有序有效进行的手段,具有很强的政策思想性和实用性,这就要求在用语上应在准确、简明的前提下,务求庄重平实。为此,在写作中,要使用书面语言,不用或少用口语、俗语;要使用现代汉语的标准语,不使用大多数人无法弄懂的方言土语;要使用能够被大众所接受和任可的约定俗成的词语,切不可一味地赶时髦而使用那种含义模糊不清的社会流行语、网络用语和字母词;要避“虚”就“实”,切忌滥用文学语言,语言要实在,做到言之有物,少用“学生腔”。
(四)注重修辞,讲究文采
日常事务性文书用语在确切、庄重、平实、简明的前提下,也必须做到生动活泼,力求语言美。为此,在撰写中应注意讲究修辞。要根据表达的需要,选用最恰当的语言形式表现所要表达内容,以极大地提高表达效果。现代汉语中常用的辞格有二十多种,多数对日常应用性文书都不是陌生的,如排比、顶真、层递、综说、反复、对比、回文、对偶、进解、比喻、设问、反语、借代、浓缩等。从这点上讲,日常事务性文书要比法定公文写作具有更为广阔的回旋余地。
(四)夹叙夹议,事理融合
夹叙夹议是日常事务性文书写作的主要表达方式,除规章制度类、计划性文书较少或不适宜使用这种方式外,其他诸如总结报告类文书、工作研究、说明性文书等,都较多地运用这种方式。因为这类文书的特点是不仅要言事,而且还要去明理,即言事明理,以理证事,事理结合,相辅相成。这里讲的事,即事实、根据、原委、背景;这里讲的理,即主张、意图、想法、观点、措施。要在一份文书中,运用事实材料来说明观点的正确性;陈述原委、背景材料来证明主张的针对性;明确根据,讲清意图、想法、措施的必要性,势必就得一边摆事实、一边讲道理,而这就势必要把叙述和议论紧紧联系在一篇文书之中。舍此,别无它法。
三、在形式上,要求格式规范,行文符合规则,办文程序科学、及时、快速。具体地说:
(一)格式规范,约定俗成
与法定公文相比,各类日常事务性文书在格式上虽然不如法定公文那样讲究规格体式统一化、定型化,但在长期的拟制实践中,也已形成了一套具有稳定性、规律性特征的惯用格式,这是其自身的显著特征之一。在撰写时必须依照这种约定俗成的格式进行,确保规范化,以切实发挥其应有的效用。切不可独出心裁,“羊群之中出骆驼”。
(二)行文准确,符合规则
在行文方面,必须依据不同的内容事项和行文主体职权的大小这个规则来进行。特别值得注意的是,作为法定公文之外的用以处理各种日常事务性工作的文书,其本身不具有独立行文的资格,而要独立行文,必须在法定公文中找出一个文种,以之作为“文件头”来载着它运行,亦即采用复体行文的方式,将相关的日常应用性文书诸如“计划”“总结”“讲话稿”等等运载出来。从实际情况来看,用来作为“文件头”的文种,上行文应用“报告”,下行文则通常使用“命令(令)”和“通知”。实践中,不少机关单位往往将此类文书直接上报或下发,显欠规范。
(三)按步撰写,讲究程序
日常事务性文书撰写成文,除有些内容特别简单的文种以外,一般也要经过准备、起草、修改与审定四个阶段。其中准备阶段包括领会意图、明确目的、确定主题、准备材料;起草阶段包括拟定提纲、安排结构、起草成文;然后,根据各方面的意见进行修改,最后经一定审核程序正式成文发出。在撰写过程中,一定要按照这种特定程序进行,以确保文书的质量和效用。特别是诸如计划、总结、调查报告、典型材料、工作研究等内容复杂、篇幅较长的文种,更应这样做。
(作者系中国写作学会副会长,中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长,中国公文学研究所所长、研究员)
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